Zalety elektronicznego obiegu i opiniowania umów

Spis treści

Czym jest elektroniczny obieg umów?

Zalety i funkcjonalności elektronicznego opiniowania umów

Dlaczego Twój biznes potrzebuje elektronicznego opiniowania umów?

Czym jest elektroniczny obieg umów?

Elektroniczny obieg umów to proces zarządzania umowami oparty o systemy elektroniczne, umożliwiające m.in. automatyzację niektórych działań. Stanowi wyjątkowo korzystną alternatywę dla tradycyjnego obiegu dokumentacji (w tym również umów), odbywającego się w formie papierowej.

Ułatwia unowocześnienie organizacji pracy i przepływu informacji w przedsiębiorstwie dzięki posługiwaniu się zdigitalizowaną formą dokumentów i realizacji kolejnych etapów ich procesowania z poziomu dedykowanej platformy. Elektroniczny obieg umów w firmie wpływa pozytywnie na to, jak firma postrzegana jest na rynku – zarówno przez kontrahentów oraz partnerów biznesowych, jak i klientów, czy samych pracowników.

Zalety i funkcjonalności elektronicznego opiniowania umów

Wiedząc, czym jest i co umożliwia obieg w formie elektronicznej, warto również zwrócić uwagę na jego plusy. Jeżeli chodzi o zalety elektronicznego obiegu i opiniowania umów, to mają one pozytywny wpływ na cały proces opiniowania umowy wewnątrz organizacji, jak również dobre relacje z Kontrahentami.

Funkcjonalności w zakresie opiniowania umów przynoszą firmom szereg korzyści. Bazując na naszym rozwiązaniu LOGITO low-code, przedstawiamy listę wartych uwagi ulepszeń.

• Możliwość podziału dokumentacji na różne rejestry umów,
• sprawne wyszukiwanie umów według różnych parametrów,
• swobodny dostęp do dokumentacji również poza biurem (w zależności od zasad panujących w firmie),
• jasne określenie ról, dzięki przypisywaniu uprawnień konkretnym użytkownikom, np. Akceptanta,
• większa kontrola nad całym procesem obiegu umowy i możliwość śledzenia historii przebiegu opiniowania umowy,
• optymalizacja kolejnych etapów procesu dzięki zaplanowaniu transparentnego procesu akceptacji wytyczonym przez organizację,
• wydruk dokumentu w formacie PDF,
• możliwość sprawdzania danych i rzetelności Kontraheta dzięki integracji z GUS i Białą Listą VAT,
• opcja dodawania załączników do dokumentu umowy,
• udostępnienie czasowe umowy dla konkretnej osoby,
• możliwość integracji systemu z podpisem elektronicznym,
• gromadzenie umów elektronicznym archiwum.

Dlaczego Twój biznes potrzebuje elektronicznego opiniowania umów?

Uwzględniając ilość dostępnych funkcjonalności, pracownicy firmy znaczenie szybciej mogą efektywnie zarządzać dokumentami umów, realizować obieg danego dokumentu, jak również podpisywać.

Dzięki tak skutecznemu przepływowi zadań i komunikacji, zyskują dużo czasu, a działania przebiegają płynnie. Sama firma natomiast, jest w stanie utrzymywać dobre relacje biznesowe, jak również zyskuje dodatkowe środki finansowe - dotychczas przeznaczane na drukowanie umów oraz ich wysyłkę.

Jak widać, w przypadku elektronicznego obiegu umów, korzyści są niezaprzeczalne i liczne, jednak by w pełni cieszyć się przedstawionymi zaletami, należy wybrać system, który w 100% odpowie na indywidualne potrzeby i oczekiwania firmy. LOGITO low-code jako narzędzie do cyfryzacji procesów firmowych zadba o kompleksowe zarządzanie całym obiegiem umowy - od momentu wprowadzenia dokumentu do systemu po jego podpisanie z Kontrahentem. Jeśli Twoja firma posiada obieg umowy w formie tradycyjnej zapraszamy do zapoznania się z artykułami poniżej.