Uruchom i testuj obieg faktur w 1 dzień. Połącz BPMN i Low-Code

Spis treści 

Wprowadzenie
2 narzędzia scalone w 1, żeby było po prostu wygodniej
Jak wygląda projektowanie procesu obiegu faktury w platformie typu low-code?
Konfiguracja danych obiegu faktur z poziomu zakładek
Rysowanie diagramu BPMN (mapowanie procesu) lub import z pliku
Programowanie low-code z poziomu schematu procesu
Ostatnia prosta – Uruchom i testuj działanie własnego procesu
Zakończenie

Projektowanie procesów firmowych nie należy do najłatwiejszych zadań z dwóch względów. Pierwszy dotyczy znalezienia odpowiedniej osoby, która dzięki swoim zdolnościom analitycznym i wiedzy biznesowej je zaprojektuje. Drugi to konieczność spojrzenia prawdzie w oczy i poddania w wątpliwość naszego sposobu zarządzania firmą, co nie zawsze da nam obraz jakiego oczekiwaliśmy.

Jeśli jednak spojrzymy zupełnie obiektywnie na to czym jest proces, dojdziemy do wniosku, że projektowanie to nic innego jak udokumentowanie realizowanych zadań w firmie, którego celem jest optymalizacja. Gdy planujemy strategie rozwoju, obieramy cel i definiujemy uzasadnienie biznesowe – tak samo jest z procesami.

Możemy na diagramie przepływu BPMN np. udokumentować, jak wygląda obieg faktur, ile ma etapów, kto bierze w nim udział oraz co dzieje się w określonej sytuacji oraz gdzie dokument ma zostać przekazany. W systemie LOGITO z poziomu wspomnianego diagramu zaprogramujemy samodzielnie warunki obiegu faktury i jeszcze tego samego dnia przejdziemy do uruchomienia oraz testowania. O tym jak działa silnik LOGITO Process Designer (połączenie narzędzi BPMN oraz low-code) i jak prosto można zaprojektować procesy w firmie dowiecie się z dalszej części publikacji.

2 narzędzia scalone w 1, żeby było po prostu wygodniej

System LOGITO został wyposażony w kreator procesów LOGITO i umożliwia naszym Klientom wygodne projektowanie oraz uruchamianie procesów. Do Twojej dyspozycji masz tak naprawdę 2 narzędzia oferujące kompleksowe wsparcie w całym przedsięwzięciu.

Diagramy BPMN 
Narzędzie posiada zestaw obiektów, które umieszczamy i łączymy ze sobą w całość. Dzięki niemu narysujemy diagram każdego procesu firmowego. Od prostego składania wniosku urlopowego, po skomplikowany obieg faktur dla firm produkcyjnych, przemysłowych czy obieg pisma w np. kancelarii prawnej czy innej firmie usługowej.  

Kreator procesów LOGITO (LOGITO Process Designer)
W kontekście biznesowym, kreator procesów LOGITO to rozwiązanie low-code o ogromnym potencjale. Umożliwia firmom branie aktywnego udziału w projektowaniu procesów własnej firmy oraz redukcji kosztów wdrożeń po stronie dostawców IT.

Co oznacza to w praktyce?  

Pracownicy doskonale znający branżę firmy, stają się na kilka godzin projektantami i testerami procesów firmowych i to bez udziału dedykowanych programistów.  

 

W systemie LOGITO, narzędzie do projektowania procesów posiada intuicyjny i przejrzysty interfejs, który pozwala na tworzenie procesów dopasowanych do charakteru firmy. Możemy skupić się na podjęciu konkretnych kroków, które wpłyną na optymalizację i rozwój firmy, a nie na obsłudze systemu.  Wystarczy zaledwie kilka godzin od instalacji na serwerze Klienta (lub w naszym centrum hostingowym), aby rozpocząć tworzenie procesów występujących w organizacji. 

Efektem kilku godzin naszej pracy może być elektroniczny obieg faktur przedstawiony poniżej w formie diagramu BPMN, którego projektowanie oraz tworzenie omówimy poniżej.  

Jak wygląda projektowanie procesu obiegu faktury w platformie typu low-code?

Na przykładzie systemu LOGITO Workflow LC, postaramy się przyjrzeć, jak wygląda projektowanie dowolnego procesu w organizacji.

Warto wspomnieć, że zebranie danych mających ogromny wpływ na obieg faktury powinno mieć miejsce jeszcze przed rozpoczęciem samego etapu projektowania. Są to m.in. listy kodów kontrolingowych przypisanych do kosztów ponoszonych przez organizację, a tak ważne podczas opisu, jak i akceptacji faktury. O tym, które zestawy danych będą nieodzowne pisaliśmy już we wcześniejszej publikacji. 

To zadanie należy oddzielić chociażby ze względu na ilość danych jaką musimy zgromadzić, ale i skonfigurować. Na tym etapie również definiujemy elementy naszego obiegu, w taki sposób, aby był dopasowany do stylu pracy oraz procedur organizacji. Co więcej, większa część tych informacji (chociaż nie widoczna z poziomu diagramu BPMN) będzie automatycznie uruchamiana i stanie się integralną częścią procesu.

Wówczas możemy przejść do faktycznego projektowania. Proponowane przez nas etapy projektowania, jak i ich kolejność jest opcjonalna i zależy tak naprawdę od preferencji, jak również stopnia nabytego doświadczenia w tej dziedzinie.

Konfiguracja danych obiegu faktur z poziomu zakładek

Możemy wcześniej stworzyć dla siebie tzw. rejestr elementów oraz ustawień, które będziemy mogli wykorzystać na dalszych etapach mapowania (rysowania), projektowania oraz uruchomienia procesu. Są to dane o procesie i jego elementach: m.in. takie, które dotyczą grup uczestników obiegu faktury, czynności do wykonania przez wybraną osobę, nadawania statusów czy umieszczania przycisków widocznych na formularzach w systemie podczas obiegu faktury.

Na tym etapie warto zauważyć, że wcale nie potrzebujemy znajomości języków oprogramowania – wszystko przedstawione jest w formie sekcji składającej się z kilku zakładek – układu interfejsu znanego z przeglądarek internetowych.

Jeśli dokonamy konfiguracji na początku, będziemy mogli szybko zakotwiczać te ustawienia na diagramie, ale i wybierać je m.in. list z rozwijalnych, co skróci czas, jaki przeznaczymy na projektowanie całego obiegu faktury. 

Rysowanie diagramu BPMN (mapowanie procesu) lub import z pliku

Gdy dopiero rozpoczynamy swoją edukację w dziedzinie BPMN, warto rozważyć projektowanie procesu etap po etapie. Rozpoczynając, m.in.:

• od narysowania pól z grupami użytkowników,
• zdefiniowania punktu startowego,
• umieszczenia głównych zadań obiegu w obrębie pola każdej z tych grup,
• nadania kierunku przepływu dla obiegu,
• zakończenia obiegu.

Po nakreśleniu głównego przepływu dla procesu, możliwe będzie przejście do uszczegółowienia – dodania warunków (tzn. wariantów) dla głównych zadań procesu i określania, np. gdy faktura została:

• zaakceptowana zostaje przekazana do kolejnego etapu w obiegu,
• odrzucona, natomiast wraca do ostatniej osoby, która z nią pracowała.

Natomiast, jeśli mamy doświadczenie w projektowaniu za pomocą narzędzi biznesowych BPMN, stworzenie całego procesu zajmie nam od kilku do kilkunastu minut w zależności od tego jak bardzo skomplikowany jest dany proces.

Co więcej, jeśli na co dzień zajmujemy się tego typu czynnościami w firmie – bardzo możliwe, że taki diagram mamy już gotowy. Wówczas, plik schematu procesu możemy zwyczajnie zaimportować do LOGITO Kreator procesów workflow.

Programowanie low-code z poziomu schematu procesu

W programowaniu low-code, to my przyjmujemy rolę dewelopera, a programowanie realizujemy w nieco inny sposób. Nie posługujemy się kodem źródłowym, a działamy na elementach (funkcjach), które skonfigurowaliśmy, a których obsługę niejako w tle (back-end) zaprogramowali dla nas wcześniej programiści.

Aby to lepiej zrozumieć, najlepiej przedstawić to na konkretnym przykładzie. Sporadyczną sytuacją w obiegu jest moment, w którym faktura zostaje odrzucona przez przełożonego. Od systemu wspierającego nas w projektowaniu procesów, będziemy oczekiwali, aby system pozwolił nam zrealizować następujące zadania:

• przełożony po otrzymaniu faktury może nacisnąć przycisk „Zwróć fakturę”,
• faktura zostaje zwrócona do ostatniej osoby w obiegu, która pracowała z dokumentem – w tym konkretnym przypadku byłaby to osoba odpowiedzialna za opis faktury,
• wysłanie automatycznego powiadomienia do osoba opisującej (np. notyfikacja w systemie, czy wiadomość e-mail)
• oraz, aby w historii obiegu tej faktury pojawiła się informacja o tym, kto zwrócił fakturę, do kogo oraz kiedy.

Osiągniemy to, tak naprawdę zaznaczając elementy schematu odpowiedzialne za realizację wspomnianych funkcji i nadaniu im wartości w procesie. Na tym etapie warto zaznaczyć, że każdy z fragmentów diagramu będzie miał już określone cechy, na których możemy działać, a co najważniejsze wcale nie musimy znać przy tym języków programowania.

Korzystanie z platform low-code ma również przewagę w kontekście skalowalności oraz rozwoju. Nowe funkcje mogą zostać zaprogramowane na potrzeby Klienta od razu – przez programistów lub samego projektującego ze znajomością tradycyjnego programowania. W gotowych platformach no-code nie możemy ingerować w zaprogramowane już funkcje, co niestety uniemożliwi nam dostosowanie systemu adhoc. Takich ograniczeń, nie narzucają platformy low-code i stąd ich zastosowanie jest bardziej przyjazne dla firm.

Ostatnia prosta – uruchom i testuj działanie własnego procesu

Gdy udało się nam już narysować schemat procesu dla obiegu faktury i skonfigurować wszystkie potrzebne elementy, możemy go uruchomić i rozpocząć testowanie. Faza testów to moment, w którym weryfikujemy, czy proces stworzony przez nas spełni założenia biznesowe, jakie wyznaczyliśmy sobie na początku projektu.

Testując proces przeprowadzamy symulację obiegu przykładowej faktury. Aby sprawdzić czy zaprojektowany przez nas obieg faktur działa prawidłowo, musimy krok po kroku przejść przez wszystkie jego etapy. Bazując na podanym przykładzie obiegu faktury (uproszczonym) – ścieżka faktury wyglądałaby w taki oto sposób: 

1. wprowadzenie dokumentu 
2. przekazanie do opisu merytorycznego 
3. opis i przekazanie do akceptacji kosztowej 
4. akceptacja przełożonego 
5. akceptacja kosztowa właściciela MPK, na który została opisana faktura 
6. przekazanie do księgowości 

Natomiast, pozytywny test obiegu faktury, wygenerowałby graficzną linię obiegu faktury, jak i historię ścieżki faktury.

Zakończenie

Mapowanie procesów w firmie, i to w dodatku in-house, realizowanych przez tzw. Citizen Developerów charakteryzuje organizacje, które osiągnęły dojrzałość cyfrową – tzn. aktywnie korzystają i wykorzystują potencjał zdobyczy technologii informatycznych. Mianownikiem wszystkich firm, niezależnie od branży, jest optymalizacja działań jakie podejmujemy, co w efekcie wiąże się ze znacznymi oszczędnościami oraz poprawą komfortu pracy.

Nie zawsze gotowe rozwiązanie, przygotowane pod standardowe scenariusze biznesowe spełnią oczekiwania naszej firmy. Pod płaszczykiem ograniczenia kosztów wdrożeń czają się ograniczenia, o których dowiadujemy się dopiero w trakcie lub po zakończeniu prac. Warto wobec tego zadać sobie jedno pytanie, i w oparciu o nie podjąć decyzję, czy czasem samodzielne zaprojektowanie procesu biznesowego – nie będzie lepszą opcją dla rozwoju naszej firmy.