Elektroniczny obieg dokumentów

Tatrzański Park Narodowy (województwo małopolskie) powstał w 1954 roku. Powierzchnia i zajmuje powierzchnię 21197 ha. Jest jeden z największych parków narodowych w Polsce. Misją jest ochrona środowiska oraz edukacja turystów w tym zakresie. Działalność Parku oraz pracowników wiąże się z dodatkowym nakładem pracy administracyjnej.

Zarys projektu

Celem projektu dla Parku Narodowego była cyfryzacja obiegu dokumentów w kontekście korespondencji trafiającej do TPN. Wykorzystane rozwiązania miały również wspierać organizację dokumentów tak, aby w przyszłości można było skuteczniej nią zarządzać. Ważnym elementem była również optymalizacja nakładu pracy oraz skrócenie czasu oczekiwania przez osoby kierujące pisma do Tatrzańskiego Parku Narodowego.

Wdrożyliśmy między innymi:

• pisma przychodzące
• pisma wewnętrzne
• pisma wychodzące

Realizacja oraz cele projektu

W ramach projektowania systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Parku Narodowym, wprowadziliśmy podział pism. Tego typu rozwiązanie cyfrowe umożliwia o wiele szybkie rozdzielenie napływającej korespondencji na Pisma przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne. Dzięki temu korespondencja jest sprawnie segregowana oraz przekazywana bezpośrednio do pracowników obsługujących daną sprawę.

Każdy typ pism znajduje się w oddzielnym rejestrze, co umożliwia o wiele szybsze odnalezienie informacji przez wszystkich pracowników administracyjnych. Projekt zakończył się oddaniem systemu do użytku dla 40 pracowników administracyjnych.

Główne korzyści dla klienta

• Możliwość podziału napływającej dokumentacji na wybrane rodzaje (przychodzącą, wychodzącą, wewnętrzna)
• Szybkie odszukiwanie informacji dzięki podziałowi na kierunek przepływu dokumentu
• Usprawnienie codziennych obowiązków pracowników instytucji