Od czego zacząć transformację cyfrową? 5 lekcji z wystąpienia Karola Floriańczyka

Spis treści

1. Określ cel transformacji zanim kupisz pierwszy system
2. Znajdź lidera zmiany, najlepiej takiego, który wierzy w sens tego projektu
3. Przeprowadź audyt procesów, ale nie wpadaj w analityczny paraliż
4. Zastosuj podejście zwinne – testuj, ucz się, poprawiaj
5. Wybierz partnera, który rozumie twój biznes, nie tylko technologię
Transformacja cyfrowa jako inwestycja, nie koszt

Karol Floriańczyk
Dyrektor Sprzedaży

Nasz ekspert z 10-letnim doświadczeniem w automatyzacji procesów przeprowadził uczestników przez praktyczne aspekty transformacji cyfrowej. Jego wystąpienie przyniosło konkretne odpowiedzi na pytania, które zadaje sobie każdy przedsiębiorca.

Ominęła Cię ta prelekcja? Nic straconego, bo w naszej publikacji zapoznasz się z pięcioma najważniejszymi lekcjami, które pozwolą Ci uniknąć kosztownych błędów
i zacząć cyfryzację z głową.

1. Określ cel transformacji zanim kupisz pierwszy system

„Przede wszystkim na starcie musimy określić cel, jaki chcemy osiągnąć" - podkreślił Karol Floriańczyk. To oczywiste, ale większość firm robi wręcz odwrotnie. Najpierw kupują system, potem zastanawiają się, co z nim zrobić.

Zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu, odpowiedz sobie na trzy pytania:

• Czy chcesz tylko przejść do świata cyfrowego, czy zależy ci na większej optymalizacji?

• Które procesy są najbardziej czasochłonne i wymagają natychmiastowej interwencji?

• Jak wyobrażasz sobie pracę w firmie za rok, dwa, pięć lat?
  
  

Taki rachunek sumienia pozwala ustawić priorytety i harmonogram wdrożeń. Dzięki temu nie kupujesz kota w worku, tylko konkretne rozwiązanie dla konkretnych problemów.

2. Znajdź lidera zmiany, najlepiej takiego, który wierzy w sens tego projektu

Transformacja cyfrowa to przede wszystkim zmiana kultury organizacyjnej. 

„Często liderem takiej zmiany jest osoba, która tę transformację będzie prowadziła, będzie pokazywać dobre przykłady i przede wszystkim w tę zmianę będzie wierzyła" - zauważył prelegent.

To niekoniecznie musi być osoba z IT. Często najlepszymi liderami są pracownicy z poszczególnych działów, którzy znają bolączki swoich procesów i wiedzą, gdzie schodzi im najwięcej czasu. Oni potrafią przekonać pozostałych, bo mówią konkretnie o problemach, które wszyscy odczuwają.

Lider zmiany powinien:

• Rozumieć korzyści płynące z digitalizacji.
• Mieć autorytet w organizacji.
• Potrafić słuchać potrzeb poszczególnych działów.
• Pokazywać dobre praktyki na własnym przykładzie.
  
  
  

3. Przeprowadź audyt procesów, ale nie wpadaj w analityczny paraliż

„Przeprowadź audyt stanu obecnego, jakie procesy i w jaki sposób są realizowane" - to trzeci filar udanej transformacji według Karola Floriańczyka. Ale uwaga, nie chodzi o wielomiesięczne analizy i grube raporty.

Wystarczy przejrzeć procesy, które działają obecnie w firmie i odpowiedzieć:

• Które z nich generują największe koszty czasu i pieniądza?

• Gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu na ręczne czynności?

• Które procesy są najbardziej podatne na błędy?
  
  

Nasz ekspert wskazał konkretne obszary, od których warto zacząć: faktury kosztowe, delegacje, wnioski urlopowe, pisma przychodzące i wychodzące. To procesy, które w większości firm wyglądają podobnie i można je szybko zdigitalizować.

4. Zastosuj zwinne podejście – testuj, ucz się, poprawiaj

„Zastosuj zwinne podejście, korzystaj z technologii, twórz POC i zbierz feedback" – radził podczas prezentacji. Proof of Concept (POC) to testowa wersja procesu w systemie, którą można pokazać pracownikom jeszcze przed pełnym wdrożeniem.

Takie podejście ma kilka korzyści:

• Szybko przekonujesz sceptyków, pokazując, jak będzie wyglądać ich praca.

• Zbierasz feedback i wprowadzasz poprawki przed pełnym wdrożeniem.

• Redukujesz ryzyko niepowodzenia całego projektu.

• Pokazujesz, że system jest przyjazny dla użytkownika.
  
  

Prelegent pokazał podczas prezentacji przykłady z platformy LOGITO, gdzie procesy można skonfigurować, praktycznie wyklikując je niemal bez konieczności programowania. To właśnie technologia low-code pozwala na szybkie prototypowanie i testowanie rozwiązań.

5. Wybierz partnera, który rozumie twój biznes, nie tylko technologię

Ostatnia lekcja dotyczy wyboru dostawcy systemu. „To co istotne przy transformacji cyfrowej to również osoby po drugiej stronie - nasz partner technologiczny" - podkreślił Karol Floriańczyk.

Transformacja cyfrowa jako inwestycja, nie koszt

Karol Floriańczyk zamknął swoje wystąpienie listą konkretnych korzyści z digitalizacji: „Oszczędność czasu i kosztów operacyjnych, poprawa jakości usług, zwiększenie efektywności, lepsza kontrola nad procesami". To nie są puste hasła, tylko wymierne efekty, które można zmierzyć po wdrożeniu.

Transformacja cyfrowa to nie tyle zmiana technologii, co inwestycja w przyszłość firmy, która pozwala szybciej reagować na zmiany rynkowe, lepiej obsługiwać klientów i efektywniej zarządzać zasobami.

Jeśli zastanawiasz się nad digitalizacją swojej firmy, zacznij od jednego procesu. Wybierz taki, który generuje najwięcej problemów, znajdź lidera zmiany i przeprowadź test. Reszta przyjdzie sama, gdy pracownicy zobaczą korzyści, będą sami prosić o kolejne usprawnienia.