Spis treści

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

Zadania systemu elektronicznego obiegu faktur EOF?

 

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

Nowoczesne technologie są coraz powszechniej wykorzystywane przez przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości czy branży, w której działają. Firmy chcą działać sprawniej, reagować szybciej i zapewnić sobie rozwój na poziomie konkurentów lub wyższym – a to właśnie zapewnić może m.in. elektroniczny obieg firmy. Optymalizacja może być szczególnie pomocna w działach księgowości - usprawnienie procesów księgowych dzięki niezakłóconemu przepływowi dokumentów oraz informacji daje bowiem realne korzyści. System zapewniający elektroniczny obieg faktur w firmie może zagwarantować sukces w ramach automatyzacji poszczególnych zadań. Jakie są najważniejsze zalety tego rozwiązania?

  • niższe koszty – ograniczenie wydatków związanych m.in. z drukiem czy przekazywaniem faktur,
  • oszczędność czasu – cały proces obiegu faktur odbywa się dużo szybciej niż w przypadku wersji papierowych,
  • zwiększenie bezpieczeństwa danych – wersje papierowe mogą łatwiej ulec zniszczeniu lub się zgubić,
  • znaczny wzrost efektywności pracy – dzięki integracji systemu z narzędziami cyfrowymi, jak np. GUS, Biała Lista VAT, czy automatycznego obliczania stawek VAT, bądź sumowania kwot pozycji na dokumentu, można te zadania zrealizować szybciej;
  • redukcja pomyłek – wykorzystanie udogodnień oraz automatyzacja niektórych zadań zmniejsza ryzyko popełniania błędów, a także ułatwia szybką poprawę ewentualnych pomyłek lub zwrot do ostatniej osoby w obiegu,
  • polepszenie relacji z klientami i partnerami biznesowymi – funkcje zapewniające m.in. terminowe opłaty, monitorowanie etapów obiegu (workflow) i poprawności danych na fakturach sprawiają, że firma zyskuje zaufanie wśród współpracujących z nią podmiotów.

Sprawna organizacja pracy działu księgowości jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju całego przedsiębiorstwa. Dobry system elektronicznego obiegu faktur i jego sprawny workflow może zagwarantować szereg udogodnień i usprawnień w ramach kluczowych zadań, jakich?

shutterstock_609134795 1-min.png [1.01 MB]

Zadania systemu elektronicznego obiegu faktur EOF?

Wspieranie działu księgowości powinno być wielowymiarowe, a nowoczesne technologie mogą to zapewnić. Jak wynika z przedstawionych korzyści, dobrze dobrany system może sprawić, że praca będzie dużo prostsza, dokładniejsza, ale również o wiele sprawniejsza. W ramach jakich zadań system EOF może odciążyć dział księgowości w firmie?

  • procesowanie faktur łącznie z podziałem na rodzaje kosztów,
  • przygotowywanie raportów i sprawozdań,
  • kontrola dyscypliny budżetowej (o ile system posiada takie rozwiązanie),
  • kwestie planowania budżetu,
  • przechowywanie dowodów księgowych,
  • dbałość o organizację archiwum.

Jak widać, elektroniczny obieg faktur w firmie to sposób na odciążenie działu księgowości w ramach różnych, często bardzo czasochłonnych zadań. Warto jednak zwrócić uwagę, by przeznaczony do tego system był w pełni dostosowany do przedsiębiorstwa, odpowiadał na jego potrzeby i nie powodował komplikacji w przypadku integracji z już wykorzystywanymi narzędziami.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij

Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?

20 stycznia 2024
shutterstock_435951994-min.jpg

Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją

arrow-long-right

Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

02 listopada 2023
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie_.webp

Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?

arrow-long-right

Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

24 października 2023
Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.webp

Modernizacje w firmie przybierają różne formy, jedną z nich jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie daje możliwość stworzenia nowoczesnego systemu pracy, jednak wprowadzenie każdej poważnej zmiany w przedsiębiorstwie powinno być dokładnie zaplanowane. Dowiedz się, jak przygotować firmę i opracować idealny plan wdrożenia EOD!