Platforma workflow w biznesie – Skaluj i optymalizuj procesy w firmie

Spis treści

Workflow dawniej versus dziś

Rodzaje systemów workflow wspierających nowoczesny biznes

Workflow - projektowanie, optymalizacja i automatyzacja

Przykłady workflow w systemie LOGITO: BPM, BPA i RPA

Skaluj workflow = Skaluj swój biznes

Workflow dawniej versus dziś

W kwietniu br. roku słowo workflow w wyszukiwarce Google wyszukiwane było średnio 4.400 razy, natomiast jej polski odpowiednik „przepływ pracy” nie jest już tak popularną frazą wyszukiwaną przez internatów. I chociaż workflow pojawił się już w latach 90, dopiero przez ostatnią dekadę zyskuje ogromną popularność. 

Gdy obecnie mówimy workflow – mamy na myśli skuteczne przekazywanie informacji i dokumentów pomiędzy pracownikami, działami czy oddziałami. Ten termin stał się jednocześnie synonimem optymalizacji i automatyzacji pracy w środowisku biznesowym.

Skuteczny workflow to zaprojektowanie takiego obiegu bądź procesu, który spełni potrzeby organizacji i pozwoli jej realizować więcej zadań przy skróceniu czasu realizacji czynności, co w długoterminowej perspektywie generuje oszczędności finansowe oraz czasowe dla każdej firmy.

Automatyzacji nie podlegają od razu wszystkie procesy, a w pierwszej kolejności te, które były wykonywane manualnie i nie wnosiły żadnej wartości w kontekście działań biznesowych. Przykładami, części czynności, gdzie automatyzacja redukuje czas są m.in. takie aktywności pracowników jak:

• przepisywanie danych z dokumentów papierowych do systemu, a czasem nawet do kilku niepołączonych ze sobą systemów;
• fizyczne przekazywanie dokumentów do pozostałych pracowników, np. w celu weryfikacji;
• tworzenie szablonów dokumentów w programach biurowych, a następnie ich wydruk;
• akceptacja dokumentów związanych np. z zakupem aktywów firmowych, a wymagających zgody od managerów z pierwszej linii, średniego i/bądź najwyższego szczebla (akceptanci L1, L2, L3) ze względu na limity kwotowe.

A to, zaledwie kilka z szeregu możliwości, jak możemy wykorzystać automatyzację w biznesie.

Rodzaje systemów workflow wspierających nowoczesny biznes

Jak grzyby po deszczu, pojawią się na rynku IT platformy bądź systemy workflow. Zarządzanie przepływem pracy nabiera coraz to większego znaczenia dla sektora przedsiębiorstw MŚP, a duże organizacje posiadają lub planują wdrożenie takich rozwiązań.

Celem jest oczywiście zbudowanie efektywnego zarzadzania procesami, automatyzacja i redukcja kosztów: finansowych, ale i czasowych. Sama cyfryzacja przedsiębiorstw staje się zjawiskiem co nie tyle powszechnym, ale must-have dla prosperujących biznesów. Z kolei jej brak stawia firmę w niezbyt przychylnym świetle, ale przede ogranicza możliwości rozwoju.

Systemy workflow można podzielić na takie oprogramowanie, które wspiera biznes na poziomie operacyjnym, czyli pomaga firmom zarządzać m.in. przepływem bieżących informacji, jak tryliardami dokumentów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Są to m.in. popularne systemy jak:

• Platformy DMS (Document Management System) pozwalają zarządzać dokumentami, ich przechowywaniem (e-archiwum) oraz ewidencją.
• Systemy ERP – konsolidują oraz agregują informacje, dane z zarządzania wszystkimi obszarami organizacji, jak i działaniami podejmowanymi na zewnątrz.
• System finansowo-księgowe – kontrolują i obsługują wszelkie dokumenty finansowe wspierając i niejako kontrolując stan finansowy przedsiębiorstwa.

Z kolei firmy, które specjalizują się branży produkcyjno-usługowej korzystają dodatkowo również z takich platform jak;

• MES (Manufacturing Execution System), który wykorzystywany jest praktycznie w każdej firmie produkcyjnej, po to aby m.in. zapewnić stabilny workflow produkowanych zasobów.
• Platformy WMS (Warehouse Management System) umożliwiający zarządzanie dokumentami związanymi z magazynowym towarów i obiegiem, jak i określeniem ich lokalizacji w sektorach magazynu.
• TMS (Transport Management System) planuje i zarządza trasami floty oraz śledzi przesyłki dla odbiorców zamówień.

Wspominając o popularnych branżach, warto również wspomnieć o dynamicznie rozwijającej się branży e-commerce, która wykorzystuje ogromną gamę narzędzi związanych również z workflow w kontekście zarządzania procesami sprzedaży.

• Platformy PIM (Product Information Management) służą do zarządzania bazą produktów;
• DAM (Digital Asset Management) obsługuje zasoby cyfrowe oraz cykl ich życia;
• oraz wiele innych, które można znaleźć w raporcie e-Commerce przygotowanym przez Ideo, twórcę platformy LOGITO.

Wymienione przez nas typy systemów workflow to zaledwie kilka gotowych pozycji, które są nieodzowne przy prowadzaniu działalności. Wykorzystywane są przez specjalistów, użytkowników końcowych w danej dziedzinie.

Jednak, aby skalować swój biznes w kontekście prawdziwej automatyzacji wykorzystując technologię niczym światowi liderzy transformacji, należy zapoznać się z platformami, które są odpowiedzialne za projekty wspomnianych rozwiązań – zaawansowanymi systemami BPM oraz BPA, jak również RPA. Warto wspomnieć, że bazują na nowych technologiach programowania low-code oraz no-code, które znacznie skracają czas samego programowania.

Workflow - projektowanie, optymalizacja i automatyzacja

W kontekście technologicznym, systemy typu BPM, BPA oraz RPA dążą do tego samego – lepszego prowadzenia biznesu i nieograniczonej skalowalności biznesowej. Oznacza to, że jako firma nie musimy ograniczać się do jednego konkretnego rozwiązania, a możemy tak naprawdę zaprojektować system, który spełni wszystkie oczekiwania i ulepszy nas biznes.

Jak sama nazwa wskazuje Business Process Management, Business Process Automation oraz Robot Process Automation posiadają wspólny mianownik - koncentrują się na procesach, a konkretnie ich efektywnym zarządzaniu, projektowaniu i automatyzowaniu.

Podczas gdy inne platformy skupiają wokół siebie eksportów z danych dziedzin (np. Manager ds. e-commerce, czy Planista produkcji), systemy BPM, BPA czy RPA obsługują m.in. Liderzy ds. Cyfryzacji, Citizen Developerzy, czy Analitycy biznesowi. Ich rolą jest połączenie technologii i biznesu co stanowi jednocześnie przewagę konkurencyjną na rynku.

W skrócie, przedstawimy czym są systemy BPM, BPA oraz RPA.

• System BPM (Business Process Management) oprogramowanie pozwala na projektowanie schematów BPMN. Dzięki korzystaniu z oprogramowania zyskujemy holistyczny obraz istniejących procesów w firmie oraz tego jaki mają na siebie wpływ.

• System BPA (Business Process Automation) platforma umożliwia zautomatyzowanie szeregu czynności zaprojektowanych m.in. na schematy BPMN dla procesów oraz ich efektywną optymalizację. Charakterystyczne jest tutaj wykorzystanie technologii programowania, jak np. no-code czy low-code, które skraca czas i koszt projektowania oraz wdrażania procesów workflow. Organizacje implementujące tego typu rozwiązania można określić jako dojrzałe cyfrowo, czyli takie, gdzie pracownicy są świadomi pozytywnego wpływu cyfryzacji na ich codzienną pracę, jak i działalność firmy.

• System RPA tego typu platformę charakteryzuje wysoka automatyzacja oraz wykorzystywanie coraz to nowszych technologii oraz narzędzi. Ten system kojarzy się głównie z zastosowaniem botów, które odpowiednio zaprogramowane są w stanie samodzielnie wykonywać określone w algorytmie czynności. W ten sposób, łączymy automatyzację oraz robotów, korzystając już z technologii robotyzacji, które umożliwiają zautomatyzowanie całego workflow.

Kontrola procesów oraz ich świadome projektowanie jest już czymś więcej niż workflow, ponieważ w grę wchodzi nie tylko jeden obieg czy proces, ale wszystkie procesy organizacji, które scalają się ze sobą i wpływają na siebie wzajemnie. Wykorzystanie powyżej wspomnianych systemów umożliwia budowę, rozwój oraz skalowalność dowolnego oprogramowania. 

Przykłady workflow w systemie LOGITO: BPM, BPA i RPA

W kontekście technologicznym i cyfryzacji, przewijają się platformy związane stricte z procesami biznesowymi, które możliwe są do zrealizowania dzięki technologiom low-code oraz no-code, jak i wbudowanym funkcjonalnościom wspierającym workflow.

Na przykładzie naszej platformy LOGITO, przedstawiamy kilka przykładów zastosowania funkcjonalności dostępnych do  projektowania, optymalizacji  i automatyzacji workflow w organizacji. Nasz system wykorzystuje w tym celu technologię programowania low-code / no-code, co znacznie skraca czas programowania i skalowania aplikacji LOGITO pod kątem potrzeb organizacji.

Przykłady zastosowania BPM w organizacji na przykładzie systemu LOGITO:

• Kreator procesów workflow wykorzystujący metodologię BPMN

W LOGITO zaprojektujesz dowolną ilość procesów w organizacji oraz je przetestujesz. Z procesami łączą się tworzone rejestry, po to aby można było przetestować proces bezpiecznie – bez ingerencji w już działające workflow.

• Kreator formularzy dla dokumentów

Jak wiadomo firmy posiadają ogromne ilości dokumentów, każdy z formularzy projektowanych jest na indywidualny scenariusz. Pracownicy często tworzą coraz to nowe wnioski, natomiast umieszczenie kilkudziesięciu szablonów (bazę wniosków, dokumentów) zaoszczędza dużo czasu oraz pozwala na zachowanie spójności w zawartości dokumentów danych. W dłuższej perspektywie, o wiele łatwiej jest nie tylko wyszukiwać dane na formularzach, wnioskach, ale raportować ogromne ilości danych, które są niezbędne do podejmowania istotnych decyzji biznesowych, ale i planowania strategii i rozwoju firmy. Każdy zbudowany formularz można połączyć z zaprojektowanym procesem, co wpisuje się już w procesy automatyzacji.

• Kreator wydruków (dla np. ewidencji czy list)

Zaprojektujesz wygląd, układ danego dokumentu w zaprojektowanych przez Ciebie szablon, a następnie możesz go wydrukować lub udostępnić dowolnej osobie. Mogą służyć jako podsumowania, spisy, a nawet być wykorzystywane jako raporty.

Przykłady zastosowania BPA w organizacji w platformie LOGITO:

Uruchom i automatyzuj workflow z poziomu jednego narzędzia BPA
Automatyzacja obiegu dla dowolnego dokumentu, tworzenie procesów i określenie zależności pomiędzy szeregiem czynności. Dzięki wbudowanemu Kreatorowi procesów opartym na BPA systemie LOGITO, już na etapie projektowania schematu procesu, możesz go uruchomić i przetestować, aby sprawdzić czy wszystkie elementy zostały uwzględnione i pozwolą na optymalizację działań w organizacji.

• ✅Wbudowane funkcjonalności w BPA

Aby móc monitorować, ale i kontrolować workflow – wyposażyliśmy LOGITO w następujące funkcjonalności:

• ✅ Możliwość samodzielnej konfiguracji dowolnych słowników związanych m.in. z terminami, rodzajami dokumentów, rejestrami, kodami kontrolingowymi, jak również spółkami;
• ✅ Możliwość konfiguracji źródeł danych, kanałów komunikacji, z których otrzymujemy dokumenty - automatyczne ich przypisywanie (wstępna kwalifikacja) do baz danych (rejestrów, kategorii)
• ✅ Określenie dostępu do dokumentów, jak i roli w danym workflow na podstawie cyfrowej struktury organizacyjnej (z podziałem na spółki) oraz rozbudowanego systemu ról oraz uprawnień
• ✅ Określenie jakie dokumenty oraz formularze powiązane z danymi procesami;

To dzięki technologii low-code, masz możliwość konfigurować, a tak naprawdę samodzielnie programować wszystkie wspomniane elementy w platformie.

Przykłady zastosowania automatyzacji bazującej na RPA:

Wirtualne roboty i automatyzacja

Dzięki wykorzystaniu takich technologii automatyzacji, skracamy czas wykonywania poszczególnych elementów i odblokowujemy zasoby ludzie. Powiadomienie e-mail to najprostsza z form automatyzacji, z jakiej możemy skorzystać samodzielnie określając terminy w słownikach. System w danym terminie przypomni nam o danym dokumencie w systemie oraz prześle przypomnienie e-mail.

Poniżej kilka przykładów jak boty mogą przyspieszyć realizacji i wspierać workflow w Twojej firmie. Każdy robot to kolejna automatyzacja, którą dopasowujemy do potrzeb.

• ✅ LOGITO Bot GUS -  Robot czyta wiadomości e-mail, a jednocześnie weryfikuje nadawcę łącząc się z bazą GUS. Po pomyślnym sprawdzeniu, dokumenty zostają przesłane do LOGITO i przekazane do obiegu w organizacji. Aby móc korzystać, konieczna jest wcześniejsza integracja z GUS, Wyszukiwarką REGON.
• ✅ LOGITO Bot Zwrotka- Bot automatycznie dodaje zwrotkę do przesłanych pism, które nie trafiły do adresata.
• ✅ OCR – Dzięki robotowi, nie musimy już przepisywać informacji z dokumentów., LOGI Bot OCR zrobi to za nas dzięki integracji z np. ze skanuj.to.
• ✅ LOGITO Bot Active Directory – Bot pobiera automatycznie nowe konta dodane do Active Directory.
• ✅ LOGITO Bot KSeF – Bot pobiera faktury z konta KSeF organizacji i przekazuje je do skonfigurowanego obiegu faktury.

To zaledwie kilka przykładów ‘zatrudnienia’ robotów w naszej platformie. Obecne funkcjonalności przewidują również automatyzacje w zakresie obiegu dokumentów: faktur, korespondencji. Są to takie czynności jak m.in. przekazywanie dokumentów do akceptacji, czy automatyczne przypisywania kodów kontrolingowych na bazie określonych warunków w workflow.

Warto też wspomnieć, o automatycznych integracjach łącznie z możliwością ich wersjonowania – w celu zapewnienia bezpieczeństwa uruchomionych procesów w firmie i skrócenia czasu przestoju do minimum.

Skaluj workflow = Skaluj swój biznes

Wszystkie wspominanie elementy działają na korzyść dla Twojej firmy. Dlaczego?

Bazując na nowemu podejściu do programowania no-code oraz low-code, samodzielnie uruchomisz proces, dostosujesz system LOGITO do potrzeb organizacji.

Największą korzyścią jest oczywiście to, że skupiasz się na biznesie, a nie obsłudze narzędzia. Skracasz implementacje nowych rozwiązań nawet do kilku tygodni - w zależności od złożoności danego procesu.

Dokładamy wszelkich starań, aby nasz system spełniał oczekiwania Klientów – to znaczy, umożliwiał połączenie logiki biznesu z szerokim zastosowaniem technologii. Po to, aby firmy mogły budować dopasowany do swojej organizacji workflow, który będzie jednocześnie skalowalny na przyszłe lata.