Rozwój cyfryzacji odnosi się aktualnie do wszystkich sfer życia. Wciąż jednak niektórzy pracodawcy nie są obeznani z tematem systemów, które służą do usprawnienia pracy. Jako przykład warto przedstawić system do elektronicznego tworzenia i dostarczania rozliczeń e-PIT.

Pracodawca jest zobowiązany do wystawienia deklaracji PIT zatrudnionemu. Bez względu ile przepracował w danym roku rozliczeniowym, ile czasu spędził na L4 czy to, w którym momencie od zatrudnienia nastąpiło zwolnienie. Wszyscy pracownicy, którzy za dany rok uzyskali zapłatę, powinni otrzymać PIT-11 za ten okres. Takie dokumenty obejmują informacje o:

  • dochodzie,
  • kosztach uzyskania przychodu,
  • pobranych składkach,
  • pobranych zaliczkach na podatek.

 Zrealizuj PIT-11 elektronicznie

Zatrudniający w czasie nie dłuższym niż do końca stycznia ma obowiązek złożyć elektroniczną wersję deklaracji do Urzędu Skarbowego. Następnie maksymalnie z końcem lutego dokument musi zostać dostarczony zatrudnionemu.

Jeśli mówimy o firmie z rozbudowaną kadrą pracowniczą, w takim przypadku zadanie to oznacza niemałą ilość pracy do wykonania. Do regularnych comiesięcznych działań HR w krótkim przedziale czasu dochodzi obowiązek dopilnowania przebiegu realizacji rozliczeń podatkowych. Analiza danych całego personelu, kalkulacje, wystawienie deklaracji, doręczenie i rozesłanie ich, zgromadzenie potwierdzeń odbioru dokumentacji oraz opracowanie podsumowania dla celów organizacyjnych. Istotną kwestią jest prawdopodobna konieczność skontaktowania się z osobami, które nie są już aktywnie zatrudnione w firmie. Wystawienie zeznań podatkowych dla byłych pracowników to wciąż obowiązek dla przedsiębiorstwa.

Proces ten jest o wiele prostszy w firmach, które zatrudniają niewiele osób. W przypadku konieczności wystawienia deklaracji dla dziesiątek, a nawet setek pracowników prezentuje się to zdecydowanie inaczej. Dodatkowo sprawa się komplikuje jeśli przedsiębiorstwo posiada wiele oddziałów w różnych lokalizacjach.

 

 

Komfort i prostota obsługi systemu

Problemy dotyczące realizacji PIT-ów, można zlikwidować za pomocą dedykowanego systemu IT. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO w znaczącym stopniu usprawnia pracę HR. Dzięki prostocie korzystania z systemu e-Teczek, osoby zatrudnione mają z dowolnego miejsca czynny dostęp, do całości zgromadzonych przez firmę danych na własny temat m.in.:

  • moment zatrudnienia,
  • szczegóły umowy,
  • przepracowany okres,
  • przebyte i zaplanowane szkolenia itp.

Takie narzędzie ma jednocześnie spory potencjał w zakresie automatycznego tworzenia zestawień na potrzeby działu Kadr. Możliwość przeprowadzenia prac związanych z PIT-11 w pełni zdalnie to kolejne znaczące ułatwienie. Wydruk tego typu dokumentów nie jest już dla Kadr obowiązkowy. Dodatkowo zlikwidowana zostaje konieczność przesyłania dokumentów za pośrednictwem listu, tak jak i kontrolowanie przyjęcia ich na czas przez "lokalnie" zatrudnionych. System stworzono w taki sposób, by cały proces był maksymalnie szybki i łatwy.

 

Realizacja obiegu dokumentacji PIT-11 w kontekście pracowników, którzy nie są już zatrudnieni to ogromne wyzwanie stawiane co roku przed działem Kadr. Niejednokrotnie pojawiają się komplikacje takie jak zmiana adresu zamieszkania, czy dokumenty wysłane pocztą, które nie zostają odebrane. Skutkuje to potrzebą wykonania powtórnej pracy i opóźnia finalizację zadania, które dodatkowo posiada zdeterminowane ramy czasowe. Zakres optymalizacji pracy dzięki systemowi e-PIT jest bardzo szeroki. Poszczególne korzyści z nim związane stają się wyraźniej zauważalne, gdy zostanie już wprowadzony w struktury przedsiębiorstwa.” – ocenia Joanna Nowicka - Bereś, Kierownik ds. Kadr i Administracji, Ideo Sp. z o.o.

 

Bezpieczeństwo z najwyższej półki

Realizacja dokumentacji PIT-11 jest bezpośrednio połączona z przetwarzaniem danych wrażliwych. Z tego względu kluczowe jest zastosowanie najwyższego poziomu ochrony. System generuje indywidualne hasła, które są unikatowe i spełniają wymagania w kwestii stopnia ich zaawansowania . Kolejnym etapem jest przekazanie go pracownikowi za pomocą sms bądź elektronicznie. Skonstruowany w ten sposób proces zapewnia bezpieczne logowanie i dodatkowo wyklucza możliwość wykorzystania danych przez osoby nieupoważnione.

System pozwalający na elektroniczne wystawienie deklaracji PIT posługuje się wielokanałowym uwierzytelnianiem. W ten sposób każdy pracownik bez względu na wybrany moment czy miejsce pobytu, wygodnie otrzyma swoje dokumenty. Aby uzyskać kompletny dostęp, zatrudniony będzie musiał posłużyć się licznymi informacjami, które odnoszą się personalnie do niego i nie posiada ich nikt inny. Oprócz tego możliwość pobrania przez niego deklaracji ma swój limit czasowy. Hasło wygaśnie jeśli pracownik nie pobierze deklaracji w ustalonych widełkach czasowych. Wówczas potrzebne będzie powtórzenie procedury weryfikacji. Możliwe jest zastosowanie jej także w przypadku byłych pracowników przedsiębiorstwa.

Za gwarancję bezpieczeństwa danych odpowiada także zatrudniający. Wyłącznie ściśle określona część personelu z niezbędnymi uprawnieniami, dysponuje dostępem do segmentu systemu, który jest odpowiedzialny za obsługę PIT. Dzięki temu zlikwidowane zostaje ryzyko wyprowadzenia danych wrażliwych czy popełnienia błędu.

 

 

Co o deklaracji e-PIT mówi prawo?

Korzyści, oferowane przez System Elektronicznego Obiegu Dokumentów LOGITO mogą prowadzić do zagadnienia, czy prawo w pełni pozwala na wykorzystanie formy elektronicznej do realizacji PIT-11? Regulacje prawne nie zawierają żadnych przeciwskazań do wykorzystania którejkolwiek z dostępnych form przekazywania dokumentacji. Żadna z metod nie jest sugerowana jako bardziej prawidłowa. To samo dotyczy miejsca przekazania dokumentacji. Istnieje jednak kilka określonych reguł odnośnie wysyłanych zeznań podatkowych takich jak:

  • nieedytowalna forma dokumentu
  • realizacja w wyznaczonym terminie
  • opatrzenie pliku bezpiecznym podpisem elektroniczny
  • niezmieniony wzór deklaracji

Pod warunkiem, że istnieje szansa na poświadczenie odbioru deklaracji PIT-11, nie ma obowiązku na zbieranie pisemnych zgód w kwestii dostarczenia jej podatnikowi w formie elektronicznej. System e-PIT, zapewnia takie możliwości. Personel działu HR ma możliwość bieżącego kontrolowania kto i kiedy pobrał dokumentację rozliczeniową. Uwzględnia to dokładne informacje takie jak precyzyjna data przyjęcia lub numer IP, z którego wykonano pobranie zeznania. Takie rozwiązanie pełni rolę poświadczenia, że pracownik uzyskał i przeanalizował odpowiednie dokumenty. Zatrudniony zobowiązany jest do zgody na przekazanie dokumentów drogą mailową, w przypadku zastosowania takiej formy przez pracodawcę.

System gwarantuje także spełnienie wymogu przechowywania dokumentacji PIT-11. Jeśli składowane w wersji komputerowej zeznania podatkowe, posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, żadna forma prawna nie zostaje naruszona.

 

 

Benefity dla przedsiębiorstw dzięki e-PIT

Dostarczenie dokumentów w formie elektronicznej niweluje potrzebę wykorzystania formy tradycyjnej – papierowej w procesie realizacji PIT-11. Redukcja wykorzystania druku w firmie staje się osiągalna, biorąc pod uwagę zarówno samą dokumentację PIT jak i ilość wysyłanych pocztą listów poleconych.

Przy decydowaniu się na wdrożenie systemu w struktury przedsiębiorstwa warto mieć na względzie także znaczące usprawnienie pracy działu HR. W ten sposób Kadry mogą przeznaczyć więcej czasu na zagadnienia o wyższym priorytecie i potencjale biznesowym dla firmy.

Użytkowanie takiego oprogramowania będzie dodatkowo wpływać na kreowanie korzystnego wizerunku wśród personelu. Tak innowacyjny system daje możliwość efektywnego realizowania zadań bez większych komplikacji, które przy standardowej ich obsłudze mogłyby się pojawić. Takie narzędzie zdaje się być praktyczną zaletą dla zatrudnionych.

 

„Możliwy do zaobserwowania aktywny rozwój cyfryzacji wciąż się nasila. Rozległy wachlarz użytkowych mini-systemów IT to wiele więcej niż E-PITy czy całość pakietu e-Teczki. Są one niebywale istotnym narzędziem pozwalającym na rzeczywistą optymalizację pracy przedsiębiorstwa. Najbliższe lata pokażą, że takie narzędzia są niezbędne dla efektywnego wypełniania codziennych obowiązków dotyczących obiegu dokumentów. Będą normą, od której nie sposób odstąpić.” – mówi Grzegorz Kucharski, Kierownik Działu Wdrożeń Technologii Internetowych, w Ideo.

 

Zobacz inne artykuły

Co możemy dla Ciebie zrobić?

Wyślij