Platformy do zarządzania e-dokumentacją w firmie. Systemy workflow to przyszłość

Spis treści

Systemy workflow – co to jest?

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną – co warto wiedzieć?

Podsumowanie - Systemy workflow

Systemy workflow – co to jest?

System workflow to narzędzie pomagające w modelowaniu różnych procesów biznesowych. Angielski termin workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza przepływ pracy. To określenie jest kluczowe w wyjaśnieniu najważniejszych zasad, jakimi rządzą się tego typu systemy. Każdy proces biznesowy składa się z następujących po sobie w określonej kolejności zadań i kroków, system workflow jest odpowiedzialny za ich usprawnienie i kontrolowanie poprzez prawidłową wymianę poszczególnych elementów. Ulepszenie przepływu pracy może być osiągnięte m.in. poprzez odpowiednie zarządzanie dokumentacją elektroniczną w firmie.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną to nowoczesne rozwiązanie, pozwalające na uproszczenie wielu różnych procedur, a także zapewniające oszczędność czasu oraz porządek na kolejnych etapach działania. Jednym z dostępnych rozwiązań, zasługujących na uwagę jest platforma do projektowania workflow LOGITO. Z jej pomocą można zorganizować i zoptymalizować różnego rodzaju procesy – od tych o mniejszej wadze po kluczowe, a mogą to być m.in.:

• procesy związane z zarządzaniem,
• logistyką,
• obsługą klienta,
• gospodarowaniem środkami trwałymi,
• rekrutacją pracowników,
• pracą nad nowymi projektami,
• czy planowaniem rozwoju firmy.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną – co warto wiedzieć?

Dokumentacja elektroniczna to obecnie coraz częściej spotykana forma, chętnie wprowadzana zarówno w mniejszych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną wymaga wdrożenia określonego systemu. Jednak by osiągnąć pełną efektywność, należy wybrać odpowiedniego dostawcę usług, który zagwarantuje pełne bezpieczeństwo i dopasowanie funkcjonalności do profilu danej firmy, a nawet możliwość dowolnego zestawienia gotowych modułów lub zaprojektowania ich według własnego uznania. Na co zwrócić uwagę przy wyborze platformy workflow?

Naczelną zasadą, którą powinno się kierować jest założenie, aby obieg dokumentów był szybki i sprawny, a to z kolei może zagwarantować tylko obieg elektroniczny. Pierwszym krokiem, mogącym przybliżyć firmę do takiego stanu rzeczy jest digitalizacja dokumentów. Dobry system nie sprowadza się jednak wyłącznie do ułatwienia zmiany dokumentacji papierowej na wersję elektroniczną, a oferuje dodatkowo szereg ważnych funkcjonalności. Jedną z bardziej pomocnych jest opcja nadawania pracownikom określonych dostępów do dokumentacji firmowej, wielopoziomowy system ról gwarantuje, że każdy pracownik otrzyma odpowiedni zakres uprawnień. Cyfryzacją należy również objąć ścieżki obiegu dokumentów, czyli ich przekazywanie, odbieranie, akceptację – dzięki elektronicznemu obiegowi z łatwością można monitorować proces każdego dokumentu.

Najważniejsze jest dostosowanie

Odpowiednia platforma powinna ponadto być w pełni dopasowana do wymagań firmy, a nawet poszczególnych działów – dobre systemy wykorzystują mechanizmy low-code, dzięki czemu możne je w pełni dostosować, biorąc pod uwagę faktyczne, indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa.

Podsumowanie - Systemy workflow

Profesjonalne rozwiązania tego rodzaju powinny odznaczać się zatem przede wszystkim elastyczną strukturą, pełną integralnością z innymi systemami w firmie, intuicyjnością obsługi, a także maksymalnym bezpieczeństwem. Nie można również zapominać o stabilności - platformy dobrej jakości oferują w tym celu rozbudowane mechanizmy wersjonowania, które w dużej mierze sprowadzają się do utrzymania oraz kontroli przez dostawcę np. procesu, czy oprogramowania. Funkcja wersjonowania odgrywa ogromną rolę w przypadku m.in. wprowadzania zmian, czy przeprowadzania testów. Oprócz znacznego przyspieszenia tempa wdrożeń mechanizmy wersjonowania zapewniają szereg korzyści biznesowych, przekładających się na skalowalność firmy oraz efektywność biznesową.

Tak dobrana platforma wyposażona w system wspomagania obiegu dokumentów zapewni firmie m.in.:

1. Oszczędność czasu
   Dotyczy ona każdego etapu procesowania dokumentów, szybciej przebiega zarówno przekazywanie, czy wyszukiwanie dokumentacji, jak również praca na niej. Wygenerowane w ten sposób nadwyżki czasowe, powstające m.in. dzięki redukcji powtarzalnych zadań typowo administracyjnych, można przeznaczyć na inne działania.

2. Ograniczenie kosztów
   Redukcja w zakresie nakładów możliwa jest zarówno dzięki ograniczeniu wydatków związanych z drukowaniem dokumentów, eksploatacją urządzeń, jak również związanych z jej przekazywaniem za pośrednictwem poczty, czy kurierów. Spora oszczędność wynika również z faktu, że niepotrzebne staje się wydzielenie osobnej przestrzeni, pełniącej rolę fizycznego archiwum, ponieważ dokumentacja przechowywana jest bezpiecznie w wersji cyfrowej.

3. Zminimalizowanie liczby błędów
   Rozwiązanie pozwala na znacznie większą kontrolę, a takie funkcjonalności jak np. rejestr zmian gwarantuje o wiele skuteczniejszą weryfikację oraz znaczną redukcję błędów.

4. Systematyzację pracy i wprowadzenie ładu do kolejnych procedur
   Dzięki takim funkcjom jak np. system ról oraz uprawnień można w łatwy sposób usystematyzować pracę – każdy pracownik ma jasno określone zadania oraz terminy, a także zakres dostępu, który może być w każdym momencie modyfikowany. W utrzymaniu ładu pomagają również powiadomienia systemowe lub e-mail.

5. Monitorowanie postępów zmian
   takie funkcjonalności jak m.in. przypisywanie ról, ustalanie terminów, czy rejestr zmian pozwalają na bieżąco monitorować postępy pracy i kontrolować ewentualne przestoje w procesowaniu dokumentów.

6. Szybszy rozwój
   Usprawnienie procesów w firmie przekłada się na większą efektywność pracy, co z kolei pozytywnie wpływa na rozwój oraz wzrost konkurencyjności.

Jak widać, systemy workflow nie są wyłącznie aktualnym trendem w funkcjonowaniu firm, a narzędziem pozwalającym realnie wkroczyć w erę cyfryzacji. Usprawnienia kolejnych procesów biznesowych, jakie umożliwiają tego typu rozwiązania, mogą być źródłem sporych oszczędności i pozytywnie wpływać na rozwój przedsiębiorstwa niezależnie od branży, czy wielkości. Low-code oraz wykorzystanie BPMN (Business Process Model and Notation) pozwalają na projektowanie procesów biznesowych w każdym obszarze funkcjonowania firmy, a rozwiązania mogą być opracowywane w duchu MVP (Minimum Viable Product). To sprawia, że można otrzymać swego rodzaju prototyp (np. danego procesu), testować go, a następnie rozbudowywać zgodnie z indywidualnymi preferencjami, by system był maksymalnie dostosowany do wymagań.

Z punktu widzenia biznesowego osiąga się więc efektywność biznesową przy niższym nakładzie finansowym. Oprócz oszczędności, szerokich możliwości rozwoju i w efekcie osiągnięcia sukcesu biznesowego dobrze jest zdawać sobie sprawę, że cyfryzacja m.in. procesów firmowych jest powiązana z proekologicznym podejściem paperless. Funkcjonowanie w duchu paperless może zapewnić przedsiębiorstwu dodatkowe korzyści związane z wizerunkiem – firmy działające z poszanowaniem środowiska naturalnego są postrzegane jako nowoczesne i odpowiedzialne, można więc dodatkowo zyskać w oczach klientów, kontrahentów, czy inwestorów. Warto pamiętać, że digitalizacja nie jest już przyszłością - to teraźniejszość, a unikanie nowoczesnych technologii może stanowić powód, dla którego firma zamiast się rozwijać, stoi w miejscu.

O tym, jak konfigurować lub zaprojektować dowolny proces w organizacji od obiegu faktur po obieg wniosku o pracę zdalną, czy urlop dowiesz się z dwóch 2 wpisów na  blogu LOGITO.