Jak wybrać system do Elektronicznego obiegu dokumentów? Na co zwrócić uwagę?

Czym jest system elektronicznego obiegu dokumentów?

Systemy informatyczne służące do elektronicznego obiegu dokumentów to aplikacje bazujące na nowoczesnych technologiach, dedykowane biznesom. Umożliwiają one wyeliminowanie papierowych dokumentów i zastąpienie ich wersjami elektronicznymi, a także pozwalają na digitalizację szeregu procesów związanych z obiegiem dokumentów – m.in. z ich sporządzaniem, dystrybuowaniem, przechowywaniem czy katalogowaniem. System elektronicznego obiegu dokumentów stanowi niejednokrotnie odpowiedź na współczesne potrzeby firm, wiele oczywiście zależy w tej kwestii od wyboru rzetelnego dostawcy usług. W związku z tym, że efektywne zarządzanie dokumentami jest podstawą funkcjonowania każdej organizacji, to właśnie od wyboru systemu zależy osiągnięcie korzyści, które oferują dobre systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Wśród licznych zalet rozwiązania warto wymienić m.in.:

• większą efektywność,
• bieżący dostęp do danych (w ramach przyznanych dostępów),
• przyspieszenie procesów związanych z obiegiem dokumentacji,
• ograniczenie kosztów,
• działanie w duchu paperless i pozytywny wizerunek firmy,
• dowolność w zakresie projektowania własnego workflow,
• zgodność ochrony dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawnymi,
• zminimalizowanie pomyłek i szybka ich poprawa.

Na co zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów?

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów ma, jak widać, wiele plusów i może przynieść przedsiębiorstwu liczne korzyści. Kwestia jego wyboru nie należy jednak do łatwych i może nasuwać szereg wątpliwości. Dobór odpowiedniego narzędzia jest bardzo istotny, stawiając na nieefektywne rozwiązanie, nie można oczekiwać, że będzie ono usprawniało działania firmy, a podmiot osiągnie z jego pomocą zyski. Na co więc zwrócić uwagę? Wybierając elektroniczny system obiegu dokumentów (ESOD), warto zorientować się, czy jest wyposażony w m.in. takie  funkcjonalności jak:

• kategoryzacja dokumentów,
• określanie ról i nadawanie uprawnień (system ról oraz uprawnień),
• możliwość korzystania z systemu na urządzeniach mobilnych,
• podgląd PDF dokumentów oraz obsługa OCR,
• funkcja powiadomień,
• integracje z GUS oraz tabelą kursów NBP,
• projektowanie własnych obiegów dokumentów łącznie z samodzielną konfiguracją.

Ponadto warto stworzyć swego rodzaju listę oczekiwań własnych, a także skonsultować się w tym aspekcie z pracownikami - być może dostrzegają oni problemy w odmiennych obszarach. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być również bezpieczny, zrozumiały w obsłudze i na tyle prosty, by jego wprowadzenie nie wymagało nadprogramowych szkoleń. Należy także zwrócić uwagę na możliwość adaptacji narzędzia do już istniejącej w ramach przedsiębiorstwa infrastruktury i możliwość koordynacji z wykorzystywanymi rozwiązaniami. Nie mniej ważna jest kwestia użyteczności modułów, opcji ich rozbudowy i zmiany oraz skalowalności samego oprogramowania. Dokonując wyboru z uwzględnieniem powyższych czynników, firma może oczekiwać, że inwestycja przyniesie realne korzyści, zapewni jej przewagę nad konkurencją, a także umożliwi niezakłócony rozwój.