Spis treści
Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów - korzyści
Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?
System elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia zarządzanie obiegiem dokumentów i zadań dzięki automatyzacji procesów biznesowych. Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów sprzyja redukcji kosztów, poprawia efektywność pracy, gwarantuje lepszy dostęp do danych i minimalizuje liczbę popełnianych błędów, EOD odpowiada m.in. za wprowadzanie dokumentów do systemu, monitorowanie ich obiegu, ewidencję, archiwizację, i dystrybucję dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów sprzyja unowocześnieniu dotychczasowych schematów i wprowadzeniu zmodernizowanych standardów pracy, co przekłada się na wzrost konkurencyjności i atrakcyjności firmy, za którą stoi tak naprawdę dojrzałość cyfrowa organizacji.
Etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów dzięki low-code
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest działaniem, które powinno się wprowadzać bez starannie dopracowanego planu. Wszystkie etapy wdrożenia projektu muszą być dobrze przemyślane i być spójne z ustaloną strategią.
Samo przygotowanie warto jednak zacząć od szczegółowej analizy procesów biznesowych w firmie, co zagwarantuje maksymalne dostosowanie do potrzeb firmy i pomoże wskazać obszary, które wymagają optymalizacji. Taka analiza przedwdrożeniowa stanowi solidny fundament, dzięki któremu wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów przebiega sprawnie i jest rzeczywistą odpowiedzią na problemy, z którymi mierzy się przedsiębiorstwo.
Warto przyjrzeć się w takiej sytuacji platformie low-code, która umożliwi:
- przygotowanie schematu obiegu dokumentów dostosowanego do danego dokumentu; pisma, wniosku czy dokumentu finansowego,
- określić liczbę etapów procesu,
- wskazać uczestników tego obiegu oraz pełnione przez nich role,
- nadać odpowiednie uprawniania do wglądu, modyfikacji dokumentu,
- jednocześnie pozwala przetestować jego działanie, bez obawy przed ingerencją w obecnie prowadzone obiegi,
- wdrożyć ten proces biznesowy w o wiele krótszym czasie,
- zoptymalizowanie, jak również zmienę istniejącego procesu obiegu dzięki mechanizmowi wersjonowania, co umożliwia bezpieczny powrót do wcześniejszej wersji obiegu dokumentu - o ile zajdzie taka potrzeba.
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów - korzyści
Na wdrożenie oprogramowania EOD decyduje się coraz więcej firm, traktując ją jako świetną inwestycję w rozwój biznesu. Czy takie założenie jest słuszne? Z całą pewnością tak – przejście z papierowego obiegu dokumentów sprzyja skróceniu każdego kroku w zakresie procesowania dokumentacji i pozwala na dokładną kontrolę poszczególnych etapów.
Ponadto wdrożenie systemu EOD to sposób na sprawne rozdzielanie zadań - od wyznaczenia kolejności po przypisanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie. Warto również pamiętać o zwiększeniu bezpieczeństwa dokumentów, którym - dzięki przechowywaniu w formie elektronicznej – nie grozi zgubienie, utknięcie na czyimś biurku lub zniszczenie.
Najlepiej jednak rozważyć narzędzie IT, które będzie pełniło funkcję o wiele bardziej uniwersalną pod kątem biznesowym. Wdrożenie systemu low-code, który pozwoli objąć wszystkie obiegi dokumentów w firmie, od pism do faktur, a co więcej zaprojektować spójne procesy umożliwiające płynną prace pomiędzy wszystkimi działami.
Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?
Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją
Czym ryzykujesz, broniąc się przed elektronicznym obiegiem dokumentów?
.webp)
Obieg dokumentów jest jednym z kluczowych procesów w każdym biznesie. Postępująca cyfryzacja sprawiła, że wiele firm zdecydowało o obraniu nowej strategii rozwoju opartej na szeroko pojętej digitalizacji. Jednym z przejawów zmiany podejścia jest fakt, że elektroniczna dokumentacja coraz częściej zastępuje papierową – dowiedz się, jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów i dlaczego nie warto się przed nim bronić!
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?
Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?