Zoptymalizowane ścieżki przepływu dokumentów i informacji
Każda firma posiada inną strukturę organizacyjną. Ważne jest odpowiednie zaplanowanie ścieżek przepływu dokumentów i informacji, a obieg ten realizowany był w sposób uporządkowany, logiczny i zgodny z procedurami panującymi w przedsiębiorstwie. Dobrze jest wybrać taki system, który umożliwia wykorzystanie rozwiązań workflow (czyli definiowanie ścieżek przepływu dokumentów i informacji w firmie między pracownikami).
Wysoka dostępność z każdego miejsca
Korzystanie z urządzeń mobilnych (w tym także z komputerów przenośnych) to obecnie powszechność. Podobnie jak coraz częstsze podróże służbowe i praca w terenie. Dlatego tak ważne jest, aby mieć dostęp z każdego miejsca do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów. Brak tej cechy może doprowadzić do opóźnień w czynnościach pracowników (przykładowo wtedy, gdy dalsze działania są zależne od zatwierdzenia dokumentu przez przełożonego przebywającego w podróży służbowej). Ponadto, dostępność z każdego miejsca zwiększy kontrolę nad firmą i pracownikami.
Intuicyjny interfejs
Szkolenie nowych pracowników z obsługi wewnętrznego systemu obiegu dokumentów jest nieuniknione. Jednak szkolenie powinno dotyczyć przede wszystkim nauki procedur obiegu dokumentów w firmie z wykorzystaniem systemu. Natomiast sama obsługa systemu być w miarę możliwości prosta i intuicyjna. Pracownicy nie powinni mieć problemu z odnalezieniem potrzebnych im funkcjonalności do wykonywania codziennych obowiązków. Ma to znaczenie nie tylko dla komfortu pracy, ale też czasu wykonywania poszczególnych czynności.
Bezpieczeństwo danych
Odpowiedni system uprawnień oraz zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów to obowiązkowa cecha. Z jednej strony, zarządzanie uprawnieniami pozwoli definiować dla stanowisk pracy poziomy dostępów do poszczególnych danych i tym samym decydować, kto do czego ma dostęp w firmie. Z drugiej strony, możliwość zdefiniowania poziomu zabezpieczeń dostępu do systemu (np. kontrola reguł skomplikowania hasła, wykorzystanie mechanizmów typu captcha przeciwdziałającym tzw. botom lub przeciw atakom typu bruteforce) zapobiegnie skompromitowaniu danych użytkowników czy innych poufnych wewnętrznych danych z systemu.
Elastyczna struktura
Korzystanie z gotowego rozwiązania jest dobrym rozwiązaniem na krótką metę. Mimo, że może to być tańsze rozwiązanie, a jego wdrożenie zajmie mniej czasu niż dedykowanego, w przyszłości może ograniczać funkcjonowanie firmy. Każde przedsiębiorstwo, które rozwija się, zmienia swoją strukturę i ulepsza procedury przepływu informacji i dokumentów w firmie. To może wiązać się z potrzebą wdrożenia dodatkowych rozwiązań informatycznych. Zamiast konieczności kupowania kolejnego gotowego systemu, korzystniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowego modułu do posiadanego systemu. Dlatego, warto zwrócić uwagę na możliwości rozbudowy w przyszłości naszego systemu obiegu dokumentów.
Klienci o nas
Co to jest platforma low-code i dlaczego warto ją wybrać?
Wdrożenie platformy low-code w ogromnym stopniu wspomaga firmę w procesie cyfryzacji, a tym samym przyczynia się do osiągniecia przez nią dojrzałości cyfrowej. Efektem tego jest usprawnienie zarządzania procesami i relacjami oraz wzmocnienie pozycji na rynku i uzyskanie przewagi nad konkurencją
Czym ryzykujesz, broniąc się przed elektronicznym obiegiem dokumentów?
.webp)
Obieg dokumentów jest jednym z kluczowych procesów w każdym biznesie. Postępująca cyfryzacja sprawiła, że wiele firm zdecydowało o obraniu nowej strategii rozwoju opartej na szeroko pojętej digitalizacji. Jednym z przejawów zmiany podejścia jest fakt, że elektroniczna dokumentacja coraz częściej zastępuje papierową – dowiedz się, jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów i dlaczego nie warto się przed nim bronić!
Jak przezwyciężyć opory pracowników przed wdrożeniem EOD w firmie?
Zmiany budzą obawy nie tylko właścicieli firm, ale również pracowników. Tego typu reakcje są naturalne, niewielu osobom podoba się wizja wyrwania ich z dopracowanej w zakresie wykonywanych obowiązków rutyny. Nie inaczej jest w przypadku tak dużej zmiany, jak wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jak przezwyciężyć opory pracowników i sprawić, że wdrożenie EOD będzie odbierane pozytywnie również przez nich?