Baza wiedzy

Jak usprawnić obsługę urlopów?

Dla zdecydowanej większości osób, najlepszą rzeczą w ciężkiej pracy jest zasłużony urlop. Trudno się z tym kłócić. Każdy potrzebuje odrobiny odpoczynku, relaksu i oderwania się od codziennej rzeczywistości. Niestety urlopy często dezorganizują pracę firmy i powodują dodatkowe zamieszanie. Jak rozwiązać ten problem?

Prosto i efektywnie

Bardzo często okazuje się, że najprostsze rozwiązania są tymi najlepszymi. Podobnie jest i w tym przypadku. Dostępny w systemie Logito moduł Urlopów swoje działanie opiera na znanym od lat, efektywnym i lubianym narzędziu jakim jest… kalendarz. Nie istnieje chyba lepszy sposób pozwalający na notowanie i zapamiętywanie ważnych dat, terminów i wydarzeń. Oczywiście samo narzędzie zostało odpowiednio rozbudowane i wyposażone w funkcje niezbędne dla efektywnego wspierania codziennej pracy.

O wszystkich i dla wszystkich

Podstawowym zadaniem firmowego kalendarza jest umożliwienie samodzielnej, wewnętrznej koordynacji urlopów. Pozwala na to jeden, wspólny terminarz online. Dzięki niemu każdy zawsze wie, kto, kiedy i jak długo przebywa poza firmą a pracownicy mogą sami między sobą regulować terminy. Wystarczy przekazać im klika odgórnych wskazówek i wytycznych – np., ile osób z danego działu może jednocześnie przebywać na wypoczynku albo z jakim wyprzedzeniem należy rezerwować urlopy. W ten sposób, można nie tylko efektywne zarządzać harmonogramem nieobecności ale i pracą pozostałej części firmy – wyznaczając zastępców czy planując z wyprzedzeniem zadania.

Usprawnienie pracy Kadr

Firmowy kalendarz to jednak nie tylko możliwość wglądu w planowane nieobecności. Może zostać połączony z systemem składania elektronicznych wniosków przez pracowników. To kolejny element pomagający w codziennej pracy działów kadr, które nie muszą już bezpośrednio przyjmować papierowych dokumentów. To rozwiązanie szczególnie przydatne w firmach zatrudniających licznych pracowników lub działających na rozproszonym obszarze. W ich przypadku przyjmowanie, rozpatrywanie i akceptacja wniosków może być procesem czasochłonnym i długotrwałym. Przeniesienie całego procesu do elektronicznego systemu, z pominięciem działu kadr, niezwykle go upraszcza i przyspiesza.

Elektroniczne wnioski urlopowe

Każdy pracownik za pomocą prostego formularza wypełnia podanie i automatycznie dodaje do systemu. Upoważnione osoby – przełożeni, menadżerowie lub kierownicy, dostają stosowne powiadomienia, dzięki czemu wiedzą, że mają do rozpatrzenia nowy wniosek. Mogą go odrzucić lub zaakceptować. Po pozytywnym przejściu weryfikacji, automatycznie aktualizuje się firmowy terminarz. W ten sposób cała procedura nie musi już przechodzić przez dział kadr, odciążając go z części obowiązków. Co więcej odpowiednio dopasowane do wymogów firmy mechanizmy automatycznie naliczają każdemu pracownikowi należny i wykorzystany urlop, znacznie skracając przebieg procesów w firmie.

Duże możliwości

Niewiele stoi na przeszkodzie aby taki firmowy kalendarz połączyć z innymi, wewnętrznymi narzędziami działającymi w firmie. W ten sposób można stworzyć potężne narzędzie do zarządzania firmą i jednorodne środowisko zwiększające efektywność codziennych prac. Aplikacja może stać się częścią firmowego intranetu, zostać zsynchronizowana z kalendarzami szkoleń, delegacji czy harmonogramem prac, a także modułami odpowiedzialnymi za rozliczenia pracownicze.