Elektroniczny obieg dokumentów

Gmina Chmielnik to 52,9 km2 malowniczego, pagórkowatego terenu, zamieszkiwanego przez ponad 6 tys. mieszkańców, położonego w sąsiedztwie miasta Rzeszów – stolicy województwa podkarpackiego. Nad dobrym zarządzaniem oraz zagospodarowaniem regionu oraz dobrem mieszkańców czuwa Urząd Gminy. Są to m.in. obowiązki dotyczą rozwoju całej Gminy, ale obsługi obywateli w sprawach dotyczących zabudowy, podatków czy koordynacji pozostałych Instytucji publicznych.

Zarys projektu

Realizacja projektu skupiała się na ulepszeniu organizacji dokumentacji w systemie Urzędu Gminy. Prace objęły wszystkie rodzaje pism obsługiwanych w placówce, ale również dokumentów finansowych. Ważnym aspektem była możliwość zlecania poleceń służbowych pracownikom, ale i możliwość śledzenia statusu ich realizacji. Aby pracownicy mogli wykonywać swoje obowiązki, niekiedy wymagane było wykorzystanie zasobów Urzędu, dlatego ten proces został maksymalnie uproszczony. Platforma obsługuje 30 użytkowników systemu.

Realizacja oraz cele projektu

W ramach pracy nad projektem wprowadziliśmy 3 moduły do zarządzania pismami, które pozwalają na przekazywanie ich od razu do odpowiedniej osoby lub działu. Aby dokumentacja finansowa o wiele szybciej znalazła się w systemie wdrożyliśmy moduł Ewidencja faktur. Oba rozwiązania wspierają łatwiejsze wyszukiwanie danej informacji czy dokumentów.

Wprowadzone ulepszenia objęły również sposób pracy Urzędu dzięki modułowi Polecenia. Przełożeni mają możliwość zlecenia zadań poszczególnym osobom tym samym rozkładając nakład pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo, możliwy jest wgląd w realizację tych zadań. Niektóre z zadań wymagać będą od pracowników skorzystania z zasobów firmy, które mogą nie być w danym momencie dostępne. Dlatego, aby zminimalizować to ryzyko wdrożony został moduł Rezerwacja zasobów. Można przykładowo sprawdzić, czy jest on dostępny, ale również zgłosić chęć jego wypożyczenia za pomocą elektronicznego formularza.

Moduł Baza wiedzy został wprowadzony w celu zgromadzanie aktualnych informacji administracyjnych, po to by pracownicy mogli z nich korzystać w razie takiej potrzeby. To rozwiązanie skraca przede wszystkim czas rozpatrywania danego wniosku do osoby zainteresowanej.

• Pisma przychodzące, wewnętrzne oraz wychodzące – Moduły zapewniają podział korespondencji według kierunku ich nadejścia.
• Ewidencja faktur – Dokumenty finansowe mogą zostać bardzo szybkie wprowadzone do systemu.
• Polecenia – Możliwość rozplanowania zadań pracowników oraz przesłania poleceń za pomogą elektronicznego formularza.
• Baza wiedzy – Zbiór aktualnych przepisów prawnych oraz rozporządzeń do wglądu dla pracowników Urzędu.
• Rezerwacja zasobów – Moduł zapewnia użytkowników systemu złożenie elektronicznego wniosku o wypożyczenie zasobu Urzędu.