Praca zdalna – na stałe zagości w polskim ustawodawstwie

Spis treści 

Wstęp
Nowa definicja pracy zdalnej
Skierowanie pracownika do pracy zdalnej
W czyich rękach leży decyzja o pracy zdalnej?
Kiedy pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy w formie home office?
Obowiązki pracodawcy. Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej
Prawo pracownika – zakaz dyskryminacji
Nowe przepisy – jak się przygotować?
Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać?

„Obserwujemy zmieniające się trendy na rynku pracy i wprowadzając pracę zdalną do Kodeksu pracy odpowiadamy na te trendy. Ale nie tylko. Rozwiązanie to powinno również poprawić możliwość zatrudniania m.in. rodziców małych dzieci, pozwoli lepiej godzić im codzienne obowiązki z pracą zawodową” – wypowiedź minister rodziny i polityki społecznej Marleny Maląg. 

Obecnie praca zdalna obowiązuje na zasadach zawartych w tzw. ustawie covidowej. Jest to jednak tymczasowe rozwiązanie i może być ono stosowane tylko w przypadku ogłoszenia epidemii z powodu covid-19 oraz przez okres 3 miesięcy po jej odwołaniu. Niebawem może to ulec zmianie, a praca zdalna na stałe zagości w polskim prawie.  

Najważniejszym założeniem projektu ustawy przyjętej przez Radę Ministrów jest zastąpienie telepracy bardziej elastyczną formą, czyli pracą zdalną. Nowe regulacje zakładają również wprowadzenie przepisów pozwalających pracodawcom na kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę na obecność w ich organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Przełożony będzie mógł skorzystać z tego prawa tylko w sytuacji zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób oraz ochrony mienia.

Nowa definicja pracy zdalnej

Według projektu praca zdalna to taka praca, która jest realizowana w całości lub części w miejscu określonym przez pracownika i za każdym razem uzgodnionym z pracodawcą, np. pod adresem zamieszkania pracownika.  

Projekt ustawy przewiduje dwie formy: pracę zdalną całkowitą jak i hybrydową, zależnie od potrzeb danego pracownika i jego ustaleń z pracodawcą. Co istotne, projekt umożliwi pracodawcy polecenie pracownikowi pracy zdalnej w szczególnych przypadkach. Wśród nich wymieniane są między innymi okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii czy sytuacje indywidualne przedsiębiorcy np. pożar lub zalanie na terenie zakładu pracy. 

 Praca zdalna realizowana będzie z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Skierowanie pracownika do pracy zdalnej

Ustawa przewiduje możliwość skierowania pracownika do wykonywania pracy zdalnej w formie polecenia pracodawcy. Będzie to możliwe, podobnie jak w istniejącej ustawie covidowej, w sytuacji obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Dodatkowo przełożony będzie mógł skierować podwładnego do pracy zdalnej w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.  

Polecenie pracy zdalnej będzie możliwe pod warunkiem, że pracownik złoży odpowiednio wcześnie oświadczenie, w formie papierowej lub elektronicznej, iż posiada warunki lokalowe oraz techniczne do wykonywania pracy w formie home office. Trzeba jednak pamiętać, że przełożony w każdej chwili ma prawo cofnięcia takiego plecenia.  

W czyich rękach leży decyzja o pracy zdalnej? 

Zgodnie z nowymi przepisami praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie jej trwania. Projekt ustawy zawiera zasady ustalania warunków pracy w trybie zdalnym. 

W myśl nowych przepisów pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi ustala szczegółowe warunki takiej pracy. Jeśli jednak w danym przedsiębiorstwie nie ma związków zawodowych, regulacje takie powinny być zawarte w regulaminie pracy po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Gdyby jednak nie doszło do odpowiednich ustaleń oraz stosownych zapisów w regulaminie, to wykonywanie pracy w trybie home office będzie możliwe na podstawie polecenia wykonywania pracy zdalnej lub ustaleń zawartych bezpośrednio z pracownikiem. 

Założenia nowej ustawy wprowadzają również możliwość pracy zdalnej okazjonalnej, obejmującej do 24 dni w roku. Aby skorzystać z tej możliwości, pracownik musi złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca w miarę swoich możliwości powinien go uwzględnić. 

Kiedy pracodawca nie będzie mógł odmówić pracy w formie home office? 

Nowe regulacje będą nakładały na pracodawcę obowiązek braku odmowy pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy sprawują opiekę nad osobą niepełnosprawną w rodzinie oraz kobietom w ciąży. Jedynym odstępstwem od tej reguły jest sytuacja, w której ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, nie może być ona w takiej formie wykonywana. 

Obowiązki pracodawcy

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy wskazuje jakie obowiązki musi spełnić pracodawca wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Zgodnie z zapisami musi on zapewnić niezbędne materiały oraz narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są konieczne do wykonywania pracy w trybie home office. Pokryć również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także koszty związane z instalacją, eksploatacją, serwisem oraz konserwacją narzędzi pracy. Pracodawca musi zapewnić pracownikowi niezbędne szkolenia i pomoc techniczną. 

Kontrola pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie miał prawo do kontroli pracownika podczas wykonywania przez niego pracy zdalnej. Pod uwagę będą brane procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy oraz warunki BHP. Kontrola taka będzie mogła zostać dokonana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Pracodawca odpowiednio wcześniej będzie musiał uzgodnić z pracownikiem możliwość kontroli, tak aby nie naruszać prywatności jego oraz domowników. 

Prawo pracownika – zakaz dyskryminacji

Założenia nowej ustawy gwarantują ochronę pracownika przed dyskryminacją związaną z wykonywaniem przez niego pracy zdalnej. 

Pracodawca nie będzie mógł traktować go gorzej niż innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy. Musi on umożliwić pracownikowi przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń na terenie przedsiębiorstwa. Osoby wykonujące pracę w trybie home office mają takie samo prawo do korzystania z działalności socjalnej, dofinansowania czy benefity, jak pozostali pracownicy.  

Nowe przepisy – jak się przygotować? 

Zaawansowane prace legislacyjne, które mają na celu uregulowanie pracy zdalnej, określają obowiązki pracodawcy względem pracownika i tym samym dają impuls do odpowiedniego przygotowania się do zmian. Jeśli właściciel firmy zdecyduje się na wprowadzenie home office, to przede wszystkim musi określić jej zasady. Wszelkie kwestie dotyczące pracy zdalnej należy umieścić w regulaminie, po wcześniejszej konsultacji ze związkami zawodowymi (jeśli funkcjonują w danym przedsiębiorstwie). Kolejną ważną kwestią jest dostarczenie pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy oraz ich ewidencja, zapewnienie mu odpowiednich szkoleń i pomocy. Nowe przepisy zobowiązują również pracodawcę do kontroli bhp w zakresie wykonywania pracy zdalnej. Wiąże się to z dodatkowym nakładem pracy ze strony wydelegowanych pracowników. 

Home office to dla firm także wyzwania technologiczne. Efektywne zarządzanie pracą rozproszoną narzuca konieczność wprowadzenia automatyzacji ułatwiających pracę. Dobrym rozwiązaniem jest integracja z systemem do zarządzania zasobami ludzkimi. Narzędzia do rejestracji czasu pracy umożliwiają pracownikowi zgłoszenie gotowości do pracy. Natomiast menadżer na bieżąco ma dostęp do kluczowych informacji o swoich podwładnych, co w znaczny sposób ułatwia organizację rozproszonego zespołu. Wsparciem dla pracodawcy może być narzędzie do monitorowania aktywności pracowników podczas wykonywania pracy zdalnej oraz czasu jej wykonywania. Zgromadzone dane służą jako ewidencja czasu pracy, na podstawie której pracodawca może sprawnie wyliczyć wynagrodzenie. Ponadto warto udostępnić pracownikom możliwość składania elektronicznych wniosków o pracę zdalną, a wyświetlany komunikat o przebywaniu poza biurem, czy na urlopie będzie dodatkową informacją dla innych pracowników.   

Dla zatrudnionych możliwość pracy zdalnej stanowi jeden z najbardziej pożądanych benefitów. Największą zaletą home office jest elastyczne dopasowanie godzin pracy. Dla pracowników, którzy pokonują znaczne odległości, aby dojechać do firmy, to również oszczędność czasu i pieniędzy. Dynamiczny rozwój technologiczny, cyfryzacja procesów oraz rosnąca mobilność społeczeństwa sprawiają, że coraz więcej pracowników będzie decydować się na pracę zdalną.    

Warto zaznaczyć, że cyfryzacja procesów zapewnia szereg korzyści bezpośrednio odczuwalnych przez pracowników, takich jak poprawa jakości, wydajności i komfortu realizacji zadań i obowiązków. Przeniesienie się w świat cyfrowy usprawnia współpracę członków różnych zespołów. Zapewnia transparentność, pozwala zarządzać priorytetami i kolejkami zadań w sposób bardziej przemyślany. 

Kiedy nowe przepisy zaczną obowiązywać? 

Pierwotne założenia określały wprowadzenie na stałe pracy zdalnej do Kodeksu pracy po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii covid-19 na całym obszarze Polski. Zgodnie z tym nowe przepisy miałyby wejść w życie w połowie sierpnia tego roku. Projekt przewiduje jednak, że zaczną obowiązywać po opublikowaniu ustawy w Dzienniku Ustaw. W chwili obecnej czeka on na skierowanie go do Sejmu oraz na możliwość wprowadzenia ewentualnych poprawek.