Nowe e-faktury – przygotuj się na duże zmiany w Twojej firmie

Spis treści 

Wstęp
Na jakie benefity mogą liczyć Polskie firmy? 
eFaktury na świecie
Wnioski 

„E- faktura przyspieszy obrót pomiędzy firmami. Przedsiębiorcy, którzy z niej skorzystają, dokonają korekty in minus po prostu w momencie jej wystawienia, bo obie strony transakcji będą ją widziały w systemie. To również bardzo wygodne rozwiązanie. E-faktura ma postać ustrukturyzowaną – oznacza to, że ma zawsze ten sam format. Kluczowe informacje, takie jak cena towaru czy stawka podatku będą na niej w tym samym miejscu” – wypowiedź wiceministra finansów Jana Sarnowskiego.

Priorytetem w ostatnim czasie stała się digitalizacja procesów księgowych, która w znaczny sposób ułatwia i uporządkowuje działalność przedsiębiorcy. W dużym stopniu obniża koszty zarządzania dokumentami, wystawiania faktur, not księgowych i wysyłania ich do kontrahentów. Automatyzacja tego sektora gospodarki odbywać się ma za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

Polska uzyskała zgodę Komisji Europejskiej na wdrożenie elektronicznego fakturowania. Takie rozwiązanie funkcjonuje już od 1 stycznia 2022 roku, ale można stosować je dobrowolnie, natomiast od drugiego kwartału 2023 roku prawdopodobnie będzie to obowiązkiem. Zmianie ulegnie sposób wysyłania e-faktur (faktury ustrukturyzowane) oraz nastąpi automatyzacja wielu czynności związanych z ich wystawianiem. Wprowadzenie tego systemu ma przynieść szereg korzyści dla przedsiębiorców.

Krajowy System eFaktur obowiązkowy dopiero w styczniu 2024 r.

Początkowo mówiono o drugim kwartale 2023 roku, jednak od 10 czerwca br. już wiemy, że KSeF stanie się obowiązkowym narzędziem do e-fakturowania od 1 stycznia 2024 r. Zmiana daty daje przedsiębiorcom więcej czasu na odpowiednie zintegrowanie swojej infrastruktury IT z systemem e-Faktur.

Na jakie benefity mogą liczyć Polskie firmy?

Przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja cyfrowa. Jeśli KSeF przejdzie pozytywnie testy, to już niebawem będą mieli oni obowiązek wystawiania faktur przez platformę Ministerstwa Finansów – Krajowy System e-Faktur. KSeF jest systemem, który umożliwia wystawianie i odbierania e-faktur ustrukturyzowanych. Często określany jest jako Centralny Rejestr Faktur. Firmy muszą być gotowe na zmianę sposobu wystawiania i wysyłania dokumentów oraz dostosowania obiegu faktur we własnych systemach finansowo- księgowych. Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane i weryfikowane zgodnie ze wzorem opracowanym przez Ministerstwo Finansów. Wystawianie dokumentów odbywać się będzie mogło na dwa sposoby, a poprawnie przesłana faktura do systemu otrzyma unikalny numer identyfikujący KSeF.

Firmy posiadające odpowiednie systemy finansowo-księgowe przygotują dokumenty finansowe na własnej platformie oraz prześlą je do systemu KSeF. Będą mogły również łączyć się automatycznie z platformą rządową i pobierać wystawione dla nich faktury bezpośrednio do systemu firmy dzięki integracji z interfejsem API. Kontrahent, który otrzyma gotowy dokument będzie miał możliwość jego pobrania anonimowo - nawet bez konta w KSeF.

Z kolei, przedsiębiorcy nieposiadający systemów do elektronicznego obiegu dokumentów, będą mogli wystawiać faktury bezpośrednio w Krajowym Systemie eFaktur z poziomu przeglądarki.    

Wprowadzenie cyfrowego obiegu faktur niesie za sobą szereg korzyści podatkowych i biznesowych dla przedsiębiorców:

• To przede wszystkim ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w odrębnych systemach IT. System KSeF zlokalizowany jest w rozwiązaniu chmurowym, który pozwala na przechowywanie i archiwizację e-faktur przez 10 lat.
• Główną zaletą elektronicznego archiwizowania faktur jest łatwiejszy i szybszy dostęp do wyszukiwania dokumentów, mając do dyspozycji różne parametry.
• Podatnicy, którzy wybiorą e-fakturę otrzymają zwrot podatku VAT w terminie skróconym z 60 do 40 dni.
• To także możliwość zmniejszenia należnego podatku VAT w miesiącu wystawienia dzięki korektom in minus. Przedsiębiorca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT w okresie rozliczeniowym, w którym wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.
• Wprowadzenie jednego standardu faktur umożliwia usprawnienie obrotu gospodarczego.
• Automatyzacja procesów księgowych pozwoli odbiorcy na otrzymanie dokumentu praktycznie w czasie rzeczywistym.
• Dokumenty pozostające w bazie danych Ministerstwa Finansów minimalizują ryzyko zniszczenia lub zaginięcia, dzięki czemu nie będzie konieczności wydawania duplikatów.
• Bardzo prawdopodobne, że w przyszłości przedsiębiorcy, którzy do tej pory przesyłali pliki faktur JPK_FA (Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur) ze swoich systemów ERP lub finansowo-księgowych, nie będą musieli już tego robić.
• Możliwość pobrania faktury przez przedsiębiorców bez konta w KSeF dzięki anonimowemu dostępowi przez przeglądarkę www po wpisaniu prawidłowych danych z faktury, m.in. kwoty, daty wystawienia czy unikatowego numeru KSeF.
• Podstawową korzyścią jest redukcja kosztów zakupu papieru, druku, wysyłki faktur, a także koszty pracownicze związane z wprowadzaniem dokumentów do ksiąg.
• Kluczową zaletą jest również efektywność. Cały proces jest sprawniejszy i szybszy, co ma znaczenie szczególnie dla dużych firm, o rozbudowanej strukturze. Automatyzacja obiegu faktur, przy jednoczesnym korzystaniu z systemów finansowo-księgowych oraz KSeF, pozwala na zmniejszenie czasu potrzebnego na zaakceptowanie dokumentów, a także zabezpiecza przed zaginięciem faktury w trakcie procesu akceptacyjnego.
• Faktury elektroniczne są zdecydowanie bezpieczniejsze. Zmniejszają liczbę operacji manualnych, czyli zmniejszenie błędów i rozbieżności. To również ograniczenie ryzyka prawdopodobnego uszkodzenia lub utraty dokumentów.
• E-faktury to ochrona środowiska, która coraz częściej pojawia się jako wiodący trend w e-commerce. To również poszanowanie zasady „Społecznej odpowiedzialności biznesu (Corporate Social Responsibility)” oraz ESG - zbioru pozafinansowych działań danej firmy w obszarze środowiska naturalnego, społeczeństwa oraz ładu korporacyjnego. Coraz bardziej na popularności zyskują ekologiczne biura i są one jednym z głównych wyznaczników oceny przedsiębiorstwa przez kontrahentów.

E-faktury na świecie

Coraz wyraźniej widać, jak mocnym, globalnym trendem jest zastępowanie tradycyjnych faktur papierowych ich elektronicznym odpowiednikiem. Dzięki temu procesowi przedsiębiorcy mogą w znaczny sposób usprawnić procesy księgowe w swoich firmach.

Kontynentem, na którym elektroniczne fakturowanie jest najbardziej rozpowszechnione, jest bez wątpienia Ameryka Południowa. Znaczna ilość państw z tego obszaru, takich jak Brazylia, Argentyna czy Urugwaj zdecydowały się na używanie elektronicznej faktury w administracji publicznej. Wzór dla wielu państw stanowi Meksyk, który przez długie lata zmagał się z luką podatkową. Dzięki wprowadzeniu e-faktur ściągalność podatków zwiększyła się o 34%. W krajach Ameryki Południowej cyfrowy obieg dokumentów został szeroko rozpowszechniony i obsługuje on nie tylko faktury, ale również dokumenty istotne z puntu widzenia rozliczeń podatkowych.

ARABIA SAUDYJSKA

To kraj rządzony przez szejków, znany z rozmachu i przepychu. W 2020 roku, zaledwie 2 lata po wprowadzeniu podatku VAT, Arabia Saudyjska ogłosiła decyzję o ustrukturyzowanie faktur w ogólnokrajowym systemie. Ta metoda obrotu dokumentów jest obowiązkowa dla każdej transakcji B2B i obejmuje także wymiany transgraniczne.

WŁOCHY

Włochy również postanowiły wprowadzić e-fakturowanie, a ich główną inspiracją były rozwiązania z Meksyku. Uwaga została skupiona na weryfikacji dokumentów w czasie rzeczywistym. Podmioty gospodarcze we Włoszech wymieniają się dokumentami przez platformę włoskiego urzędu skarbowego. System jest wciąż udoskonalony, tak aby ułatwić cyfrowe transakcje międzynarodowe.

KRAJE UNII EUROPEJSKIEJ

Poza Polską system e-faktur wprowadzany jest w Hiszpanii i Portugalii. Podobnie jak we Francji, Portugalia rozpoczyna swoją cyfryzację faktur od dużych i średnich przedsiębiorstw. Zupełnie inaczej wygląda to w Niemczech, gdzie każdy land może wprowadzić swoje zasady funkcjonowania e-faktur. Pomimo znacznych rozbieżności w funkcjonowaniu obiegu cyfrowych dokumentów Unia Europejska kładzie nacisk, aby system e-fakturowania stal się normą w każdym kraju.

Systemy cyfrowego zarządzania obiegiem dokumentów funkcjonują również w Chinach, Hong Kongu, Tajwanie, Japonii, Korei Południowej czy w Indiach. Rozwiązania wspierające obieg dokumentów finansowych wprowadziła nawet Austria i Nowa Zelandia, co sprzyja ich kontaktom z Europą.

Wnioski

E-faktury dotykają wielu aspektów związanych z działalnością przedsiębiorstwa. Swoim zasięgiem obejmują płaszczyzny finansowo-księgowe, prawne oraz technologiczne. Nowe regulacje są prawdziwym wyzwaniem dla Polski zarówno w sferze technologii, procesów, jak i organizacji. Warto z wyprzedzeniem przygotować się do wprowadzenia e-faktur i kompleksowo podejść do nowych wymogów. Opłaca się zacząć od inwentaryzacji istniejącej już infrastruktury IT w swojej organizacji, m.in. systemów obiegu dokumentów, procesów i danych, aby jak najskuteczniej dobrać odpowiednie rozwiązanie. Należy pamiętać, aby było ono elastyczne, czyli miało możliwość integracji (np. z systemem KSeF) oraz dopasowywania się do zmieniających się potrzeb w organizacji.

Przedsiębiorcy, którzy posiadają już swoje systemy do fakturowania są w połowie drogi do zgodności z KSeF. Wystawianie faktur za pośrednictwem systemu centralnego będzie wymagało integracji systemów księgowych i finansowych z KSeF. Właściciele firm będą musieli przygotować oraz zaimplementować odpowiednie programy IT. Wybrane rozwiązanie powinno posiadać sprawną obsługę wielu źródeł danych oraz funkcjonalności umożliwiających tworzenie zgodnych ze specyfiką plików e-faktur, które będą dopasowane do specyficznych oczekiwań kontrahentów. Najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy stoją jeszcze przed wyborem odpowiedniego systemu elektronicznego obiegu faktur, jest wdrożenie dwóch rozwiązań. Implementacja rozbudowanego narzędzia przekłada się na automatyzację i minimalizację czasu poświęcanego na działania operacyjne związane z fakturowaniem.