System do elektronicznego obiegu dokumentów – jak wybrać najlepszy?

System do elektronicznego obiegu dokumentów – dlaczego warto?

Oprogramowanie do obiegu dokumentów (system EOD) pozwala wygodnie zarządzać przepływem dokumentów w wersji elektronicznej w całej firmie. Jak to wygląda w praktyce? Koniec drukowania kolejnych kopii, przekładania dokumentów z biurka na biurka, wertowania segregatorów czy poszukiwania zaginionych egzemplarzy. Sporządzanie, dystrybuowanie i przechowywanie dokumentów jest prostsze, a dodatkowo redukuje koszty finansowe związane z archiwizacją.

Codzienna wygoda to nie wszystko – biuro bez papieru pracuje efektywniej. Digitalizacja dokumentów to ogromny krok w stronę automatyzacji procesów biznesowych, czyli ich usprawnienia i zwiększenia efektywności całej firmy. Dokumenty w wersji elektronicznej krążą po firmie po z góry ustalonych ścieżkach i trafiają do uprawnionych osób, których akceptacja jest niezbędna. To oznacza krótsze procesy i koniec zastanawiania się, na czyim biurku utknął niepodpisany dotąd dokument.

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów – na co zwrócić uwagę?

Jeśli decyzja o wdrożeniu systemu EOD już została podjęta, Twój następny krok to analiza rynku pod kątem konkretnych rozwiązań. To ważny moment. Wybór oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która nadaje tempo i kierunek rozwoju firmy.

Na czym się skupić, wybierając elektroniczny system obiegu dokumentów? Za punkt wyjścia weź realne potrzeby swojego biznesu, a następnie upewnij się, co dostawca gwarantuje Ci w ramach swojej oferty.

Żeby ułatwić Ci to zadanie, na poniższej liście ujęliśmy najważniejsze kwestie, które warto sprawdzić na tym etapie. Każdy z punktów doprecyzowaliśmy przykładem nawiązującym do naszej autorskiej platformy LOGITO low-code, za pomocą której zamodelujesz dowolny obieg dokumentów (workflow) w swojej firmie.

1. Funkcjonalności systemu EOD dopasowane do potrzeb firmy

Oprogramowanie do obiegu dokumentów ma odzwierciedlać procesy, które zachodzą w firmie – digitalizować je, automatyzować i przyspieszać. Co jest warunkiem koniecznym? Pełna elastyczność systemu, który nie będzie wymagał od Twojego biznesu żadnych kompromisów. Podczas rozmowy z dostawcą oprogramowania przedstaw dokładne wytyczne lub ze szczegółami omów problemy, z jakimi mierzy się Twoja firma.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

Połączenie autorskiego rozwiązania i technologii low-code daje nam nieograniczone możliwości dostosowania się indywidualnych potrzeb każdego biznesu. Z LOGITO low-code usprawnisz działanie w firmy w każdym obszarze i w ramach dowolnego procesu. Nasz ekspert zada Ci szereg pytań o wyzwania, przed którymi stoi Twój biznes, i zaproponuje najbardziej optymalne rozwiązania.

Przykład? Wybrane funkcjonalności LOGITO low-code to:

• kategoryzacja dokumentów,
• określanie ról i nadawanie uprawnień (system ról oraz uprawnień),
• możliwość korzystania z systemu na urządzeniach mobilnych,
• podgląd PDF dokumentów oraz obsługa OCR,
• funkcja powiadomień,
• integracje z GUS oraz tabelą kursów NBP,
• projektowanie własnych obiegów dokumentów łącznie z samodzielną konfiguracją.
  
  

2. Przebieg wdrożenia systemu EOD

Wdrożenie każdego oprogramowania do obiegu dokumentów przebiega etapami. W zależności od ilości obszarów i procesów, które mają zostać zoptymalizowane, może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Zwróć uwagę na to, jak dostawca systemu EOD podchodzi do kwestii analiz, od których zależy powodzenie projektu, oraz jakie wsparcie oferuje już po wdrożeniu.

W przypadku rozbudowanych wdrożeń analiza przedwdrożeniowa to ważny krok, który pozwala trafniej dopasować rozwiązania do potrzeb firmy, a dodatkowo zapobiega mnożeniu poprawek i generowaniu dodatkowych kosztów.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

W naszym przypadku kolejne etapy wdrożenia obejmują:

• analizę potrzeb, podczas której precyzujemy potrzeby firmy oraz ustalamy, jakie problemy rozwiążemy dzięki LOGITO,
• stworzenie MVP produktu i testowanie przez użytkowników,
• instalacja i uruchomienie produkcyjne platformy,
• szkolenie w formie warsztatów,
• wsparcie powdrożeniowe i skalowanie rozwiązania.

3. Integracja z infrastrukturą firmy

Upewnij się, że system EOD umożliwia łatwą integrację z innymi narzędziami, których na co dzień używa Twój zespół, np. systemem ERP, CRM czy finansowo-księgowym. W ten sposób maksymalnie zwiększysz efektywność operacyjną oprogramowania i zyskasz pełną kontrolę nad procesami w firmie. Dodatkowo sprawny przepływ informacji w formie oznacza skuteczną współpracę pomiędzy działami.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

Ponieważ LOGITO to nasze autorskie rozwiązanie, zapewniamy naszym klientom możliwość integracji z dowolnym narzędziem zewnętrznym. Elastyczność platformy LOGITO na większość zapytań od naszych klientów pozwala nam odpowiadać: „Tak, możemy to wdrożyć”.

4. Intuicyjność i wygoda korzystania

Wybierając oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów, weź pod uwagę użyteczność rozwiązania. Ważny jest nie tylko codzienny komfort końcowych użytkowników aplikacji, ale również wygoda zespołu zarządzającego procesami. Upewnij się, że narzędzie jest wygodne, a dostawca oprogramowania oferuje dedykowane szkolenia.  

Z punktu widzenia pracowników kluczowy jest przejrzysty interfejs i intuicyjna obsługa, które ułatwią wdrożenie się do pracy z systemem, a w dłuższej perspektywie – będą zwiększać efektywność.  

Jeśli Twoja firma ma zasoby, które pozwolą Ci samodzielne projektować i modyfikować obiegi dokumentów, zwróć uwagę na zastosowaną metodykę pracy.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

Tworząc LOGITO, postawiliśmy na wygodę obu stron – zarówno użytkowników końcowych (np. księgowych, managerów, pracowników działu HR), jak i specjalistów zajmujących się cyfryzacją biznesu (np. dział IT, citizen developer).

Klienci podkreślają intuicyjność naszej platformy, a w razie potrzeby korzystają z warsztatów wdrożeniowych, po których wiedzą, jak pracować szybciej i wykorzystywać platformę w 100%. Modelowanie procesów (workflow) w LOGITO opiera się na metodyce BPMN, co doceniają firmy szukające intuicyjnego narzędzia zgodnego ze standardami międzynarodowymi.

5. Koszty wdrożenia i utrzymania

Ostateczny koszt oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów zależy od kilku czynników, w tym wielkości firmy, ilości procesów, które chcemy zautomatyzować, oraz specyfiki rozwiązania i samego dostawcy.

Już na etapie analizy rynku upewnij się, ile wynoszą koszty długoterminowe, w tym dodatkowe licencje i skalowanie rozwiązania.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

W przypadku LOGITO low-code na koszty wdrożenia składają się:

• licencja za dostęp do systemu,
• licencja za użytkownika,
• analiza przedwdrożeniowa,
• wybrane moduły (gotowe/dedykowane),
• dodatkowe integracje,
• koszt serwera po naszej stronie i opieki administracyjnej (opcjonalnie),
• szkolenia użytkowników biznesowych i administratorów.

6. System EOD – technologia i skalowanie rozwiązania

Zmiana jest nieodłącznym elementem biznesu. Najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów jest elastyczne, dzięki czemu pozwala szybko, bezpiecznie i skutecznie wprowadzać konieczne modyfikacje oraz projektować kolejne procesy.

Na etapie wyboru oprogramowania sprawdź, z jakimi kosztami wiąże się wprowadzanie zmian i skalowanie rozwiązania, a także ile czasu będzie potrzebne na dodatkowe wdrożenia. Upewnij się, że to system EOD będzie dopasowywał się do Twojej firmy, a nie na odwrót.

Na przykładzie platformy LOGITO low-code

Siłą LOGITO jest technologia low-code, dzięki której personalizacja modułów, wprowadzenie zmian w istniejących procesach i optymalizacja kolejnych obszarów w firmie jest tańsza i mniej czasochłonna. Zamiast cennych godzin programisty, wystarczy znajomość procesów i minimalna wiedza techniczna.

Jeśli nie masz zasobów IT w swoje firmie, zostaw nam administrowaniem Twoimi procesami. Korzyści finansowe i oszczędność czasu pozostaną takie same.