Spis treści

Systemy workflow – co to jest?

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną – co warto wiedzieć?

Podsumowanie - Systemy workflow

 

Systemy workflow – co to jest?

System workflow to narzędzie pomagające w modelowaniu różnych procesów biznesowych. Angielski termin workflow w dosłownym tłumaczeniu oznacza przepływ pracy. To określenie jest kluczowe w wyjaśnieniu najważniejszych zasad, jakimi rządzą się tego typu systemy. Każdy proces biznesowy składa się z następujących po sobie w określonej kolejności zadań i kroków, system workflow jest odpowiedzialny za ich usprawnienie i kontrolowanie poprzez prawidłową wymianę poszczególnych elementów. Ulepszenie przepływu pracy może być osiągnięte m.in. poprzez odpowiednie zarządzanie dokumentacją elektroniczną w firmie.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną to nowoczesne rozwiązanie, pozwalające na uproszczenie wielu różnych procedur, a także zapewniające oszczędność czasu oraz porządek na kolejnych etapach działania. Jednym z dostępnych rozwiązań, zasługujących na uwagę jest platforma do projektowania workflow LOGITO. Z jej pomocą można zorganizować i zoptymalizować różnego rodzaju procesy – od tych o mniejszej wadze po kluczowe, a mogą to być m.in.:

  • procesy związane z zarządzaniem,
  • logistyką,
  • obsługą klienta,
  • gospodarowaniem środkami trwałymi,
  • rekrutacją pracowników,
  • pracą nad nowymi projektami,
  • czy planowaniem rozwoju firmy.

 

Chcesz dowiedzieć się, czy obszar działania Twojej firmy również może zostać udoskonalony? Lub zastanawiasz się, w jaki sposób miałby wyglądać proces workflow dedykowany Tobie?

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną – co warto wiedzieć?

Dokumentacja elektroniczna to obecnie coraz częściej spotykana forma, chętnie wprowadzana zarówno w mniejszych, jak i dużych przedsiębiorstwach. Zarządzanie dokumentacją elektroniczną wymaga wdrożenia określonego systemu. Jednak by osiągnąć pełną efektywność, należy wybrać odpowiedniego dostawcę usług, który zagwarantuje pełne bezpieczeństwo i dopasowanie funkcjonalności do profilu danej firmy, a nawet możliwość dowolnego zestawienia gotowych modułów lub zaprojektowania ich według własnego uznania. Na co zwrócić uwagę przy wyborze platformy workflow?

Naczelną zasadą, którą powinno się kierować jest założenie, aby obieg dokumentów był szybki i sprawny, a to z kolei może zagwarantować tylko obieg elektroniczny. Pierwszym krokiem, mogącym przybliżyć firmę do takiego stanu rzeczy jest digitalizacja dokumentów. Dobry system nie sprowadza się jednak wyłącznie do ułatwienia zmiany dokumentacji papierowej na wersję elektroniczną, a oferuje dodatkowo szereg ważnych funkcjonalności. Jedną z bardziej pomocnych jest opcja nadawania pracownikom określonych dostępów do dokumentacji firmowej, wielopoziomowy system ról gwarantuje, że każdy pracownik otrzyma odpowiedni zakres uprawnień. Cyfryzacją należy również objąć ścieżki obiegu dokumentów, czyli ich przekazywanie, odbieranie, akceptację – dzięki elektronicznemu obiegowi z łatwością można monitorować proces każdego dokumentu.

 

Najważniejsze jest dostosowanie

Odpowiednia platforma powinna ponadto być w pełni dopasowana do wymagań firmy, a nawet poszczególnych działów – dobre systemy wykorzystują mechanizmy low-code, dzięki czemu możne je w pełni dostosować, biorąc pod uwagę faktyczne, indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa.

 

Podsumowanie - Systemy workflow

Profesjonalne rozwiązania tego rodzaju powinny odznaczać się zatem przede wszystkim elastyczną strukturą, pełną integralnością z innymi systemami w firmie, intuicyjnością obsługi, a także maksymalnym bezpieczeństwem. Nie można również zapominać o stabilności - platformy dobrej jakości oferują w tym celu rozbudowane mechanizmy wersjonowania, które w dużej mierze sprowadzają się do utrzymania oraz kontroli przez dostawcę np. procesu, czy oprogramowania. Funkcja wersjonowania odgrywa ogromną rolę w przypadku m.in. wprowadzania zmian, czy przeprowadzania testów. Oprócz znacznego przyspieszenia tempa wdrożeń mechanizmy wersjonowania zapewniają szereg korzyści biznesowych, przekładających się na skalowalność firmy oraz efektywność biznesową.

Tak dobrana platforma wyposażona w system wspomagania obiegu dokumentów zapewni firmie m.in.:

 

  1. Oszczędność czasu
    Dotyczy ona każdego etapu procesowania dokumentów, szybciej przebiega zarówno przekazywanie, czy wyszukiwanie dokumentacji, jak również praca na niej. Wygenerowane w ten sposób nadwyżki czasowe, powstające m.in. dzięki redukcji powtarzalnych zadań typowo administracyjnych, można przeznaczyć na inne działania.

  2. Ograniczenie kosztów
    Redukcja w zakresie nakładów możliwa jest zarówno dzięki ograniczeniu wydatków związanych z drukowaniem dokumentów, eksploatacją urządzeń, jak również związanych z jej przekazywaniem za pośrednictwem poczty, czy kurierów. Spora oszczędność wynika również z faktu, że niepotrzebne staje się wydzielenie osobnej przestrzeni, pełniącej rolę fizycznego archiwum, ponieważ dokumentacja przechowywana jest bezpiecznie w wersji cyfrowej.

  3. Zminimalizowanie liczby błędów
    Rozwiązanie pozwala na znacznie większą kontrolę, a takie funkcjonalności jak np. rejestr zmian gwarantuje o wiele skuteczniejszą weryfikację oraz znaczną redukcję błędów.

  4. Systematyzację pracy i wprowadzenie ładu do kolejnych procedur
    Dzięki takim funkcjom jak np. system ról oraz uprawnień można w łatwy sposób usystematyzować pracę – każdy pracownik ma jasno określone zadania oraz terminy, a także zakres dostępu, który może być w każdym momencie modyfikowany. W utrzymaniu ładu pomagają również powiadomienia systemowe lub e-mail.

  5. Monitorowanie postępów zmian
    takie funkcjonalności jak m.in. przypisywanie ról, ustalanie terminów, czy rejestr zmian pozwalają na bieżąco monitorować postępy pracy i kontrolować ewentualne przestoje w procesowaniu dokumentów.

  6. Szybszy rozwój
    Usprawnienie procesów w firmie przekłada się na większą efektywność pracy, co z kolei pozytywnie wpływa na rozwój oraz wzrost konkurencyjności.

 

Jak widać, systemy workflow nie są wyłącznie aktualnym trendem w funkcjonowaniu firm, a narzędziem pozwalającym realnie wkroczyć w erę cyfryzacji. Usprawnienia kolejnych procesów biznesowych, jakie umożliwiają tego typu rozwiązania, mogą być źródłem sporych oszczędności i pozytywnie wpływać na rozwój przedsiębiorstwa niezależnie od branży, czy wielkości. Low-code oraz wykorzystanie BPMN (Business Process Model and Notation) pozwalają na projektowanie procesów biznesowych w każdym obszarze funkcjonowania firmy, a rozwiązania mogą być opracowywane w duchu MVP (Minimum Viable Product). To sprawia, że można otrzymać swego rodzaju prototyp (np. danego procesu), testować go, a następnie rozbudowywać zgodnie z indywidualnymi preferencjami, by system był maksymalnie dostosowany do wymagań.

Z punktu widzenia biznesowego osiąga się więc efektywność biznesową przy niższym nakładzie finansowym. Oprócz oszczędności, szerokich możliwości rozwoju i w efekcie osiągnięcia sukcesu biznesowego dobrze jest zdawać sobie sprawę, że cyfryzacja m.in. procesów firmowych jest powiązana z proekologicznym podejściem paperless. Funkcjonowanie w duchu paperless może zapewnić przedsiębiorstwu dodatkowe korzyści związane z wizerunkiem – firmy działające z poszanowaniem środowiska naturalnego są postrzegane jako nowoczesne i odpowiedzialne, można więc dodatkowo zyskać w oczach klientów, kontrahentów, czy inwestorów. Warto pamiętać, że digitalizacja nie jest już przyszłością - to teraźniejszość, a unikanie nowoczesnych technologii może stanowić powód, dla którego firma zamiast się rozwijać, stoi w miejscu.

O tym, jak konfigurować lub zaprojektować dowolny proces w organizacji od obiegu faktur po obieg wniosku o pracę zdalną, czy urlop dowiesz się z dwóch 2 wpisów na  blogu LOGITO.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij

Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?

23 listopada 2023
Low-code - szybsze projektowanie i wdrażanie systemów IT

Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją

arrow-long-right

Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?

02 listopada 2023
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie_.webp

Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?

arrow-long-right

Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

24 października 2023
Poznaj etapy wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów.webp

Modernizacje w firmie przybierają różne formy, jedną z nich jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie daje możliwość stworzenia nowoczesnego systemu pracy, jednak wprowadzenie każdej poważnej zmiany w przedsiębiorstwie powinno być dokładnie zaplanowane. Dowiedz się, jak przygotować firmę i opracować idealny plan wdrożenia EOD!