Automatyzacja i optymalizacja przepływu informacji w firmie dzięki EOD - korzyści

Spis treści

Przepływ informacji w organizacji

Jak zautomatyzować i zoptymalizować obieg dokumentacji w firmie?

Elektroniczny obieg informacji - korzyści

Przepływ informacji w organizacji

W każdej firmie wskazać można szereg elementów, które wpływają na jej prawidłowe funkcjonowanie, jednym z ważniejszych jest przepływ informacji w organizacji. W sytuacji, gdy jego jakość i skuteczność nie są wystarczająco dobre, pojawia się coraz więcej problemów, a efektywność działań drastycznie spada. Problemy na tym polu nie tylko nie pozwalają firmie w pełni się rozwijać, ale również wzmagają frustrację całego zespołu, w związku z czym motywacja pracowników być dużo niższa. Dobra komunikacja wewnętrzna i sprawne zarządzanie informacjami w firmie, sprawiają, że zespół orientuje się w działaniach organizacji, każda osoba ma wystarczającą wiedzę na temat poszczególnych zadań, posiada niezbędne informacje i na bieżąco dowiaduje się o wszelkiego rodzaju zmianach. Na tej podstawie można wyznaczyć nie tylko obowiązki, ale również priorytety w ramach poszczególnych zadań. Ponadto warto pamiętać, że efektywny przepływ informacji w organizacji to solidny fundament – na tej podstawie możliwe jest podejmowanie decyzji biznesowych.

Jak zautomatyzować i zoptymalizować obieg dokumentacji w firmie?

Efektywność w zakresie działania firmy może być osiągnięta dzięki automatyzacji niektórych procesów i optymalizacji przepływów informacji. Dopracowany obieg dokumentacji w firmie to jeden z najważniejszych kroków, które warto w tym celu podjąć. Dodatkowo warto wiedzieć, że może on zapewnić jednocześnie znaczną redukcję kosztów związanych z prowadzeniem biznesu. Elektroniczny obieg dokumentacji w dużej mierze sprowadza się do zastąpienia formy papierowej dokumentów ich wersją elektroniczną, jednak to nie wszystko. Odpowiadnio dobrany  system umożliwi m.in. tworzenie, rejestrowanie, indeksowanie, archiwizowanie, a nawet dystrybuowanie dokumentów. Wprowadzając dobrze dobrany system zarządzania obiegiem dokumentacji zarówno mała, lokalna firma, jak i duże przedsiębiorstwo może osiągnąć szereg korzyści biznesowych bez względu na to, w jakiej branży działa.

Elektroniczny obieg informacji - korzyści

Jak już wspomniano, obieg dokumentacji w wersji elektronicznej ma wiele mocnych stron, warto je poznać - zwłaszcza że cyfryzacja odgrywa obecnie ogromną rolę i zapewnia utrzymanie ciągłości działań biznesowych.

Obieg dokumentacji w firmie zwiększa jej efektywność m.in. dzięki:

• zapewnieniu szybkiego odnajdowania dokumentów i sprawnej pracy na nich,
• zwiększeniu kontroli dostępów do dokumentów dzięki funkcji ról i uprawnień,
• automatyzacji procesów związanych z dokumentami,
• umożliwieniu stworzenia cyfrowego archiwum, w którym łatwiej utrzymać porządek,
• niezakłóconemu dostępowi do dokumentacji w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca,
• umożliwieniu śledzenia, na jakim etapie realizacji jest konkretny dokument, który trafił do obiegu (np. umowy, faktury, wnioski, pisma),
• sprawnej dystrybucji dokumentacji pomiędzy kontrahentami, pracownikami, działami czy klientami,
• wyeliminowaniu ryzyka pominięcia dokumentu lub zapomnienia o nim dzięki funkcji przypomnień.