Uporządkowanie wiedzy
Oczywistym jest, że na wiedzę należy patrzeć wieloaspektowo. Zaliczamy do niej zarówno zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak i bardzo specjalistyczną wiedzę bezpośrednio związaną z produkcją ale także ogólne "know-how". Do tworzonej bazy można dodać także repozytorium dokumentów firmowych, dostępnych dla pracowników i osób spoza organizacji (dla klientów, kontrahentów czy petentów w urzędach publicznych). Odpowiednie uporządkowanie wiedzy upraszcza dotarcie do niej zainteresowanym i ułatwia jej późniejsze wykorzystanie. Z kolei przydzielanie odpowiednich uprawnień użytkownikom, pozwala precyzyjnie segmentować odbiorców, określać dostępne dla nich treści i zwiększać poziom bezpieczeństwa całej bazy wiedzy.
Wiedza pracownicza
Jednym z największych wyzwań podczas przyjmowania nowych osób do pracy jest ich szybkie i efektywne wdrożenie w procedury i zasady obowiązujące w organizacji. Jest to często proces żmudny, wymagający poświęcenia dużej ilości czasu przez innych, starszych stażem pracowników. Oznacza to tym samym spadek wydajności pracy zarówno jednej jak i drugiej osoby. Odpowiednio przygotowana baza wiedzy pozwala zminimalizować te trudności. Stale dostępna w trybie online biblioteka szkoleń, instrukcji i regulaminów umożliwia nowym pracownikom wygodne i skuteczne zapoznanie się z niezbędnymi informacjami we własnym zakresie i dowolnie wybranym momencie. Z drugiej strony to także cenna pomoc dla osób starszych stażem, które mogą na bieżąco - gdy tylko zaistnieje taka potrzeba - odświeżać znajomość procedur, weryfikować ją w razie wątpliwości lub zapoznawać się ze zmianami i aktualizacjami w dokumentacji.
Wiedza specjalistyczna
Wiedza ekspercka, szczegółowe procedury czy firmowe know-how, to niezwykle cenne dane, posiadane przez każdą firmę. One także wymagają odpowiedniej i szybkiej dystrybucji. Gospodarka w dzisiejszych czasach oparta jest na firmach nastawionych na zdobywanie informacji, ich wymianie i poszerzaniu własnych kompetencji. Koniecznym staje się zatem wypracowanie odpowiednich mechanizmów organizacyjnych. Właściwie przygotowana dokumentacja, zgromadzona na zabezpieczonych serwerach, może być udostępniana wybranym, upoważnionym osobom. W ten sposób wymiana danych staje się niezwykle wygodna. Informacja dociera bezproblemowo do pracowników, pomagając im zwiększać efektywność wykonywanych zadań oraz zdobywać nowe umiejętności. Zdarza się bardzo często, że firmy i organizacje wykorzystują taką bazę wiedzy jako pomoc dla swoich zaufanych kontrahentów, klientów czy partnerów biznesowych, integrując je np. z platformami e-learningowymi. W zależności od sposobu wykorzystania, można w ten sposób budować lojalność wobec marki, komunikować jej otwartość lub po prostu zwiększać efektywność i skuteczność współpracy z zewnętrznymi podmiotami.
Repozytorium dokumentów
Katalog dokumentów to niezwykle ważny, choć często jeszcze niedoceniany, atut bazy wiedzy. Firmy, instytucje, organizacje czy urzędy publiczne posługują się w swojej pracy ogromną ilością podań, wniosków czy szablonów pism. Za ich udostępnianie odpowiedzialne są zazwyczaj osoby pracujące w konkretnych działach. Wydawanie odpowiednich dokumentów i udzielanie związanych z nimi informacji to proces czasochłonny. Takie rozwiązanie jest szczególnie problematyczne w dużych firmach czy urzędach. Z jednej strony liczni pracownicy pobierają i składają wnioski urlopowe, podania, zaświadczenia itd. Natomiast z drugiej strony klienci potrzebują odpowiednich dokumentów aby zrealizować swoje zapytania.
Przeniesienie repozytorium dokumentów do postaci elektronicznej pozwala zredukować natłok obowiązków, odciążyć pracowników i zaoszczędzić czas. Każda zainteresowana osoba może pobrać i wydrukować odpowiedni dokument, a następnie złożyć go w odpowiednim miejscu. Nowoczesna, elektroniczna baza danych pozwala zwiększyć efektywność realizowanych spraw, a przede wszystkim jest wygodnym rozwiązaniem dla każdej ze stron.
Najnowocześniejsze rozwiązania pozwalają zintegrować bazy danych z elektronicznymi systemami przyjmowania wniosków. Dzięki nim pobieranie i składanie dokumentów odbywa się drogą elektroniczną. Wykorzystanie tego typu narzędzi jeszcze bardziej usprawnia przepływ informacji, porządkuje dane i przyspiesza wykonywanie codziennych zadań.
