Elektroniczne akta pracownicze – aktualne przepisy digitalizacji dokumentacji pracowniczej

Spis treści

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników
Część A
Część B
Część C
Część D
W jaki sposób przejść na e-dokument?
Gdzie przechowywać akta osobowe
Korzyści z prowadzenia e-akt

Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że akta osobowe muszą być prowadzone odrębnie dla każdego zatrudnionego pracownika. Od stycznia 2019 roku przepisy zostały zmodyfikowane i akta będą podzielone na cztery, a nie jak poprzednio na trzy części. Natomiast skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej stało się dużym udogodnieniem dla pracodawców, ponieważ 50 – letni okres wiązał się przede wszystkim z kosztami magazynowania i zabezpieczeniem przed zniszczeniem. W artykule znajdziemy informacje co powinno znaleźć się w teczce osobowej i jakie są obecnie obowiązujące przepisy.

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jest dokumentem, który zawiera szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w tym dokumencie, akta osobowe powinny składać się z czterech części:

• Część A – zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, takie jak skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarskie
• Część B – zawiera dokumenty obejmujące nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia, takie jak m.in. umowa o pracę, zakres czynności czy dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
• Część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, takie jak m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, czy żądanie wydania świadectwa pracy
• Część D – zawiera dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, np. odpis zawiadomienia o ukaraniu lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część A

W części tej pracodawca przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, które zostały zgromadzone w procesie rekrutacji. Znajdują się tu również skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Dodatkowo jest to miejsce na dokumenty, takie jak kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie, zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwo ukończenia szkoły.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może złożyć, np.: świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń, certyfikaty lub dyplomy, które potwierdzają jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe.

Jednocześnie należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika kopie lub odpisy składanych dokumentów, które opatrzone są odpowiednią adnotacją „kopia zgodna z przedstawionym dokumentem”.

Część B

Zgodnie z art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy pracodawca przechowuje w tej części dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jej przebiegiem. Część B akt osobowych jest najbardziej obszerna i zawiera m.in. takie dokumenty jak:

• Dokumenty dotyczące danych osobowych zebrane w związku z nawiązaniem stosunku pracy
• Umowa o pracę
• Zakres obowiązków
• Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze
• Potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z regulaminem pracy, z przepisami oraz zasadami bhp oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą służbową
• Potwierdzenie o poinformowaniu pracownika o warunkach zatrudnienia, celu i zastosowaniu monitoringu
• Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP
• Dokumenty związane z wypowiedzeniem warunków pracy
• Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji, przyznaniem nagród i wyróżnień
• Dokumenty związane z urlopami – macierzyński, ojcowski, wychowawczy
• Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy
• Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie
• Dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego
• Umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta

W części B pracodawca może również gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale są potrzebne do udokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Obowiązkiem pracodawcy jest również prowadzenie dokumentacji pracowniczej, która dotyczy: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy oraz wszelkich zaświadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Część C

W tej części gromadzone są dokumenty, które mają związek z ustaniem stosunku pracy, takie jak:

• Oświadczenie dotyczące wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę
• Kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi oraz sprostowania i uzupełniania świadectwa
• Potwierdzenie dokonania zajęcia wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• Umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy
• Orzeczenia lekarskie dotyczące przeprowadzenia badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy w sytuacji, gdy wykonywana praca była w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających
• Dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Część D

W dodanej czwartej części akt osobowych pracodawca przechowuje:

• Zawiadomienia o ukaraniu,
• Pozostałe dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej oraz informacje dotyczące zatarcia kary po upływie określonego czasu.

Części D została wprowadzona w celu uporządkowania obszaru dotyczącego kar dyscyplinarnych. Udokumentowanie tego w aktach osobowych pracownika może mieć duże znaczenie w przypadku sporów.

Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty, które znajdują się w częściach A, B, C i D akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym oraz zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma możliwość zadecydowania w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentacje pracowniczą. Do wyboru ma dwie formy: papierową lub elektroniczną.

Warto zaznaczyć, że teczki pracownicze prowadzone w wersji elektronicznej traktowane są na równi z dokumentacją prowadzoną w formie papierowej. Pracodawca może też zmienić postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

W jaki sposób przejść na e-dokument?

W przypadku kiedy pracodawca zdecyduje się na przejście z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, to konieczne będzie zeskanowanie oryginałów dokumentów oraz opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną firmy. E-dokumenty można wprowadzić dla nowych pracowników oraz zatrudnionych przed nowelizacją ustawy. Przepisy umożliwiają również pracodawcy zastosowanie formy mieszanej dla dokumentacji pracowniczej, co oznaczałoby, że istniejące już akta byłyby nadal gromadzone w formie papierowej, a nowe już w elektronicznej.

Dodatkowo ciekawym rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia takiego rejestru dla każdego pracownika, a wersja elektroniczna pozwala na natychmiastową kontrolę czasu pracy pracowników, oszczędność czasu oraz odciążenie pracy Działu Kadr.

Gdzie przechowywać akta osobowe

Akta osobowe zawierają szczególne i ważne dane, które powinny być zabezpieczone przed dostaniem się w niepowołane ręce. Bez względu na to w jakiej formie będą przechowywane, papierowej czy elektronicznej, powinno umieścić się je w miejscu, do którego dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ustawa dokładnie określa w jaki sposób należy postępować z dokumentacją pracowniczą.

Forma papierowa – pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki, aby zabezpieczyć dokumentację pracowniczą przed zniszczeniem, utratą lub uszkodzeniem oraz dostępem osób nieupoważnionych. Miejsce, w którym będzie przechowywana dokumentacja musi mieć odpowiednią wilgotność, temperaturę i odpowiednie zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich.

Forma elektroniczna – tutaj również pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo przechowywanych danych w systemie teleinformatycznym. Przede wszystkim musi zabezpieczyć dane przed ich uszkodzeniem, utratą i nieupoważnionym dostępem. Zabezpieczyć przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych procedur. Pracodawca musi umożliwić stały dostęp do dokumentacji osobom upoważnionym oraz ich identyfikację, jak i rejestrację dokonanych przez tą osobę zmian w dokumentacji i metadanych. Ponadto należy zapewnić możliwość skutecznego wyszukiwania dokumentacji, ich wydawanie i wydruk.

Najlepszym rozwiązaniem jest wydzielenie w firmie osobnego miejsca, w którym można będzie przechowywać akta osobowe wszystkich pracowników. Zazwyczaj za przechowanie i zabezpieczenie takiej dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy działu kadr lub księgowości, ale zależy to gównie od wielkości i struktury organizacyjnej danej firmy.

Korzyści z prowadzenia e-akt

Korzyści z wdrożenia e-teczek jest bardzo dużo, a jednym z najważniejszych priorytetów każdej firmy jest optymalizacja kosztów. E-dokumentacja to przede wszystkim obniżenie kosztów związanych z obsługą i przechowywaniem dokumentów. Wykluczone zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, takie jak osobny lokal, wydruk papierowy, odpowiednie przechowywanie, zabezpieczenie dostępu oraz poprawne niszczenie dokumentów. E-teczki to bardzo dobre rozwiązanie zarówno dla małych przedsiębiorstw, jak i dużych korporacji, które gromadzą i przetwarzają znaczne ilości dokumentów. To w głównej mierze one powinny docenić korzyści z prowadzenia akt osobowych w wersji cyfrowej. Duże przedsiębiorstwa posiadają rozproszoną strukturę organizacyjną, a zatrudnianie ogromnej ilości pracowników generuje dokumenty, które musi zgodnie z ustawą przechowywać.

Kolejnym istotnym elementem jest oszczędność czasu. Nie trzeba wykonywać żmudnej ręcznej pracy weryfikacji papierowej teczki, aby odnaleźć szukany dokument. Wystarczy kilka kliknięć w komputerze, żeby mieć pełny dostęp do przechowywanych skanów. Dodatkowo na jednym dokumencie może pracować kilka upoważnionych osób jednocześnie.

Niewątpliwą korzyścią jest bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów w formie elektronicznej. Dostęp do nich ma tylko Dział Kadr i Rekrutacji, a przedsiębiorstwo nie ponosi kosztów zabezpieczenia w papierowych składnicach akt. Dodatkowo elektroniczne dokumenty nie zniszczą się z upływem czasu.

Innym ważnym aspektem jest stosowanie aktualnych przepisów prawa w części kadrowej przedsiębiorstwa. Posiadając specjalnie przystosowany program zawsze można być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Firmy wprowadzające cyfryzację dotyczącą zarządzania dokumentacją pracowniczą posługują się różnymi systemami, takimi jak EOD (elektroniczny obieg dokumentów), programy kadrowo-płacowe czy ERP. Każdy z nich stanowi lepszą alternatywę od dokumentów w formie papierowej, a dodatkowo jest aktualizowany i dostosowuje się do aktualnych wymogów legislacyjnych.

Na koniec warto wspomnieć o podejściu proekologicznym paperless, które wspiera inicjatywę biznesową ESG. Jednym z jej elementów jest digitalizacja dokumentów oraz procesów firmowych. W ten sposób świadomie ograniczamy liczbę dokumentów w formie papierowej, dbając tym samym o środowisko naturalne i naszą planetę.