Elektroniczny obieg dokumentów

Tatrzański Park Narodowy

 

TATRZAŃSKI PARK NARODOWY


Tatrzański Park Narodowy (województwo małopolskie) powstał w 1954 roku. Powierzchnia i zajmuje powierzchnię 21197 ha. Jest jeden z największych parków narodowych w Polsce. Misją jest ochrona środowiska oraz edukacja turystów w tym zakresie. Działalność Parku oraz pracowników wiąże się z dodatkowym nakładem pracy administracyjnej.

elektroniczny obieg dokumentów dla TPN

 

Zarys projektu

 

Celem projektu dla Parku Narodowego była cyfryzacja obiegu dokumentów w kontekście korespondencji trafiającej do TPN. Wykorzystane rozwiązania miały również wspierać organizację dokumentów tak, aby w przyszłości można było skuteczniej nią zarządzać. Ważnym elementem była również optymalizacja nakładu pracy oraz skrócenie czasu oczekiwania przez osoby kierujące pisma do Tatrzańskiego Parku Narodowego.

Wdrożyliśmy między innymi:

  • pisma przychodzące
  • pisma wewnętrzne
  • pisma wychodzące

 

Realizacja oraz cele projektu

 

W ramach projektowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Parku Narodowym, wprowadziliśmy podział pism. Tego typu rozwiązanie cyfrowe umożliwia o wiele szybkie rozdzielenie napływającej korespondencji na Pisma przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne. Dzięki temu korespondencja jest sprawnie segregowana oraz przekazywana bezpośrednio do pracowników obsługujących daną sprawę.

Każdy typ pism znajduje się w oddzielnym rejestrze, co umożliwia o wiele szybsze odnalezienie informacji przez wszystkich pracowników administracyjnych. Projekt zakończył się oddaniem systemu do użytku dla 40 pracowników administracyjnych.

 

Główne korzyści dla klienta

 

  • Możliwość podziału napływającej dokumentacji na wybrane rodzaje (przychodzącą, wychodzącą, wewnętrzna)
  • Szybkie odszukiwanie informacji dzięki podziałowi na kierunek przepływu dokumentu
  • Usprawnienie codziennych obowiązków pracowników instytucji

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij