Elektroniczny obieg dokumentów

Piła znane jest miasto królewskie, miejsce urodzenia księdza Stanisława Staszica. W sercu miasta znajduje się również Starostwo Powiatowe - siedziba władz administracyjnych powiatu pilskiego. Działalność instytucji skupia się obsłudze ok. 138 tysięcy mieszkańców w całym powiecie oraz koordynacji pracy wszystkich urzędów oraz podległych jej instytucji.

Zarys projektu

Dla Starostwa Powiatowego zaprojektowaliśmy oraz uruchomiliśmy platformę LOGITO. Głównym celem realizacji projektu była cyfryzacja instytucji pod kątem płynniejszej obsługi obywateli oraz dostosowanie systemu urzędu do obecnie funkcjonujących standardów w Administracji publicznej. Zapewniliśmy również praktyczne szkolenie z korzystania z systemu dla 140 pracowników, którzy na co dzień będą na nim pracować.

Realizacja oraz cele projektu

Zmiany systemowe w Starostwie Powiatowym w Pile obejmowały optymalizację zarządzania dokumentacją w całej jednostce publicznej za pomocą Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Dzięki temu rozwiązaniu wszelkie pisma bardzo szybko trafiają do systemu oraz zostają zewidencjonowane w systemie urzędu.

W ramach tego projektu udoskonalono również przepływ korespondencji dla dokumentacji przychodzącej, wychodzącej oraz wewnętrznej. Taki podział umożliwia przekazywanie napływających dokumentów czy pism do odpowiedniego działu urzędu w celu ich przetworzenia.

Zaimplementowany obieg dokumentacji połączony z obsługą spraw umożliwia przypisanie do danego pracownika urzędu od kilku do kilkudziesięciu spraw. Urzędnicy mogą je wówczas realizować jednocześnie, ale i skutecznie zarządzać powiązanymi z nimi dokumentami. Cyfrowe przetwarzanie spraw pozwala na śledzenie ich statusu oraz utrzymanie porządku w dokumentacji.

• EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) oraz obieg dokumentów – umożliwia skuteczne i płynne zarządzanie dokumentacją oraz przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami, oraz departamentami na terenie instytucji, jak i poza nią.
• Pisma przychodzące, wychodzące, wewnętrzne – podział korespondencji ze względu na kierunek ich przepływu w instytucji.
• Obsługa spraw – funkcjonalność umożliwia utrzymanie kontroli nad sprawami realizowanymi jednocześnie oraz ich realizację w terminie przewidzianym przez ustawę.