Wersjonowanie procesów w oprogramowaniu workflow – jak wspiera biznes?

Spis treści

Czym jest i dlaczego wersjonowanie jest tak istotne?
Mechanizm wersjonowania w procesie projektowania workflow?
Jak wersjonowanie skraca czas wdrożeń workflow i wspiera automatyzację?
Lista korzyści związana z wersjonowaniem procesów workflow

Czym jest i dlaczego wersjonowanie jest tak istotne?

Wersjonowanie, w bardzo dużym uproszczeniu, to czynność utrzymania oraz kontroli danej wersji m.in. procesu biznesowego, pliku, czy oprogramowania przez dostawcę rozwiązania, która umożliwia zarządzanie całym procesem jego produkcji.

Warto wiedzieć, że gdy mowa o samym wersjonowaniu najczęściej spotykamy się z wersjonowaniem dokumentów, oprogramowania czy integracji. Wersjonowanie w kontekście sektora IT, skupia się nie tyle na identyfikacji wersji, a szeregu innych elementów, które mają w efekcie wpływ na jakość oprogramowania końcowego.

 

Tymczasem, platformy workflow m.in. LOGITO, oferują kolejny typ wersjonowania: wersjonowanie procesów biznesowych.

W naszej platformie znajduje się narzędzie workflow do projektowania procesów biznesowych BPMN oraz technologii low-code.

Mechanizm wersjonowania został dopracowany po to, aby użytkownicy LOGITO mogli w przystępny sposób zarządzać tworzonym przez siebie procesie i testować różne scenariusze biznesowe, ale i wdrażać je w swojej organizacji redukując koszty implementacji po stronie dostawcy IT. 

Mechanizm wersjonowania w procesie projektowania workflow?

Wspomniana funkcjonalność z perspektywy użytkownika indywidualnego ma zastosowanie w przypadku dostępu, m.in. do plików lub wersji aplikacji. W przypadku pliku bardziej istotne są zmiany dokonane w pliku – podgląd zmian, możliwość ich śledzenia, edycji i wpływanie na treść dokumentu – akceptując lub odrzucając zmiany (powrót do poprzedniego stanu dokumentu). Z kolei, gdy mowa o wersji aplikacji, wersja umożliwia sprawdzenie, czy dana funkcja jest zwyczajnie dostępna.

Dla porównania wersjonowanie w przypadku procesów cyfryzację przedsiębiorstwa ma ogromne znaczenie z perspektywy biznesowej, zarówno, jak i holistycznego funkcjonowania firmy, ale i jej dynamicznego rozwoju w przyszłości.

Jak działa wersjonowanie workflow dla procesów biznesowych?

Aby znaleźć najlepszą opcję biznesową, optymalny workflow dla danego obszaru, a potem ją odpowiednio zautomatyzować, projektuje się kilka wariantów tego samego scenariusza (wersje procesu workflow), jednak w ramach jednego procesu. Ta czynność wykonywana jest zazwyczaj jest przez Citizen Dewelopera lub Lidera Transformacji Cyfrowej, ale również osobę, która ma wiedzę o procesach występujących w przedsiębiorstwie oraz ich wpływie na siebie nawzajem.


W platformie LOGITO znajduje się dostęp do specjalnego panelu wersjonowania, gdzie zapisywane są różne warianty scenariusza danego procesu. Są zarówno wykorzystywane podczas intensywnego testowania, np. podczas projektowania nowego scenariusz biznesowego, jak i późniejszych modyfikacjach, aby dostosować go do zmian w firmie.

 

Jak wersjonowanie skraca czas wdrożeń nowych rozwiązań i wspiera firmę w drodze do automatyzacji?

Gdy wspomniany Lider Cyfryzacji Procesów wykorzystuje wersjonowanie, dysponuje już gotową wersją procesu, który w firmie działa, a dokumenty z nim powiązane posiadają własną ścieżkę obiegu. Tworzenie nowej wersji aktywnego procesu nie ingeruje w istniejący już proces. Oznacza to, że wszystkie te dokumenty, które są przetwarzane i znajdują się na różnych etapach – są bezpieczne, zakończą swój obieg według wcześniejszej wersji istniejącego obiegu.

Nowa wersja procesu nie wpływa w żaden sposób na rozpoczęte już obiegi dokumentów – nie powoduje opóźnień w ich akceptacji. Gdy aktywujemy nowszą wersję tego samego procesu obejmie już tylko te dokumenty, które oczekują na wprowadzenie do systemu. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom i płynnego workflow dla procesów to dwa z ważniejszych aspektów wersjonowania.

Warto również wspomnieć o oszczędności czasu oraz kosztów po stronie zleceniodawcy. Posiadając odpowiednią platformę workflow, nie ma potrzeby projektowania tego samego procesu od nowa, gdyż można wykorzystać istniejącą już wersję i zmodyfikować ją do potrzeb. To samo dotyczy zbudowania nowego procesu w wersji MVP oraz uruchomienia go w firmie.

Lista korzyści związana z wersjonowaniem procesów workflow

Poniżej znajduje się lista wartości, jakie wersjonowanie workflow wnosi do organizacji w ramach cyfryzacji i zarządzanie procesami biznesowymi w firmie.

• Przyspiesza projektowanie workflow dla kolejnych procesów biznesowych 
• Umożliwia modyfikację elementów obecnego procesu bez obaw przed utraceniem poprzedniej wersji procesu i rozpoczynania procesu od początku
• Łatwy dostęp do wersji procesu z poziomu panelu wersjonowania i podglądu zmian w procesie.
• Identyfikowalność – zmiany w procesie są zapisywane oraz oznakowane wersję.
• Wersjonowanie chroni procesy biznesowe, zapewniając stabilność oprogramowania i ewentualnego powrotu do poprzedniej wersji procesu (starsza wersja służy jako "back-up")
• Zapewnia bezpieczeństwo dokumentom znajdującym się w systemie, co wpływa pozytywnie na ciągłość działań firmy i zapobiega dezorganizacji
• Rozdzielenie procesów na spółki – każda ze spółek, która posiada podobne etapy danego procesu, może wykorzystać wersjonowanie do skopiowania istniejącego procesu i zmodyfikować go do własnych potrzeb
• Możliwość testowania wielu wariantów procesu oraz wprowadzania niezbędnych poprawek wpływa pozytywnie na jakość produktu końcowego — zweryfikowanego procesu.
• Oszczędności związane z implementacją nowego elementu w procesie, możemy utworzyć kolejną wersję procesu i zmodyfikować dany element, bez konieczności zlecania zadania firmie IT