Spis treści

Przepływ informacji w organizacji

Jak zautomatyzować i zoptymalizować obieg dokumentacji w firmie?

Elektroniczny obieg informacji - korzyści

 

Przepływ informacji w organizacji

W każdej firmie wskazać można szereg elementów, które wpływają na jej prawidłowe funkcjonowanie, jednym z ważniejszych jest przepływ informacji w organizacji. W sytuacji, gdy jego jakość i skuteczność nie są wystarczająco dobre, pojawia się coraz więcej problemów, a efektywność działań drastycznie spada. Problemy na tym polu nie tylko nie pozwalają firmie w pełni się rozwijać, ale również wzmagają frustrację całego zespołu, w związku z czym motywacja pracowników być dużo niższa. Dobra komunikacja wewnętrzna i sprawne zarządzanie informacjami w firmie, sprawiają, że zespół orientuje się w działaniach organizacji, każda osoba ma wystarczającą wiedzę na temat poszczególnych zadań, posiada niezbędne informacje i na bieżąco dowiaduje się o wszelkiego rodzaju zmianach. Na tej podstawie można wyznaczyć nie tylko obowiązki, ale również priorytety w ramach poszczególnych zadań. Ponadto warto pamiętać, że efektywny przepływ informacji w organizacji to solidny fundament – na tej podstawie możliwe jest podejmowanie decyzji biznesowych.

shutterstock_1197525763-min.jpg [69.82 KB]

Jak zautomatyzować i zoptymalizować obieg dokumentacji w firmie?

Efektywność w zakresie działania firmy może być osiągnięta dzięki automatyzacji niektórych procesów i optymalizacji przepływów informacji. Dopracowany obieg dokumentacji w firmie to jeden z najważniejszych kroków, które warto w tym celu podjąć. Dodatkowo warto wiedzieć, że może on zapewnić jednocześnie znaczną redukcję kosztów związanych z prowadzeniem biznesu. Elektroniczny obieg dokumentacji w dużej mierze sprowadza się do zastąpienia formy papierowej dokumentów ich wersją elektroniczną, jednak to nie wszystko. Odpowiadnio dobrany  system umożliwi m.in. tworzenie, rejestrowanie, indeksowanie, archiwizowanie, a nawet dystrybuowanie dokumentów. Wprowadzając dobrze dobrany system zarządzania obiegiem dokumentacji zarówno mała, lokalna firma, jak i duże przedsiębiorstwo może osiągnąć szereg korzyści biznesowych bez względu na to, w jakiej branży działa.

 

Elektroniczny obieg informacji - korzyści

Jak już wspomniano, obieg dokumentacji w wersji elektronicznej ma wiele mocnych stron, warto je poznać - zwłaszcza że cyfryzacja odgrywa obecnie ogromną rolę i zapewnia utrzymanie ciągłości działań biznesowych.

Obieg dokumentacji w firmie zwiększa jej efektywność m.in. dzięki:

  • zapewnieniu szybkiego odnajdowania dokumentów i sprawnej pracy na nich,
  • zwiększeniu kontroli dostępów do dokumentów dzięki funkcji ról i uprawnień,
  • automatyzacji procesów związanych z dokumentami,
  • umożliwieniu stworzenia cyfrowego archiwum, w którym łatwiej utrzymać porządek,
  • niezakłóconemu dostępowi do dokumentacji w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca,
  • umożliwieniu śledzenia, na jakim etapie realizacji jest konkretny dokument, który trafił do obiegu (np. umowy, faktury, wnioski, pisma),
  • sprawnej dystrybucji dokumentacji pomiędzy kontrahentami, pracownikami, działami czy klientami,
  • wyeliminowaniu ryzyka pominięcia dokumentu lub zapomnienia o nim dzięki funkcji przypomnień.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij

Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?

20 stycznia 2024
shutterstock_435951994-min.jpg

Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją

arrow-long-right

Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

02 listopada 2023
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie_.webp

Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?

arrow-long-right

Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

24 października 2023
Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.webp

Modernizacje w firmie przybierają różne formy, jedną z nich jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie daje możliwość stworzenia nowoczesnego systemu pracy, jednak wprowadzenie każdej poważnej zmiany w przedsiębiorstwie powinno być dokładnie zaplanowane. Dowiedz się, jak przygotować firmę i opracować idealny plan wdrożenia EOD!