Elektroniczny obieg dokumentów
Na co dzień Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzeszowie realizuje strategię rozwiązywania problemów społecznych na poziomie lokalnym. Kwestie dotyczą pomocy finansowej rodzinom znajdującym się w ciężkiej sytuacji, czy też wytaczaniu opłat alimentacyjnych. Pomoc obywatelom jest niezwykle ważna dla społeczeństwa, ale i wymaga wydawania decyzji administracyjnych w czasie określonym przez ustawy nt. pomocy społecznej.
Zarys projektu
Dla MOPS Rzeszów zaprojektowaliśmy platformę umożliwiającą zarządzanie dokumentacją oraz jej obiegiem w formie cyfrowej. Elektroniczny Obieg Dokumentów miał na celu kontrolę napływu pism do urzędu z wielu źródeł oraz ich transparentną ewidencję w systemie MOPS. Co więcej, stworzenie obiegu dla pism oraz dokumentów zoptymalizowało nakład pracy 100 pracowników administracyjnych w całej placówce.
Poniżej przykładowe elementy wdrożone dla klienta podczas pracy nad platformą EOD.
- pisma przychodzące, wewnętrzne, wychodzące
- baza wiedzy
- ewidencja faktur
- urlopy
- rejestr umów
- system poleceń
Realizacja oraz cele projektu
Implementacja IT dla MOPS Rzeszów zakładała wprowadzenie funkcjonalnych rozwiązań usprawniających przepływ dokumentów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji. Placówka posiada system umożliwiający również organizację oraz ewidencję wszelkich pism oraz rodzaju dokumentów.
Sprawowanie kontroli nad ich obiegiem od momentu trafienia do systemu, przeprocesowania, aż po zakończenie. Pracownicy poszczególnych jednostek placówki mają bezpośredni wgląd w obieg dokumentu na każdym etapie, dzięki czemu realizacja jest skuteczniejsza, a osoby zainteresowane mogą szybko uzyskać informacje o postępie danej sprawy.
Dodatkowo, na życzenie klienta wprowadziliśmy elementy ułatwiające zarządzanie organizacją zasobów ludzkich pracowników placówki oraz ewidencjonowanie dokumentów finansowych.
- Pisma przychodzące, wewnętrzne, wychodzące – podział dokumentacji na kategorie na podstawie kierunku przepływu dokumentacji.
- Baza wiedzy – moduł umożliwia zgromadzenie wiedzy na temat wszelkich aspektów, jak i wewnętrznych procedur działania placówki. Przyspiesza również proces szkolenia nowych pracowników.
- Rejestr umów – daje możliwość umieszczenia oraz ewidencjonowania wszelkiego rodzaju dokumentów zawieranych przez instytucję, łącznie z umowami pracowniczymi.
- Ewidencja faktur – moduł pozwala na digitalizację oraz centralizację dokumentacji finansowej
- Urlopy – pracownicy ośrodka mogą składać e-wniosek urlopowy, który z kolei może zostać zaakceptowany bezpośrednio w systemie.
- System poleceń – dzięki tej funkcji możliwe jest automatyczne przekazanie służbowego polecenia całej organizacji, lub też pojedynczej osobie. Polecenia mogą mieć charakter służbowy i wynikać z regulaminu organizacji lub ustaw nt. pomocy społecznej.
