Obieg faktur w zaledwie jeden dzień? Samodzielna konfiguracja - bez programowania

Spis treści

Samodzielna konfiguracja obiegu faktur jest możliwa
Jak wygląda proces obiegu faktury w Twojej firmie?
Od czego zacząć? Zgromadź podstawowe dane o obiegu faktury
Jeden system dla wielu spółek?
Krok #1 - Zdefiniuj uczestników obiegu faktury oraz ich uprawnienia
Krok #2 – Wybierz szybki sposób wprowadzania pliku faktury do systemu
Krok #3 – Jak skutecznie zorganizować faktury w systemie?
Krok #4 – Sam ustalisz indywidualne elementy akceptacji faktur        

Samodzielna konfiguracja obiegu faktur jest możliwa

Przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po rozwiązania IT z myślą o ulepszeniu funkcjonowania swojej firmy. Rynek oferuje naprawdę szeroki wachlarz elastycznego oprogramowania dla firm, które ułatwiają zarządzanie wszelkimi procesami związanymi z dokumentami finansowymi. Obecnie sprawnie działający obieg faktur postrzegany jest jako szansa na znaczne oszczędności finansowe oraz optymalizację pracy. Samo wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala również na bieżąco kontrolować przepływ dokumentów finansowych.

Budowa i możliwość samodzielnej konfiguracji oprogramowania to już nie trend, a oczekiwania cyfrowo dojrzałych przedsiębiorstw. Wolność w tym kontekście daje możliwość współtworzenia i nadawania kształtu platformie. Tym samym, konfiguracja jest sama w sobie procesem, w którym dopasowujemy system do specyfiki działań firmy oraz procesów wewnętrznych. LOGITO jako platforma IT, wspiera przedsiębiorców w tym zakresie i daje szereg możliwości konfiguracyjnych, a tym samym skraca czas wdrożenia.

LOGITO jest oprogramowaniem low-code, a nawet w wielu obszarach no-code, co w praktyce oznacza, że potrzebne funkcje systemu do konfiguracji obiegu faktur zostały już wcześniej zaprogramowane przez naszych specjalistów. Jako użytkownicy możemy modyfikować dostępne elementy administracyjne, jak i funkcjonalne systemu.

Jednak podjęcie wszystkich wspomnianych działań wymaga od nas gruntownej wiedzy o procesach zachodzących w naszej organizacji. W kontekście dokumentów finansowych tych elementów jest sporo. Dlatego w artykule postaramy się przybliżyć, jak może wyglądać proces konfiguracji oraz jak skutecznie skonfigurować obieg faktur samodzielnie w 1 dzień.

 

Jak wygląda proces obiegu faktury w Twojej firmie?

Obieg faktur pozwala zrozumieć pracownikom jak faktura jest przekazywana pomiędzy pracownikami w firmie. W branży często nazywamy to również ścieżką obiegu dokumentu, czy ścieżką akceptacji dokumentu w przedsiębiorstwie. W większości firm wygląda ona podobnie, natomiast różnice pojawiają się w tym czym faktura jest opisywana, kto ją weryfikuje, a kto ją akceptuje oraz na podstawie jakich warunków.

Na potrzeby artykułu postanowiliśmy wykorzystać obieg faktury składający się z następujących etapów. Bardzo prawdopodobne, że wiele z nich realizowanych jest również w Twojej firmie.

Przykładowy schemat obiegu faktury w wielu firmach:  

1. wprowadzenie dokumentu
2. przekazanie do opisu merytorycznego
3. opis i przekazanie do akceptacji
4. akceptacja przełożonego
5. akceptacja kosztowa właściciela MPK, na który została opisana faktura
6. przekazanie do księgowości
7. księgowanie
8. przekazanie do systemu finansowo-księgowego (opcja)

Przedstawiony przebieg obiegu faktur można potraktować tak naprawdę jako bazę podstawowego obiegu faktury w niemal każdym przedsiębiorstwie. Dzięki wypisaniu czynności obiegu, już na początkowym etapie otrzymujemy uproszczony obraz tego jakie zadania będą wykonywane, aby faktura została opisana, zaakceptowana i mogła zostać przekazana do księgowości.

Od czego zacząć? Zgromadź podstawowe dane o obiegu faktury

Najważniejsze dane potrzebne do konfiguracji systemu LOGITO, możemy podzielić na kilka kategorii:

• Rejestry – określenie rejestrów, na podstawie których faktury będą wprowadzane do systemu. Może w systemie funkcjonować jeden główny rejestr, jak również można podzielić rejestry na wiele różnych (np. Koszty ogólne, Koszty marketingu)
• Uczestnicy obiegu – założenie kont pracownikom w systemie, nadanie uprawnień do wykonywania czynności związanych z obiegiem faktur
• Obsługa e-faktur otrzymywanych przez firmę
• Opis faktur – określenie kodów kontrolingowych (np. MPK czy kosztów rodzajowych), którymi faktury będą opisywane
• Limity akceptacji – określenie limitów kwotowych dla akceptantów faktur
• Kontrahenci – przeprowadzenie importu (za pomocą pliku Excel) kontrahentów, których można wybierać podczas dodawania faktury do systemu.

Jeden system dla wielu spółek?

W systemie LOGITO możliwe jest skonfigurowanie obiegu faktur dla jednej, jak i dla wielu spółek. Nie ma potrzeby zakupu kolejnych licencji systemu, jak również nie ma konieczności przeprowadzenia  kolejnych  instalacji systemu. System LOGITO umożliwia konfigurację wszystkich elementów związanych z obsługą faktur od uczestników obiegu, rejestrów, określenie różnych kodów kontrolingowych (np. każda ze spółek może mieć inne MPK), kończąc na księgowych. Z jednej strony repozytoria faktur dla każdej ze spółek są odseparowane od siebie, natomiast z drugiej strony kadra zarządzająca, która często pełni te same funkcji w każdej spółce, w jednym miejscu ma dostęp do wszystkich dokumentów.

Konfigurację dla kolejnych spółek możemy przeprowadzać w późniejszym czasie. To na wypadek sytuacji, gdyby w firmie zapadła decyzja o rozwoju firmy i nadanie jej kształtu holdingu. Wówczas, jeśli korzystaliśmy z oprogramowania, nie będzie potrzeby żadnych zmian, a po prostu będzie polegało to na dodaniu nowej spółki do systemu i wprowadzenie ustawień konfiguracyjnych dla obiegu dokumentów finansowych. Taka opcja zapobiega dezorganizacji w innych spółkach i nie powoduje zakłóceń w ich działaniu.

Krok #1 - Zdefiniuj uczestników obiegu faktury oraz ich uprawnienia

Biorąc pod uwagę, że nie wszystkim znane są zagadnienia projektowania procesów BPMN, w platformie LOGITO postanowiliśmy to maksymalnie uprosić. Po to, aby wszystkie elementy były maksymalnie zrozumiałe i każdy mógł bez większego problemu poradzić sobie z konfiguracją obiegu od samego początku do końca.  

Bazując na przykładowym obiegu faktur jaki przedstawiliśmy, bardzo łatwo można określić uczestników oraz ich rolę w systemie zadając sobie zaledwie jedno pytanie: KTO?

1. KTO wprowadza dokument do systemu?
2. KTO przekazuje fakturę do opisu merytorycznego?
3. KTO opisuje i przekazuje fakturę VAT do akceptacji kosztowej
4. KTO z przełożonych akceptuje fakturę?  
5. KTO akceptuje koszty jako właściciel MPK, na którego została opisana faktura?  
6. KTO przekuje dokument faktury kosztowej do księgowości?  

Bazując na danych, jakie już posiadamy – mamy od razu informacje zwrotną o tym, ile osób będzie brało udział w obiegu faktury i jakie role będą pełnić. Najlepiej utworzyć role uczestników w obiegu faktur oraz określić dla nich uprawnienia. Natomiast na samym końcu zająć się zakładaniem imiennych kont dla pracowników firmy, aby potem przypisać im wspomniane wyżej role.

Krok #2 – Wybierz szybki sposób wprowadzania pliku faktury do systemu

Konfiguracja obiegu faktur, to czas, w którym uzyskujemy odpowiedź na pytanie, ile faktur wpływa do firmy oraz jaka jest ich forma. Ile z nich jest w postaci papierowej, a ile w formie elektronicznej. Natomiast każda faktura, bez względu na formę trafi do systemu w postaci elektronicznej. Będzie to skan faktury papierowej lub plik e-faktury (plik PDF).

Dodatkowym ułatwieniem w tym zakresie jest wbudowany mechanizm OCR (Optical Character Recognition). Wykorzystujemy go, aby przyspieszyć uzupełnienie metryki danymi z faktury. OCR przetwarza dane na fakturze, np. datę wystawienia i uzupełnia za nas pole formularza. Mając do wprowadzenia od kilkunastu do kilkudziesięciu faktur dziennie, zaoszczędzamy dużo czasu, zwiększamy swoją produktywność, a przede wszystkim możemy przyspieszyć procesowanie obiegu wielu faktur.

Jak działa OCR w praktyce?

Po dodaniu pliku faktur do systemu następuje uzupełnienie danych. Można w tym celu wykorzystać usługę OCR i wówczas użytkownik otrzyma uzupełniony formularz wprowadzania dokumentu. Zostaną uzupełnione automatycznie takie pola jak kontrahent, data wystawienia, data sprzedaży, kwota netto, stawka VAT, itp. Zadaniem pracownika w takim przypadku będzie tylko zweryfikowanie tych danych. Istnieje też możliwość ręcznego uzupełnienia danych z faktury. Wówczas pracownik do formularza musi samodzielnie wprowadzić dane z dokumentu.

Krok #3 – Jak skutecznie zorganizować faktury w systemie?

Wiele firm posiada własny sposób przechowywania dokumentów wypracowany na przestrzeni prowadzenia działalności. Segregatory oraz teczki to integralna część tradycyjnego archiwum dokumentów – również faktur. Zmiana na elektroniczną ewidencję, w tym również obiegu faktur wydaje się działaniem generującym dodatkowe koszty, a nie długofalową inwestycją.

W ciągu roku możemy zgromadzić nawet do 50 tys. dokumentów finansowych rocznie w przypadku MŚP. Gdzie przechowywać tak ogromną liczbę faktur? Jak długo zajmie odnalezienie faktury sprzed 4 lat w ogromnej ilości papierowych teczek?

Do skutecznego zorganizowania faktur w systemie LOGITO, możemy wykorzystywać rejestry. Sami ustalamy m.in.:

• nazwę rejestru,
• szablon numeracji,
• kto może dodawać dokumenty do rejestru,
• kto pełni rolę księgowej w danym rejestrze,
• kto powinien widzieć wszystkie dokumenty w rejestrze,
• datę aktywacji lub dezaktywacji danego rejestru.

Korzystanie z rejestrów poza optymalną organizacją faktur, umożliwia nam również kontrolowanie, ale i zapewnienie ochrony danym na dokumentach finansowych firmy.

Jednak mogą mieć miejsce sytuacje, gdy informacji z faktury będzie potrzebowała osoba, która nie uczestniczyła w jej procesowaniu. Aby uniknąć takiej sytuacji, system LOGITO posiada funkcję udostępniania faktury użytkownikowi. Jeśli sprawa została rozwiązana, w każdym momencie możemy cofnąć jednorazowe uprawnienie z widoku faktury.

Krok #4 – Sam ustalisz indywidualne elementy akceptacji faktur

LOGITO posiada rozbudowane narzędzie do zarządzania kodami kontrolingowymi, które są wykorzystywane do opisu faktury, a następnie na ich podstawie dokonywane są akceptacje kosztowe. Dzięki temu, pracownik nie musi dysponować wiedzą, kto daną fakturę musi akceptować i czy ta osoba posiada wystarczające uprawnienie kwotowe. Definiując te warunki w systemie, faktura zostanie automatycznie skierowana do osób, które posiadają odpowiednie autoryzacje.

Najważniejszymi elementami obiegu faktur jest szybki przepływ informacji o kosztach oraz natychmiastowa reakcja ze strony akceptantów. Dlatego warto zebrać poniższe informacje nieco wcześniej przed konfiguracją, aby mieć świadomość jak dokładnie ten proces wygląda w naszej firmie.

• Kompletna lista Akceptantów
• Limity kwotowe w procesie akceptacji dla danego Akceptanta
• Pełna lista kodów kontrolingowych (m.in. MPK, CAPEX, OPEX, APEX, projekt, koszt rodzajowy oraz inne) oraz pozostałe szczegóły

LOGITO umożliwia import kodów kontrolingowych do systemu (plik .xls) i pozwoli nam zaoszczędzić dużo czasu podczas konfiguracji. Jeśli natomiast, nie posiadamy wyraźnie przemyślanego systemu zarządzania oraz rozliczania kosztów firmy, jest to dobra okazja do tego, aby zweryfikować naszą strategię w tym zakresie.