Bądź PAPERLESS, czyli od czego rozpocząć cyfryzację procesów w firmie?

Spis treści

Wstęp
Zacznij od paperless - digitalizacja obiegu dokumentów i faktur
Digitalizacja procesów pracowniczych
Digitalizacja procesów biznesowych
Paperless, czyli ekologia w firmie
Podsumowanie

Według raportu Polcom i Intel, 93% organizacji podejmuje działania w zakresie automatyzacji i digitalizacji swoich procesów biznesowych, ale niestety tylko 25% stwierdza wysoki stopień ich zaawansowania. Jak pokazują dane, wzrasta liczba firm, które decydują się na cyfryzację coraz liczniejszych obszarów biznesowych, jednak wciąż dla wielu proces ten może wydawać się dość trudny do zrealizowania. Od czego zatem zacząć i jakie obszary w jakiej kolejności digitalizować?

Zacznij od paperless - digitalizacja obiegu dokumentów i faktur

To podstawa, od której warto zacząć i nie ma tutaj znaczenia rodzaj prowadzonej działalności. Faktury, umowy, czy różnego rodzaju pisma przewijają się w życiu codziennym każdej firmy, dlatego tak ważne jest, aby ich obieg był szybki i sprawny, co może zagwarantować jedynie obieg elektroniczny.

Digitalizacja dokumentów to pierwszy krok do organizacji cyfrowej przestrzeni w przedsiębiorstwie. Zastąpienie papierowych dokumentów ich wersjami cyfrowymi, niesie ze sobą wiele korzyści. Jedną z nich jest mechanizm nadawania pracownikom dostępu do dokumentacji firmowej. Nie zawsze dany pracownik powinien mieć wgląd do każdego dokumentu. W takim przypadku wielopoziomowy system ról oraz uprawnień gwarantuje bezpieczeństwo danych i informacji zawartych w różnego rodzaju dokumentach.

Sama digitalizacja dokumentów jednak nie wystarczy, aby zoptymalizować i przyspieszyć działania biznesowe w naszej organizacji. W tym celu musimy cyfryzować także ścieżki obiegu tychże dokumentów. Mamy tu na myśli m.in. wysyłanie, odbieranie czy akceptację wszystkich pism i dokumentów firmowych, które mogą się odbywać w praktycznie każdym miejscu i o każdej porze. Elektroniczny obieg pozwala także na monitoring procesowania danego dokumentu oraz łatwe raportowanie czynności związanych z tym obiegiem.

Warto od razu wspomnieć, że choć ścieżka obiegu dokumentu posiada podstawowy schemat, to dzięki wykorzystaniu mechanizmów low-code może ona być indywidualnie dopasowywana do potrzeb i wymagań każdego przedsiębiorstwa, czy wręcz danego działu. Korzystanie, jak i dostęp do takiego systemu ułatwia również pracę zdalną czy hybrydową, ale także automatyzuje wiele czynności. Ma to wpływ na ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów, pomyłek czy zagubienia dokumentów. Dodatkowo płynny przepływ informacji i dokumentów usprawnia i przyspiesza pracę, zwiększając w ten sposób efektywność biznesową całej organizacji.

Warto wspomnieć też o cyfrowym archiwum, dzięki któremu firma wiele zyskuje. Przechowywanie wszelkich dokumentów w elektronicznym systemie pozwala uniknąć gromadzenia papierowych dokumentów na biurkach pracowników, co jest szczególnie istotne, jeśli mówimy o sporej liczbie takich pism. Digitalizacja pozwala również na oszczędność czasu – organizacja dokumentów w elektronicznym systemie ewidencji pozwala na znalezienie poszukiwanego dokumentu nawet w kilka sekund. Ponadto e-dokumentacja jest lepiej zabezpieczona, wgląd do archiwum mogą mieć jedynie uprawnione osoby za sprawą wspomnianego już systemu ról i uprawnień. Gwarantuje on także nienaruszalność treści dokumentów, umożliwiając ich edycję jedynie na określonym etapie i tylko wybranym osobom.

Mówiąc o cyfryzacji dokumentów finansowych, warto wspomnieć również o Krajowym Systemie e-Faktur, który ma stać się obowiązkowy od 1 stycznia 2024 r. Wykorzystanie tego systemu pozwoli między innymi zunifikować i usprawnić obieg dokumentów finansowych pomiędzy kontrahentami. Jego cechy sprawiają, że wykorzystujący go przedsiębiorcy mogą osiągać dodatkowe korzyści.Więcej na temat KSeF i obiegu e-faktur możesz przeczytać w artykule: Idealne połączenie: Elektroniczny Obieg Faktur i Krajowy System eFaktur (KSeF)

Digitalizacja procesów pracowniczych

Zaraz po cyfryzacji dokumentów, bardzo ważnym obszarem, który powinien być poddany digitalizacji jest obszar spraw pracowniczych, takich jak np..składanie przez pracowników wniosków, np. o urlop, czy rezerwowanie przez nich zasobów firmowych. Tego typu czynności są codziennością tak naprawdę każdej firmy. Stworzenie tzw. digital workspace pozwala na zdalne i cyfrowe załatwianie spraw m.in. biurowych, kadrowych i administracyjnych oraz ułatwia komunikację wewnątrz firmy. Podane poniżej przykłady to zaledwie kilka z wielu możliwości, jakie możemy zaimplementować w swojej organizacji.

Planowanie i składanie wniosków urlopowych

Wyobraźmy sobie sytuację, w której zbliża się sezon wakacyjny i do działu Kadr wpływają codziennie pytania o ilość dostępnych dni urlopowych, czy prośby o wystawienie czy podpisanie wniosku urlopowego. Bez właściwej organizacji pracy i określonej strategii jest to bardzo uciążliwy czas zapewne dla każdego. Dodatkowo pojawia się problem z właściwym doborem zastępstw. „Ręczne” planowanie jest w takim przypadku niezwykle czasochłonne i może powodować pomyłki i opóźnienia.

Cyfryzacja tych procesów eliminuje liczne problemy zarówno po stronie pracowników, jak i Działu Kadr. Przykładowo system do zarządzania urlopami umożliwia sprawne złożenie wniosku przez pracownika. Powiadomienie o złożonym w systemie wniosku od razu trafia do przełożonego, który może zaakceptować bądź odrzucić prośbę nawet w trakcie delegacji, np. na swoim urządzeniu mobilnym. Zależnie od polityki wewnętrznej firmy może być to połączone z automatycznym wyznaczeniem osoby zastępującej i przekazaniem do niej na czas urlopu wszystkich zadań osoby zastępowanej.

Zarządzanie zasobami firmy i elektroniczny system wewnętrznej rezerwacji

Innym praktycznym rozwiązaniem, które warto wdrożyć w w ramach cyfryzacji jest system zarządzania rezerwacjami. Za jego pomocą pracownicy mogą dokonywać rezerwacji na np. różnego rodzaju sprzęt firmowy, samochody służbowe czy sale konferencyjne. W ostatnim czasie system jest powszechnie wykorzystywany także w przypadku rezerwacji tzw. “biurek rotacyjnych”. Szybki i przejrzysty proces ułatwia organizację pracy całej firmy. System elektronicznej rezerwacji zasobów można łatwo zintegrować z innymi narzędziami i systemami używanymi w firmie, jak np. kalendarze.

Projektowanie dowolnych wniosków na potrzeby organizacji baza wniosków to uporządkowany cyfrowy zbiór wszystkich używanych w firmie tego rodzaju dokumentów. Warto tu wspomnieć o niezwykle praktycznym narzędziu, jakim są intuicyjne kreatory formularzy, dzięki którym można samemu zaprojektować dowolny wniosek. Począwszy od prostych formularzy jak np. wniosek o dofinansowanie do okularów dla pracownika, a skończywszy na formularzach powiązanych z procesami biznesowymi organizacji. sam proces składania i przesyłania wniosku także może być samodzielnie konfigurowany i dostosowywany do potrzeb danej struktury. Co istotne, obieg takiego wniosku jest niezwykle szybki, a odbywa się według wcześniej zaprojektowanej ścieżki.

Dostęp do informacji o wynagrodzeniach

Inny obszar, który zdecydowanie warto cyfryzować to finanse. Paski płacowe oraz ePity pozwalają na optymalizację i przyspieszenie formalnych rozliczeń pracowniczych. Niesie to za sobą wiele korzyści, a przede wszystkim spore oszczędności czasowe. Pracownicy mają dostęp do paska płacowego w systemie, podobnie jest w przypadku e-pitów, które otrzymują drogą elektroniczną i są one również dostępne dla pracowników w systemie. Rezygnacja z konieczności składania papierowych wniosków o paski płacowe, to również troska o środowisko naturalne.

Digitalizacja procesów biznesowych

Niezwykle istotnym obszarem, o którym nie można zapomnieć są procesy biznesowe. Obecnie współpraca z partnerami czy klientami odbywa się bardzo często zdalnie, co sprawia, że bez odpowiednich narzędzi przedsiębiorstwo niejednokrotnie nie jest w stanie sprawnie funkcjonować. Digitalizacja procesu podpisywania dokumentów wykorzystująca możliwości elektronicznego podpisu w znaczny sposób ułatwiają zawarcie np. umowy na odległość. Dobry system obiegu dokumentów powinien obsługiwać podpisy elektroniczne kwalifikowane oraz niekwalifikowane. Implementacja tego typu rozwiązań sprawia, że współpraca z daną firmą jest postrzegana jako profesjonalna i bezpieczna.

Szybka cyfryzacja biznesu jest także możliwa dzięki szerokiej gamie narzędzi i systemów, z którymi można zintegrować elektroniczny obieg dokumentów. Mowa tu np. o różnego rodzaju kalendarzach, systemach finansowo-księgowych czy systemach ERP. Połączenia biznesowe m.in. z takimi rozwiązaniami, jak np.: SAP, ORACLE, TecDoc czy SharePoint otwierają wiele możliwości dalszego rozwoju cyfrowego miejsca pracy.

W kontekście digitalizacji biznesu warto wspomnieć także o rozwiązaniach low-code oraz wykorzystaniu BPMN (Business Process Model and Notation). Dzięki tym narzędziom możliwe jest projektowanie procesów biznesowych w każdym obszarze działania firmy. Umożliwiają one tworzenie rozwiązań w duchu MVP (Minimum Viable Product) czyli stworzenie prostego "prototypu” (np. procesu, aplikacji), którą będzie można sprawnie przetestować oraz rozbudowywać według własnych preferencji, aby później otrzymać dopasowany do organizacji system.

W ten sposób optymalizujemy pracę, obniżamy koszty rozwoju aplikacji i szybciej możemy korzystać z danego produktu lub usługi w naszej organizacji, rozproszonych oddziałach, a nawet podległych spółkach. Z punktu widzenia każdego biznesu rozwiązania wspierające uzyskanie efektywności biznesowej przy niższym nakładzie finansowym są “na wagę złota”.

Paperless, czyli ekologia w firmie

Cyfryzacja powyżej opisanych procesów wiąże się bezpośrednio z proekologicznym podejściem paperless. Dzięki ograniczeniu nadmiernego zużycia papieru, firmy chronią środowisko, ale i same czerpią wiele korzyści, wynikających z automatyzacji i usprawnienia wielu procesów biznesowych. Dzięki nim firma postrzegana jest na rynku jako nowoczesna i odpowiedzialna i żadna współpraca nawiązywana na odległość nie stanowi dla niej najmniejszego problemu. Strategia paperless to wydajna, mobilna i wygodna praca zarówno dla Ciebie, jak i twoich partnerów czy klientów.

Podsumowując

Cyfryzacja w przedsiębiorstwie ma ogromne znaczenie dla samej firmy, ale i również dla jej otoczenia biznesowego. Ułatwia nie tylko procesy wewnątrz organizacji, przyspiesza pracę i dba o wizerunek, ale i znacząco usprawnia zarówno nawiązywanie współpracy jak i jej dalszy przebieg. Dlatego jest tak ważna z punktu widzenia przedsiębiorcy, pracowników oraz partnerów biznesowych.

Każda firma, która chce się rozwijać i zostawić konkurencję w tyle, powinna dążyć do osiągnięcia dojrzałości cyfrowej (digital maturity), którą zapewnia m.in. digitalizacja procesów wewnętrznych oraz biznesowych w organizacji. Transformacja cyfrowa to proces, który warto stopniowo i w sposób przemyślany realizować. Będzie on mniej skomplikowany, o ile zajmie się tym zespół doświadczonych specjalistów, którzy będą odpowiedzialni nie tylko za prawidłowe zaprojektowanie i wdrożenie systemu i cyfrowych narzędzi, ale także przekażą niezbędne informacje i zaoferują właściwe wsparcie powdrożeniowe.