jak wybrać eod.jpg [159.75 KB]

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Systemy informatyczne służące do elektronicznego obiegu dokumentów to aplikacje bazujące na nowoczesnych technologiach, dedykowane biznesom. Umożliwiają one wyeliminowanie papierowych dokumentów i zastąpienie ich wersjami elektronicznymi, a także pozwalają na digitalizację szeregu procesów związanych z obiegiem dokumentów – m.in. z ich sporządzaniem, dystrybuowaniem, przechowywaniem czy katalogowaniem. System elektronicznego obiegu dokumentów stanowi niejednokrotnie odpowiedź na współczesne potrzeby firm, wiele oczywiście zależy w tej kwestii od wyboru rzetelnego dostawcy usług. W związku z tym, że efektywne zarządzanie dokumentami jest podstawą funkcjonowania każdej organizacji, to właśnie od wyboru systemu zależy osiągnięcie korzyści, które oferują dobre systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Wśród licznych zalet rozwiązania warto wymienić m.in.:

  • większą efektywność,
  • bieżący dostęp do danych (w ramach przyznanych dostępów),
  • przyspieszenie procesów związanych z obiegiem dokumentacji,
  • ograniczenie kosztów,
  • działanie w duchu paperless i pozytywny wizerunek firmy,
  • dowolność w zakresie projektowania własnego workflow,
  • zgodność ochrony dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawnymi,
  • zminimalizowanie pomyłek i szybka ich poprawa.

 Więcej szczegółów o systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów znajdziesz na dedykowanej stronie!

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów?

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów ma, jak widać, wiele plusów i może przynieść przedsiębiorstwu liczne korzyści. Kwestia jego wyboru nie należy jednak do łatwych i może nasuwać szereg wątpliwości. Dobór odpowiedniego narzędzia jest bardzo istotny, stawiając na nieefektywne rozwiązanie, nie można oczekiwać, że będzie ono usprawniało działania firmy, a podmiot osiągnie z jego pomocą zyski. Na co więc zwrócić uwagę? Wybierając elektroniczny system obiegu dokumentów (ESOD), warto zorientować się, czy jest wyposażony w m.in. takie  funkcjonalności jak:

 

  • kategoryzacja dokumentów,
  • określanie ról i nadawanie uprawnień (system ról oraz uprawnień),
  • możliwość korzystania z systemu na urządzeniach mobilnych,
  • podgląd PDF dokumentów oraz obsługa OCR,
  • funkcja powiadomień,
  • integracje z GUS oraz tabelą kursów NBP,
  • projektowanie własnych obiegów dokumentów łącznie z samodzielną konfiguracją.

 

Ponadto warto stworzyć swego rodzaju listę oczekiwań własnych, a także skonsultować się w tym aspekcie z pracownikami - być może dostrzegają oni problemy w odmiennych obszarach. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być również bezpieczny, zrozumiały w obsłudze i na tyle prosty, by jego wprowadzenie nie wymagało nadprogramowych szkoleń. Należy także zwrócić uwagę na możliwość adaptacji narzędzia do już istniejącej w ramach przedsiębiorstwa infrastruktury i możliwość koordynacji z wykorzystywanymi rozwiązaniami. Nie mniej ważna jest kwestia użyteczności modułów, opcji ich rozbudowy i zmiany oraz skalowalności samego oprogramowania. Dokonując wyboru z uwzględnieniem powyższych czynników, firma może oczekiwać, że inwestycja przyniesie realne korzyści, zapewni jej przewagę nad konkurencją, a także umożliwi niezakłócony rozwój.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij

Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?

23 listopada 2023
Low-code - szybsze projektowanie i wdrażanie systemów IT

Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją

arrow-long-right

Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

02 listopada 2023
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie_.webp

Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?

arrow-long-right

Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

24 października 2023
Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.webp

Modernizacje w firmie przybierają różne formy, jedną z nich jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie daje możliwość stworzenia nowoczesnego systemu pracy, jednak wprowadzenie każdej poważnej zmiany w przedsiębiorstwie powinno być dokładnie zaplanowane. Dowiedz się, jak przygotować firmę i opracować idealny plan wdrożenia EOD!