Zarządzanie zmianą - droga do realnej transformacji cyfrowej firmy i standaryzacji procesów

Spis treści

Czym jest zarządzanie zmianą w firmie i dlaczego decyduje o sukcesie transformacji?
Jak może wyglądać jeden ze scenariuszy zarządzania zmianą?
Jakie są etapy zarządzania zmianą w organizacji?
Jaką rolę odgrywa technologia w zarządzaniu zmianą?
Jakie systemy wspierają zarządzanie zmianą i na co zwrócić uwagę przy wyborze?
Jakie korzyści przynosi skuteczne zarządzanie zmianą w firmie?

Czym jest zarządzanie zmianą w firmie i dlaczego decyduje o sukcesie transformacji?

Zarządzanie zmianą (change management) organizacyjną w firmie to systematyczne podejście do przeprowadzania organizacji przez transformacje obejmujące: procesy, struktury, technologie i kulturę organizacyjną. To nie pojedyncza akcja, ale długofalowy, wieloetapowy proces, którego rezultaty wymagają czasu i konsekwencji w działaniu.   

Otoczenie biznesowe bardzo szybko się zmienia, dlatego umiejętne zarządzanie zmianą jest tak ważne dla przetrwania i rozwoju firm. Celem jest minimalizowanie oporu pracowników, maksymalizowanie efektywności wdrożenia oraz zapewnienie, że modyfikacje zostaną przyjęte i przyniosą długoterminowe korzyści. 

Jak może wyglądać jeden ze scenariuszy zarządzania zmianą?

Wyobraź sobie: Twoja firma kupuje nowy system do zarządzania projektami za 300 tysięcy złotych. Szkolenia, wdrożenie, integracje – wszystko dopięte na ostatni guzik. Po trzech miesiącach okazuje się, że połowa zespołu nadal prowadzi projekty w Excelu, a druga połowa używa nowego systemu na siłę, bo "dyrektor kazał". Inwestycja przepadła. Zespół sfrustrowany. Klienci niezadowoleni, bo w chaosie ktoś zapomniał o terminie dostawy. 

W tym kontekście zarządzanie zmianą będzie konkretnym planem działania, który odpowiada na pytanie: jak przeprowadzić ludzi przez zmianę tak, żeby faktycznie z niej skorzystali, a nie sabotowali ją na każdym kroku?

Nie chodzi o "wdrożenie nowego systemu". Chodzi o to, żeby: 

• 45-letni Tomek z działu sprzedaży, który przez 15 lat robił oferty w swoim Excelu, nie czuł się nagle bezużyteczny; 

• Młodsza Kasia nie musiała po godzinach "naprawiać" błędów starszych kolegów w nowym systemie; 

• Dyrektor nie dostał zawału, bo "wydaliśmy majątek, a nic się nie zmieniło". 

Jakie są etapy zarządzania zmianą w organizacji?

Proces zarządzania zmianą można podzielić na kilka etapów. 

Pierwszym jest diagnoza i analiza sytuacji, czyli zrozumienie aktualnego stanu organizacji, identyfikacja problemów do rozwiązania oraz potencjalnych przeszkód i źródeł oporu.

Na tym etapie dokumentuje się zmiany potrzebne do wdrożenia, aby wszystkie zainteresowane osoby miały do nich dostęp i znały przyczynę oraz kolejność implementacji. 

Drugi etap to planowanie zmiany. Tworzony jest szczegółowy plan działania określający cele, strategię wdrożenia, harmonogram oraz niezbędne zasoby. W planowaniu ważna jest współpraca wszystkich zainteresowanych stron, od kadry zarządzającej po pracowników operacyjnych. Im dokładniejsza procedura postępowania, tym sprawniejsza minimalizacja ryzyka. 

Kolejne etapy to komunikacja (informowanie pracowników i angażowanie ich w proces), wdrożenie zmiany (realizacja planu z koordynacją działań zespołów) oraz ocena i adaptacja, czyli analiza skuteczności i wprowadzenie korekt.  

Model ten odpowiada założeniom ITIL®4 dotyczącym najlepszych praktyk zarządzania. Popularnym podejściem jest również model ADKAR skupiający się na świadomości, chęci, wiedzy, umiejętnościach i wzmocnieniu zmiany. 

Jaką rolę odgrywa technologia w zarządzaniu zmianą?

Technologia pełni podwójną rolę w procesie zarządzania zmianą. Jest zarówno przedmiotem transformacji, jak i narzędziem ją wspierającym. Wdrożenie zaawansowanych systemów IT bez wsparcia procesu zmiany organizacyjnej może zakończyć się niepowodzeniem. Dlatego proces zmiany należy rozpocząć równolegle z analizą biznesową i techniczną, angażując wszystkich zainteresowanych. 

Nowoczesne systemy wspierające zarządzanie zmianą umożliwiają rejestrowanie zmian na dedykowanych platformach, co upraszcza przegląd, ocenę oraz priorytetyzację działań. Każda zmiana, niezależnie od rodzaju, wymaga zarejestrowania, by zachować pełną kontrolę nad procesem transformacji.

Platformy low-code, takie jak LOGITO, wspierają zarządzanie zmianą poprzez optymalizację i standaryzację procesów biznesowych. Dzięki technologii low-code organizacje mogą szybciej adaptować procesy do zmieniających się wymagań, automatyzować przepływy pracy i zachować spójność działań w całej firmie, bez konieczności angażowania rozbudowanych zespołów programistycznych. To odpowiedź na potrzebę elastyczności przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad zmianami.  

Jakie systemy wspierają zarządzanie zmianą i na co zwrócić uwagę przy wyborze?

Na rynku dostępne są różne rodzaje systemów wspierających zarządzanie zmianą, od platform ITSM przez narzędzia do zarządzania projektami po kompleksowe systemy workflow.

Wybór odpowiedniego rozwiązania powinien uwzględniać specyfikę organizacji, skalę planowanych zmian oraz potrzeby w zakresie automatyzacji procesów.

Skuteczny system powinien umożliwiać projektowanie planu zmiany, monitorowanie wyników i modyfikację strategii, odpowiadając na zmieniające się warunki. Istotna jest również funkcjonalność wspierająca komunikację, czyli budowanie zaufania poprzez transparentność i angażowanie zespołu w proces transformacji.

 

LOGITO jako platforma low-code oferuje możliwość tworzenia dedykowanych aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów, elektronicznego workflow i standaryzacji procesów.  

System pozwala na szybką konfigurację niemal bez kodowania, co przyspiesza wdrożenie zmian i redukuje ryzyko związane z długimi cyklami deweloperskimi. Firmy zyskują narzędzie dopasowane do swoich potrzeb, które rośnie razem z organizacją.

Jakie korzyści przynosi skuteczne zarządzanie zmianą w firmie? 

Efektywne zarządzanie zmianą przede wszystkim poprawia funkcjonowanie przedsiębiorstwa i zapewnia ciągłe doskonalenie procesów. Organizacje zyskują lepszą adaptację do nadchodzących zmian rynkowych i technologicznych, a współczesne środowiska biznesowe wymagają przecież szybkiej reakcji na zmieniające się warunki oraz oczekiwania klientów. 

Właściwe zarządzanie zmianą umożliwia zautomatyzowanie procesów, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych. Zwiększa też zaangażowanie pracowników, bo gdy czują się częścią procesu transformacji, ich satysfakcja i produktywność rosną. To szczególnie istotne w kontekście oporu przed zmianą, który według badań przeprowadzonych w VI Ogólnopolskim Badaniu Zarządzania Zmianą jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń projektów transformacyjnych. 

Inwestycja w systemy wspierające zarządzanie zmianą, takie jak platforma LOGITO, pozwala organizacjom budować mocną przewagę konkurencyjną. 

Standaryzacja procesów, elektroniczny obieg dokumentów i elastyczność technologii low-code tworzą podstawy dla skutecznej transformacji cyfrowej. Ale takiej, która rzeczywiście przynosi oczekiwane rezultaty.