Elektroniczny obieg dokumentów

Miasto w województwie podkarpackim znane jest na całą Polską za sprawą średniowiecznego Zamku potocznie nazywanego „Małym Wawelem”. Obok walory turystycznego jest również siedzibą Urzędu Miasta oraz Gminy od 1975 roku. Pełni ważną rolę dla ok. 12 000 osób zamieszkujących gminę (2020). Instytucja zajmuje się wszelkimi sprawami obywatelski, ale również opracuje strategie rozwoju całego regionu

Zarys projektu

Klient zwrócił się do nas z prośbą o unowocześnienie działania Instytucji. Główną misją projektu było usprawnienie pracy urzędników pod wieloma względami. Dotyczyły one lepszego zarządzania pisma przychodzącymi, ale i dokumentami finansowymi.

Ze względu na charakter pracy administracyjnej, ważne było również to, aby pracownicy posiadali aktualny stan wiedzy o wydawanych rozporządzeniach oraz procedurach administracyjnych.

Zarządzanie pracą działów oraz monitorowanie pracy również zostało poddane ocenie. Aspekt komunikacji pomiędzy pracownikami wymagał cyfrowego rozwiązania, aby szybko przekazywać informacje.

W ramach projektu wdrożone zostały następujące elementy:

• Pisma przychodzące
• Baza wiedzy
• Ewidencja faktur
• Polecenia
• Komunikator wewnętrzny

Realizacja oraz cele projektu

Istotnym elementem pracy urzędu jest sprawna obsługa obywateli w zakresie spraw, zgłaszanych wniosków oraz szybkie ich przetwarzanie. Dlatego ważne było wprowadzenie oraz szybkie umieszczanie oraz ewidencja przychodzących dokumentów w systemie. Zostało to rozwiązane za pomocą funkcji Pisma przychodzące.

W celu optymalizacji oraz organizacji pracy wprowadzone zostały ulepszenia takie jak, Polecenia, które pozwalają przełożonym na delegowanie zadań pracownikom oraz monitorowanie ich poprawnej realizacji. Komunikator wewnętrzny umożliwił poprawę jak i szybkość reakcji w komunikacji pracowników. Aby stan wiedzy pracowników był zawsze aktualny zaimplementowana została Baza wiedzy.

Z kolei by lepiej zarządzać dokumentami finansowymi w urzędy wykorzystaliśmy funkcję Ewidencji faktur.

• Pisma przychodzące – Oddzielenie napływających wniosków, pism oraz innych dokumentów do urzędu od pozostałych dokumentów.
• Baza wiedzy – Miejsce, gdzie znajdują się rozporządzeniach oraz aktualna wiedza ustawodawcza potrzebna pracownikom w codziennej pracy.
• Ewidencja faktur – Umożliwia agregację dokumentów finansowych w jednej bazie oraz szybkie ich wyszukanie oraz podgląd.
• Polecenia – Możliwość zlecanie zadań pracownikom w systemie wraz z wysyłką stosownego powiadomienia.
• Komunikator wewnętrzny – Wsparcie komunikacji pomiędzy pracownikami oraz departamentami Urzędu Miasta oraz Gminy w ramach wykonywania swoich obowiązków.