Wydatki pracownicze
Realizacja celów biznesowych i rozwój firm wiąże się z ponoszeniem wydatków pracowniczych – kosztów podróży, noclegu, posiłków, wykorzystaniem budżetu reprezentacyjnego. Polityka finansowa w tym zakresie jest różna. Można przyznawać pracownikom określoną dietę lub zwracać im pieniądze za poniesione wydatki. W jednym i drugim przypadku konieczne jest precyzyjne rozliczanie delegacji i ewidencja kosztów. Brak odpowiednich danych może prowadzić do niepotrzebnego zamieszania i problemów z rozliczeniem kosztów. Szczególnie boleśnie mogą odczuwać to duże organizacje posiadające rozbudowane struktury pracownicze.
Wygodne rozwiązanie
Dynamicznie rozwijająca się technologia dostarcza jednak rozwiązań, które pomagają nam w codziennej pracy. Przeniesienie tradycyjnych procedur do elektronicznej rzeczywistości usprawnia i ułatwia przebieg procesów administracyjnych na wielu etapach – od składania wniosków i podań o delegacje, poprzez rejestrację faktur, rachunków i paragonów aż po dokładne ich rozliczanie. Dzięki temu, z jednej strony odciążone zostają działy finansowe, a z drugiej zminimalizowane zostaje ryzyko przypadkowych pomyłek.
Skuteczne planowanie wyjazdów służbowych
Kolejną zaletą wdrożenia specjalistycznego systemu jest wygodne planowanie wyjazdów służbowych. Przede wszystkim każdy z pracowników może samodzielnie wypełnić i złożyć elektroniczny wniosek, umieszczając w nim wszystkie niezbędne informacje. Osoby odpowiedzialne za ich akceptację otrzymują automatycznie powiadomienia o każdym oczekującym na weryfikację podaniu. W ten sposób czas potrzebny na podjęcie decyzji ulega znacznemu skróceniu, a sprawy rozpatrywane są dużo szybciej.
Zaakceptowane delegacje umieszczane są od razu na specjalnym terminarzu, dostępnym online dla wszystkich pracowników. Dzięki niemu łatwo koordynować pracę całej firmy – organizować zastępstwa za nieobecne osoby, planować realizację zadań, czy np. łączyć terminy wyjazdów aby obniżyć koszty podróży służbowym samochodem. Aplikacje tego typu stają się jednym z podstawowych narzędzi pracy w dużych lub wieloodziałowych firmach.
Szybka ewidencja i precyzyjne rozliczanie kosztów
Jak wiemy, każdy wyjazd służbowy to wydatki, które należy rozliczyć i wprowadzić do ewidencji. A jeśli pracownicy wydawali pieniądze z własnej kieszeni, koniecznie trzeba im je zwrócić jak najszybciej (na podstawie przedstawionych rachunków, faktur i paragonów). Zaawansowane oprogramowanie ułatwia w tym względzie pracę działów finansowych. Archiwizowane w elektronicznej postaci dokumenty i informacje znajdują się zawsze w jednym miejscu, nigdy nie zaginą, a dostęp do nich i przygotowanie odpowiednich zestawień zajmuje tylko kilka chwil.
Kontrola wydatków
Dla każdej firmy niezwykle istotnym aspektem jest doraźna kontrola ponoszonych wydatków - nie tylko na delegacje. Odpowiednio prowadzone działania i stały monitoring pomagają przeciwdziałać nieprawidłowościom, a w szczególnych przypadkach także nadużyciom. Stanowią również wsparcie dla spójnego zarządzania kosztami firmy, analizowania i planowania przyszłych wydatków czy projektów. Nowoczesne rozwiązania informatyczne dostarczają narzędzi, które pozwalają na bezpośredni i szybki wgląd w koszty delegacji na różnych szczeblach firmy – począwszy od działów finansowych i kadrowych, poprzez kadry menadżerskie a kończąc na zarządzie.
