Elektroniczny obieg dokumentów

Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie to jednostka administracyjna oraz część Samorządu Województwa Małopolskiego. Misją instytucji jest poszukiwanie kompetentnych, wykwalifikowanych i pracujący mieszkańców Małopolski oraz współpraca z pracodawcami. W ramach działalności organizuje również warsztaty, poradnictwo zawodowe, staże, szkolenia finansowane z budżetu państwowego, jak i Funduszy Unii Europejskiej. Gromadzi również dane statystyczne oraz opracowuje strategie walki z bezrobociem na terenie województwa.

Zarys projektu

Dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie przeprowadzaliśmy optymalizację elektronicznego obiegu dokumentacji łącznie z dokumentacją finansową. Prace w tym zakresie objęły również wdrożenie przepływu pracy (workflow) umożliwiającego jeszcze skuteczniejsze zarządzanie pracą urzędników w jednostce publicznej.

W ramach kontrolowania finansów oraz wydatków Urzędu Pracy obok obiegu faktur wprowadzone zostały takie moduły jak Zarzadzanie budżetem łącznie z elektronicznymi wnioskami o wydatkowanie.

Poza ulepszeniami związanymi z wykonywaniem obowiązków publicznych, wprowadziliśmy na prośbę Klienta funkcjonalności wspomagające czynności kadrowe. To min. zadania związane z ewidencjonowaniem czasu pracy, urlopami czy delegacjami. Całość tych działań miała na celu poprawę komunikacji pomiędzy wszystkimi pracownikami urzędu, ale i skrócenie czasu poświęcanego na tego typu działania. Zakończenie prac nad projektem wiązało się również z organizacją szkolenia dla całej kadry urzędu – 350 osób.

W ramach wdrożenia systemu Logito wprowadzono:

• Polecenia
• Pisma przychodzące
• Pisma wychodzące
• Pisma wewnętrzne
• Obieg faktur
• Zarządzanie budżetem
• Rejestr umów
• Urlopy i Delegacje
• Kalendarz spotkań
• Komunikator wewnętrzny

Realizacja oraz cele projektu

W ramach konsultacji z Klientem do dotychczasowo działającego systemu LOGITO wprowadziliśmy ulepszenia w elektronicznym obiegu dokumentów. EZD oraz ich obieg z wbudowanym podziałem pism (przychodzące, wychodzące oraz wewnętrzne) został połączony z funkcją Polecenia. Urzędnicy mogą zostać przypisani do realizacji danego pisma przez ich bezpośrednich przełożonych oraz otrzymać o tym zdarzeniu powiadomienie e-mail. Dodatkową korzyścią jest możliwość podglądu zadań oraz rozdzielania ich pomiędzy pracownikami.

Dla kadr zarządzających budżetem jednostki administracyjnej oraz Działu Księgowości wprowadziliśmy moduł Obiegu Faktur, który został połączony z obsługą planu budżetowego (moduł Zarządzanie Budżetem). W jego skład wchodziło również stworzenie wniosków o wydatkowanie oraz określenie osób odpowiadających za ich akceptację w tym obiegu. To rozwiązanie przyczyniło się bezpośrednio do lepszego dysponowania funduszami i monitorowania wydatków instytucji.

W ramach lepszej organizacji ewidencji dokumentacji w urzędzie, moduł Umowy umożliwia bezpieczną ewidencję oraz organizację tego typu dokumentów w systemie. Wyszukiwarka systemu LOGITO umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnej informacji.

Na prośbę Klienta wdrożona została również elektroniczna ewidencja czasu pracy. Jest to zapis wykonywanych działań przez pracowników w ciągu dnia roboczego. Jej rolą jest możliwość gromadzenia informacji o działaniach pracowników, które wspomagają przełożonych w rozplanowywaniu pracy działu, ale również jako narzędzia do raportowania.

System powiadomień wspomaga również pozostałe sprawy kadrowe w urzędzie. Ujednolicono obieg elektronicznych wniosków urlopowych oraz delegacyjnych. Dzięki temu rozwiązaniu, są one przekazywane elektroniczne do przełożonych w celu akceptacji, co znacznie skraca czas podejmowania decyzji.

Nowościami są Kalendarz spotkań oraz Komunikator wewnętrzny. To narzędzia wewnętrzne umożliwiające o wiele lepszą organizację prac czy zarządzanie pracownikami, jak i komunikację na terenie urzędu. Pracownicy mają możliwość dodawać różnego rodzaju zdarzenia czy zadania, natomiast przełożeni mają bezpośredni wgląd w ich harmonogram pracy, urlopu czy delegacji, ale również zleconych poleceń. Z poziomu komunikatora pracownicy są informowani o każdym zdarzeniu, jaki ma związek z ich zadaniami czy planami urlopowymi.

• Pisma przychodzące, wychodzące, wewnętrzne – Podział pism umożliwia organizację dokumentację według kierunku ich przepływu.
• Polecenia – Umożliwia przypisane danego pisma czy sprawy do określonego pracownika łącznie z wysłaniem do niego powiadomienia.
• Obieg Faktur –Określenie całego obiegu faktur od momentu ich dekretacji po zatwierdzenie i przekazanie do Działu Księgowości.
• Zarządzanie budżetem – Umożliwia składanie elektronicznych wnioski o wydatkowanie oraz automatyczne przesłanie ich do osób decyzyjnych.
• Ewidencja czasu pracy – Daje możliwość wglądu w zadania realizowane przez pracowników.
• Umowy – Oddzielna baza umów umożliwia oraz szybkie dotarcie do danego dokumentu.
• Urlopy – Obieg wniosków urlopowych z możliwością składania e-wniosków (integracja z Kalendarzem oraz systemem powiadomień).
• Delegacje – Zarządzanie delegacjami w formie elektronicznych wniosków zintegrowane z Kalendarzem spotkań.
• Kalendarz spotkań – Możliwość dodawania oraz podgląd zdarzeń (urlopów, delegacji) oraz zadań pracowników oraz współpracowników.
• Komunikator wewnętrzny – To narzędzie do komunikacji połączone z wyświetlaniem powiadomień e-mail np. zadaniach zleconych pracownikowi.
• Powiadomienia e-mail – Szybkie informacja wysyłana automatycznie na adres e-mail pracownika, wyświetlana również w Komunikatorze.