Zawieranie i archiwizacja umów

Umowy, zarówno te pracownicze jak i zawierane z klientami oraz kontrahentami, to jedne z najważniejszych dokumentów przechowywanych w firmie. Wraz z upływem czasu firmowe archiwum coraz bardziej się rozrasta i nawet jeśli jest wzorowo prowadzone, wyszukiwanie zawartych w nim informacji może być czasochłonne.

Elektroniczna ewidencja dokumentów to nowoczesne a przede wszystkim niezwykle wygodne rozwiązanie. Każda z zawieranych umów, jest wprowadzana do systemu, razem ze skanem oryginału. Od tego momentu wszystkie uprawione osoby mają stały dostęp do zgromadzonych informacji oraz zaawansowanej wyszukiwarki treści. Dzięki niej można błyskawiczne odnaleźć poszukiwane dokumenty. 

Najważniejsze funkcje

• Elektroniczna ewidencja umów z możliwością konwersji dokumentów (wersje papierowe, rożne rozszerzenia plików)
• Wykorzystanie OCR w procesie zarzadzania treścią 
• Określenie terminów dotyczących obowiązywania umowy 
• Powiadamianie poprzez e-mail o zbliżającym się terminie zakończenia trwania umowy
• Przypisanie do danej umowy pracownika, który będzie pełnił rolę jej opiekuna 
• Przechowywanie umów zgodnie z procedurami firmowymi oraz przepisami prawa
   

Najważniejsze korzyści

• Ewidencja wszystkich umów i w jednym systemie 
• Kontrola terminów ważności umów
• Możliwość ustalenia profilu uprawnień pracowników
• Dostęp do dokumentów wszędzie tam gdzie jest internet
• Sprawne odnalezienie umów w bazie
• Możliwość tworzenia i wgląd w pełną historię zmian w dokumentach