Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Spis treści

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów - korzyści

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia zarządzanie obiegiem dokumentów i zadań dzięki automatyzacji procesów biznesowych. Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów sprzyja redukcji kosztów, poprawia efektywność pracy, gwarantuje lepszy dostęp do danych i minimalizuje liczbę popełnianych błędów, EOD odpowiada m.in. za wprowadzanie dokumentów do systemu, monitorowanie ich obiegu, ewidencję,  archiwizację, i dystrybucję dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprzyja unowocześnieniu dotychczasowych schematów i wprowadzeniu zmodernizowanych standardów pracy, co przekłada się na wzrost konkurencyjności i atrakcyjności firmy, za którą stoi tak naprawdę dojrzałość cyfrowa organizacji.

Etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów dzięki low-code

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest działaniem, które powinno się wprowadzać bez starannie dopracowanego planu. Wszystkie etapy wdrożenia projektu muszą być dobrze przemyślane i być spójne z ustaloną strategią.

Samo przygotowanie warto jednak zacząć od szczegółowej analizy procesów biznesowych w firmie, co zagwarantuje maksymalne dostosowanie do potrzeb firmy i pomoże wskazać obszary, które wymagają optymalizacji. Taka analiza przedwdrożeniowa stanowi solidny fundament, dzięki któremu wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów przebiega sprawnie i jest rzeczywistą odpowiedzią na problemy, z którymi mierzy się przedsiębiorstwo.

Warto przyjrzeć się w takiej sytuacji platformie low-code, która umożliwi:

1. przygotowanie schematu obiegu dokumentów dostosowanego do danego dokumentu; pisma, wniosku czy dokumentu finansowego,
2. określić liczbę etapów procesu,
3. wskazać uczestników tego obiegu oraz pełnione przez nich role,
4. nadać odpowiednie uprawniania do wglądu, modyfikacji dokumentu,
5. jednocześnie pozwala przetestować jego działanie, bez obawy przed ingerencją w obecnie prowadzone obiegi,
6. wdrożyć ten proces biznesowy w o wiele krótszym czasie,
7. zoptymalizowanie, jak również zmienę istniejącego procesu obiegu dzięki mechanizmowi wersjonowania, co umożliwia bezpieczny powrót do wcześniejszej wersji obiegu dokumentu - o ile zajdzie taka potrzeba.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów - korzyści

Na wdrożenie oprogramowania EOD decyduje się coraz więcej firm, traktując ją jako świetną inwestycję w rozwój biznesu. Czy takie założenie jest słuszne? Z całą pewnością tak – przejście z papierowego obiegu dokumentów sprzyja skróceniu każdego kroku w zakresie procesowania dokumentacji i pozwala na dokładną kontrolę poszczególnych etapów.

Ponadto wdrożenie systemu EOD to sposób na sprawne rozdzielanie zadań  - od wyznaczenia kolejności po przypisanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Warto również pamiętać o zwiększeniu bezpieczeństwa dokumentów, którym - dzięki przechowywaniu w formie elektronicznej – nie grozi zgubienie, utknięcie na czyimś biurku lub zniszczenie.

 Najlepiej jednak rozważyć narzędzie IT, które będzie pełniło funkcję o wiele bardziej uniwersalną pod kątem biznesowym. Wdrożenie systemu low-code, który pozwoli objąć wszystkie obiegi dokumentów w firmie, od pism do faktur, a co więcej zaprojektować spójne procesy umożliwiające płynną prace pomiędzy wszystkimi działami.