Jak pokazują doświadczenia naszych Klientów, pracownicy działów księgowych mają do wprowadzenia do systemu księgowego nawet po kilka tysięcy faktur miesięcznie. W przypadku biur księgowych może to być nawet średnia dzienna liczba faktur. Biorąc pod uwagę, że ewidencja każdej pojedynczej faktury może zająć około 3 minut, czas poświęcony na wprowadzanie faktur zajmuje 50 godzin przy przykładowej ilości 1000 faktur. To ogromna ilość czasu, zwłaszcza, że to dopiero początek procesu księgowania faktur.
Dzięki wykorzystaniu rozwiązań opartych o technologię OCR możliwe jest znaczące przyspieszenie procesu wprowadzania faktur do systemu księgowego. Ich działanie opiera się o automatyczne rozpoznawanie znaków w plikach graficznych. W konsekwencji, skanując faktury, narzędzie OCR automatycznie ewidencjonuje w systemie wszystkie faktury.
Skanowanie OCR
Proces skanowania z użyciem narzędzia OCR składa się z następujących etapów:
- Oznaczenie faktury kodem kreskowym – naklejamy kod kreskowy u góry dokumentu, aby „dać znać” systemowi, gdzie jest początek dokumentu, a tym samym koniec poprzedniego.
- Zeskanowanie faktury – oznaczoną już kodem kreskowym fakturę przeprowadzamy przez urządzenie skanujące.
- Przetwarzanie dokumentu przez narzędzie OCR – system analizujący obraz zeskanowanego dokumentu wychwytuje najważniejsze dane faktury, np. NIP, data wystawienia, termin płatności, kwoty, tytuł itp.
- Automatyczne zapisanie faktury w systemie obiegu dokumentów – faktura zostaje zapisana w systemie.
W momencie pojawienia się faktury w systemie możemy sprawdzić poprawność uzupełnionych danych oraz przekazać dokument do odpowiedniego pracownika.
Sprawdzenie faktury odbywa się poprzez wyświetlenie podglądu zeskanowanej faktury oraz metadanych odczytanych przez narzędzie OCR. Jeśli wszystko się zgadza, możemy zatwierdzić fakturę i przesłać ją dalej.
Jeśli więc chcemy odjąć sobie żmudnego przepisywania danych z faktur do systemu, aplikacja OCR z pewnością nam w tym pomoże. Kilka minut i kilkaset faktur znajduje się w naszym systemie. Teraz możemy przejść do ich opisywania...