W jaki sposób elektroniczny obieg faktur wspomaga dział księgowości?

Spis treści

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

Zadania systemu elektronicznego obiegu faktur EOF?

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

Nowoczesne technologie są coraz powszechniej wykorzystywane przez przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości czy branży, w której działają. Firmy chcą działać sprawniej, reagować szybciej i zapewnić sobie rozwój na poziomie konkurentów lub wyższym – a to właśnie zapewnić może m.in. elektroniczny obieg firmy. Optymalizacja może być szczególnie pomocna w działach księgowości - usprawnienie procesów księgowych dzięki niezakłóconemu przepływowi dokumentów oraz informacji daje bowiem realne korzyści. System zapewniający elektroniczny obieg faktur w firmie może zagwarantować sukces w ramach automatyzacji poszczególnych zadań. Jakie są najważniejsze zalety tego rozwiązania?

• niższe koszty – ograniczenie wydatków związanych m.in. z drukiem czy przekazywaniem faktur,
• oszczędność czasu – cały proces obiegu faktur odbywa się dużo szybciej niż w przypadku wersji papierowych,
• zwiększenie bezpieczeństwa danych – wersje papierowe mogą łatwiej ulec zniszczeniu lub się zgubić,
• znaczny wzrost efektywności pracy – dzięki integracji systemu z narzędziami cyfrowymi, jak np. GUS, Biała Lista VAT, czy automatycznego obliczania stawek VAT, bądź sumowania kwot pozycji na dokumentu, można te zadania zrealizować szybciej;
• redukcja pomyłek – wykorzystanie udogodnień oraz automatyzacja niektórych zadań zmniejsza ryzyko popełniania błędów, a także ułatwia szybką poprawę ewentualnych pomyłek lub zwrot do ostatniej osoby w obiegu,
• polepszenie relacji z klientami i partnerami biznesowymi – funkcje zapewniające m.in. terminowe opłaty, monitorowanie etapów obiegu (workflow) i poprawności danych na fakturach sprawiają, że firma zyskuje zaufanie wśród współpracujących z nią podmiotów.

Sprawna organizacja pracy działu księgowości jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju całego przedsiębiorstwa. Dobry system elektronicznego obiegu faktur i jego sprawny workflow może zagwarantować szereg udogodnień i usprawnień w ramach kluczowych zadań, jakich?

Zadania systemu elektronicznego obiegu faktur EOF?

Wspieranie działu księgowości powinno być wielowymiarowe, a nowoczesne technologie mogą to zapewnić. Jak wynika z przedstawionych korzyści, dobrze dobrany system może sprawić, że praca będzie dużo prostsza, dokładniejsza, ale również o wiele sprawniejsza. W ramach jakich zadań system EOF może odciążyć dział księgowości w firmie?

• procesowanie faktur łącznie z podziałem na rodzaje kosztów,
• przygotowywanie raportów i sprawozdań,
• kontrola dyscypliny budżetowej (o ile system posiada takie rozwiązanie),
• kwestie planowania budżetu,
• przechowywanie dowodów księgowych,
• dbałość o organizację archiwum.

Jak widać, elektroniczny obieg faktur w firmie to sposób na odciążenie działu księgowości w ramach różnych, często bardzo czasochłonnych zadań. Warto jednak zwrócić uwagę, by przeznaczony do tego system był w pełni dostosowany do przedsiębiorstwa, odpowiadał na jego potrzeby i nie powodował komplikacji w przypadku integracji z już wykorzystywanymi narzędziami.