Zoptymalizowane ścieżki przepływu dokumentów i informacji
Każda firma posiada inną strukturę organizacyjną. Ważne jest odpowiednie zaplanowanie ścieżek przepływu dokumentów i informacji, a obieg ten realizowany był w sposób uporządkowany, logiczny i zgodny z procedurami panującymi w przedsiębiorstwie. Dobrze jest wybrać taki system, który umożliwia wykorzystanie rozwiązań workflow (czyli definiowanie ścieżek przepływu dokumentów i informacji w firmie między pracownikami).
Wysoka dostępność z każdego miejsca
Korzystanie z urządzeń mobilnych (w tym także z komputerów przenośnych) to obecnie powszechność. Podobnie jak coraz częstsze podróże służbowe i praca w terenie. Dlatego tak ważne jest, aby mieć dostęp z każdego miejsca do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów. Brak tej cechy może doprowadzić do opóźnień w czynnościach pracowników (przykładowo wtedy, gdy dalsze działania są zależne od zatwierdzenia dokumentu przez przełożonego przebywającego w podróży służbowej). Ponadto, dostępność z każdego miejsca zwiększy kontrolę nad firmą i pracownikami.
Intuicyjny interfejs
Szkolenie nowych pracowników z obsługi wewnętrznego systemu obiegu dokumentów jest nieuniknione. Jednak szkolenie powinno dotyczyć przede wszystkim nauki procedur obiegu dokumentów w firmie z wykorzystaniem systemu. Natomiast sama obsługa systemu być w miarę możliwości prosta i intuicyjna. Pracownicy nie powinni mieć problemu z odnalezieniem potrzebnych im funkcjonalności do wykonywania codziennych obowiązków. Ma to znaczenie nie tylko dla komfortu pracy, ale też czasu wykonywania poszczególnych czynności.
Bezpieczeństwo danych
Odpowiedni system uprawnień oraz zabezpieczeń przed niepowołanym dostępem do wewnętrznego systemu obiegu dokumentów to obowiązkowa cecha. Z jednej strony, zarządzanie uprawnieniami pozwoli definiować dla stanowisk pracy poziomy dostępów do poszczególnych danych i tym samym decydować, kto do czego ma dostęp w firmie. Z drugiej strony, możliwość zdefiniowania poziomu zabezpieczeń dostępu do systemu (np. kontrola reguł skomplikowania hasła, wykorzystanie mechanizmów typu captcha przeciwdziałającym tzw. botom lub przeciw atakom typu bruteforce) zapobiegnie skompromitowaniu danych użytkowników czy innych poufnych wewnętrznych danych z systemu.
Elastyczna struktura
Korzystanie z gotowego rozwiązania jest dobrym rozwiązaniem na krótką metę. Mimo, że może to być tańsze rozwiązanie, a jego wdrożenie zajmie mniej czasu niż dedykowanego, w przyszłości może ograniczać funkcjonowanie firmy. Każde przedsiębiorstwo, które rozwija się, zmienia swoją strukturę i ulepsza procedury przepływu informacji i dokumentów w firmie. To może wiązać się z potrzebą wdrożenia dodatkowych rozwiązań informatycznych. Zamiast konieczności kupowania kolejnego gotowego systemu, korzystniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie dodatkowego modułu do posiadanego systemu. Dlatego, warto zwrócić uwagę na możliwości rozbudowy w przyszłości naszego systemu obiegu dokumentów.
Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz
Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?
Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.
Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.
Napisz do nas lub skorzystaj z formularza
Logito w liczbach
+20 lat doświadczenia
+100 wdrożeń
+37 000 użytkowników
+18 mln dokumentów
+800 procesów
Wypełnij formularz
Klienci o nas
Od czego zacząć transformację cyfrową? 5 lekcji z wystąpienia Karola Floriańczyka
Transformacja cyfrowa to warunek rozwoju firmy. Tylko od czego właściwie ją zacząć? Jak nie zgubić się w technologii, projektach i dostawcach rozwiązań? Karol Floriańczyk z LOGITO podczas tegorocznego EOIF Summit pokazał, że cyfryzacja nie zaczyna się od systemu, tylko od zadania sobie kilku niewygodnych pytań.
Automatyzacja procesów księgowych. Jakie narzędzia ułatwią codzienną pracę księgowości?
Średnia firma przetwarza nawet 500 faktur miesięcznie, a ręczne wprowadzanie danych zajmuje dziesiątki godzin i generuje aż 41% błędów. Automatyzacja procesów księgowych pozwala oszczędzić nawet 84% kosztów obsługi faktur. Jakie narzędzia naprawdę przyspieszą pracę księgowości?
System EOD. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów i kiedy go wdrożyć?
Czy wiesz, że przeciętny pracownik spędza nawet 2,5 godziny dziennie na szukaniu dokumentów? Firmy, które chcą zwiększyć efektywność działań, mają do dyspozycji wiele narzędzi, ale które z nich faktycznie mogą pomóc? Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów. Czym jest i do czego konkretnie służy EOD?