Dzięki zarządzaniu procesem delegacji służbowych za pomocą nowoczesnych technologii organizacje mogą zapewnić płynność zlecania jak i akceptowania wyjazdów delegacyjnych, a pracownicy, nie muszą się dłużej martwić o poprawne rozliczenie kosztów wyjazdu. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak platforma LOGITO ułatwia i przyspiesza procesy delegacji w nowoczesnych firmach, pozwalając na pełną synchronizację działań, niezależnie od tego, czy zarządzamy zespołem lokalnym, czy rozproszonym w całym kraju, a nawet na różnych kontynentach.
Skuteczne planowanie wyjazdów służbowych
Podstawową zaletą wdrożenia elektronicznego zarządzania delegacjami jest wygodne planowanie wyjazdów służbowych przez pracowników. Przede wszystkim każdy z pracowników może samodzielnie wypełnić i złożyć elektroniczny wniosek, umieszczając w nim wszystkie niezbędne informacje dotyczące podróży służbowej. Osoba odpowiedzialna za jego akceptację otrzymuje automatycznie powiadomienie o oczekującym na weryfikację podaniu. Również informacja o zmianie statusu wniosku (zaakceptowany, odrzucony) automatycznie trafia do zainteresowanych osób. W ten sposób czas potrzebny na podjęcie decyzji ulega znacznemu skróceniu, a akceptacja podróży przebiega dużo szybciej. Cały ten zautomatyzowany obieg wniosków można dowolnie skonfigurować lub edytować w ramach potrzeb za pomocą funkcji workflow.
Zaakceptowane wyjazdy służbowe umieszczane są od razu w firmowym terminarzu, dostępnym online dla wszystkich pracowników. Dzięki niemu łatwo koordynować pracę całej firmy – organizować zastępstwa za nieobecne osoby, planować realizację zadań, czy projektów lub np. łączyć terminy wyjazdów, aby obniżyć koszty podróży służbowych.
Rozliczanie podróży służbowych
Realizacja wyjazdu delegacyjnego zawsze wiąże się z ponoszeniem wydatków pracowniczych – kosztów podróży, noclegu, posiłków, wykorzystaniem budżetu reprezentacyjnego. Polityka finansowa firm w tym zakresie jest różna. Można przyznawać pracownikom określoną dietę lub zwracać im pieniądze za poniesione wydatki. W jednym i drugim przypadku konieczne jest precyzyjne rozliczanie delegacji i ewidencja kosztów. By ułatwić to zadanie zarówno pracownikom wracającym z podróży jak i działowi księgowości w LOGITO wdrożyliśmy specjalny kalkulator delegacji, który po uzupełnieniu wskazanych pól sam rozliczy koszty wyjazdu. Jako dowody wydatków wystarczą wgrane do systemu zdjęcia i skany paragonów lub faktur. Do ułatwień znajdujących się w naszej platformie możemy zaliczyć m.in. naliczenie diety za odbytą delegację, przelicznik walut oraz obliczanie zaliczek na poczet wyjazdu. Archiwizowane w elektronicznej postaci dokumenty i informacje znajdują się zawsze w jednym miejscu, nigdy nie zaginą, a dostęp do nich i przygotowanie odpowiednich zestawień zajmuje tylko kilka chwil. Wszystko to po to, by uniknąć błędów i opóźnień w wyrównaniu finansów po zakończonej podróży służbowej.
Zarządzanie delegacjami – zebranie danych o podróży służbowej
Po zakończonym wyjeździe służbowym, platforma LOGITO umożliwia kompleksowe rozliczanie delegacji w sposób szybki, przejrzysty i bezbłędny. Po zakończonym wyjeździe delegacyjnym posiadamy w platformie LOGITO następujące informacje – wniosek elektroniczny i historię jego akceptacji, kartę rozliczenia delegacji z załączonymi dowodami wydatków i rozliczeniem zawierającym dietę, przebytą trasę, środek transportu i uwzględnienie wydatków własnych pracownika. Warto podkreślić, że wszystkie te dane są zgromadzone w jednym miejscu, co znacząco usprawnia proces weryfikacji, zatwierdzania i rozliczania delegacji.
Dodatkową wygodną opcją jest raport wydatków - łącząc w nim konkretne delegacje np. przypisane do danego okresu lub działu firmy, możemy szybko zweryfikować poniesione koszty. Taki dostęp do informacji nie tylko usprawnia kontrolowanie wydatków, ale również pomaga w analizie i planowaniu przyszłych podróży służbowych. Tego rodzaju raporty pozwalają na łatwą weryfikację poniesionych kosztów, co ma ogromne znaczenie z punktu widzenia zarządzania budżetem i optymalizacji wydatków. W rezultacie rozliczanie delegacji staje się nie tylko prostsze, ale także bardziej efektywne, co przekłada się na oszczędność czasu, redukcję błędów i lepszą kontrolę nad finansami firmy.
Cyfrowa transformacja
Twojej firmy zaczyna się teraz
Chcesz otrzymać wycenę, zobaczyć LOGITO od środka lub porozmawiać
na temat technologii low-code?
Skontaktuj się z nami w dowolny sposób, a my odpowiemy na każde Twoje pytanie. Jeśli
będziesz potrzebować więcej informacji, zaproponujemy bezpłatną konsultację, podczas której
zaprezentujemy Ci demo naszej platformy dnia roboczego.
Lubimy przyspieszać każdy proces, dlatego odpowiemy na Twoją wiadomość w ciągu
najbliższego dnia roboczego.
Napisz do nas lub skorzystaj z formularza
Logito w liczbach
+20 lat doświadczenia
+100 wdrożeń
+37 000 użytkowników
+18 mln dokumentów
+800 procesów